WBS là gì? Các bước để tạo WBS hiệu quả mà bạn cần biết

WBS là công cụ quản lý dự án được nhiều nhà quản lý sử dụng, WBS triển khai và kiểm soát toàn bộ dự án một cách hiệu quả bằng cách chia nhỏ công việc.

WBS là gì? WBS là từ viết tắt của cấu trúc phân chia công việc, đây là một công cụ quản lý dự án giúp phân tách các công việc trong dự án thành các phần nhỏ hơn để dễ dàng quản lý.

Trong bài viết dưới đây thì Techtuts sẽ chia sẻ WBS là gì? và các bước để tạo WBS hiệu quả để đạt hiệu quả cao trong các dự án.

WBS là gì?

WBS là gì?

WBS là từ viết tắt của Work Breakdown Structure, có nghĩa là cấu trúc phân chia công việc. Để tạo nên một sơ đồ phân chia công việc hợp lý, thì bạn cần vẽ một sơ đồ trực quan theo từng cấp bậc và phân chia nhiệm vụ cho các đối tượng khác nhau để hoàn thành dự án.

Vẽ sơ đồ cấu trúc phân chia công việc thì bạn cần vẽ theo chiều ngang hoặc theo chiều dọc dưới dạng cấu trúc cây, để việc lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát dự án hiệu quả hơn.

Khi vẽ cấu trúc thì bạn cần vẽ điểm bắt đầu sau đó vẽ các đơn vị nhỏ để quản lý, quá trình phân chia công việc được hiển thị dưới dạng sơ đồ với các nhiệm vụ rõ ràng theo từng đơn vị.

Xem thêm: Portfolio là gì? Tip thiết kế Portfolio đẹp và chuyên nghiệp

Các bước để tạo WBS hiệu quả

Ở phần trên thì các bạn đã hiểu WBS là gì, để tạo WBS hiệu quả thì cần vẽ sơ đồ cấu trúc phân chia công việc. Nếu bạn chưa biết cách làm thì cần thực hiện theo các bước được hướng dẫn sau đây của techtuts nhé.

• Bước 1: Xác định dự án, sau đó thì xác định cấu trúc WBS phù hợp với dự án. Vẽ biểu đồ theo chiều ngang hoặc theo chiều dọc dưới dạng cấu trúc cây.
• Bước 2: Xác định cách tổ chức tổ chức cấu trúc công việc theo giai đoạn hay theo các sản phẩm chuyển giao trong dự án.

Nếu vẽ theo cấu trúc phase thì dự án sẽ được chia nhỏ cho các đối tượng khác nhau từ cao xuống thấp, không có sự chồng chéo. Còn vẽ theo cách chuyển giao các sản phẩm trong dự án thì có thể vẽ ở mức phân tách thứ 2.

• Bước 3: Tạo danh sách sản phẩm để dễ dàng phân tách các sản phẩm chung thành các sản phẩm con ở mức độ thấp hơn.
• Bước 4: Tạo danh sách các công việc cần phải hoàn thành theo quy tắc 2 tuần hoặc 80 giờ để hoàn thành các sản phẩm.
• Bước 5: Gắn mã cho các sản phẩm trong WBS với các mã số có liên kết với nhau như 0.0, 0.1,....để tạo ra mối liên quan giữa các sản phẩm trong dự án.
• Bước 6: Kiểm tra lại tính logic và tính đầy đủ của WBS như kiểm tra mỗi sản phẩm đều có mã số, khối lượng sản phẩm cần hoàn thành, thời gian thực hiện từng sản phẩm và khối lượng công việc để hoàn thành xong dự án.

Cách tổ chức sắp xếp công việc theo vòng đời dự án như khởi tạo, lên kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và đóng dự án. Ở mỗi giai đoạn thì các gói công việc sẽ được phân rã thành các gói công việc dựa trên khả năng phân phối.

Cách tổ chức công việc theo WBS

WBS được chia theo hai loại chính đó là dựa trên khả năng phân phối và dựa trên giai đoạn, tùy theo vào dự án của bạn mà chọn cách chia phù hợp theo thời gian hay phạm vi.

Khả năng phân phối

Cấu trúc chia công việc theo khả năng phân phối.

Nếu chia dự án theo khả năng phân phối thì bạn cần phân rã chúng thành các điểm chuyển giao, gói công việc và nhiệm vụ con.

Khi chia dự án theo cách này thì sẽ thấy rõ mối quan hệ giữa các sản phẩm, dịch vụ, kết quả cần bàn giao và phạm vi dự án cần thực hiện.

Theo giai đoạn

Phân chia công việc theo giai đoạn.

Khi chia cấu trúc công việc theo giai đoạn thì bạn sẽ chia nhỏ tối đa thành 5 giai đoạn điển hình trong vòng đời dự án như khởi tạo, lên kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và đóng dự án. Ở mỗi giai đoạn thì sẽ phân chia ra các gói công việc khác nhau dựa trên khả năng của các gói công việc.

Những cách để biểu diễn trực quan WBS cần biết

Ở trong phần trên thì các bạn đã hiểu WBS là gì, và trong phần dưới đây thì mời bạn cùng tìm hiểu cách biểu diễn sơ đồ cấu trúc công việc WBS dưới dạng trực quan.

Biểu đồ

Biểu diễn WBS dưới dạng biểu đồ giúp việc theo dõi trở nên dễ dàng hơn, bạn có thể biểu diễn biểu đồ dưới dạng cấu trúc cây. Trong đó có các thành phần WBS như các giai đoạn, kết quả chuyển giao, nhiệm vụ và các gói công việc.

Danh sách

Bạn có thể lập WBS dưới dạng danh sách outline về kế hoạch sản phẩm của mình và chia nhỏ ra theo từng cấp độ để dễ dàng theo dõi tiến độ hoàn thành công việc được giao.

Đồ thị

Sử dụng đồ thị Gantt để làm một WBS hay làm nhiều danh sách nhiệm vụ, bạn cũng có thể làm biểu đồ cây với đồ thị Gantt. Đồ thị này có bảng và thời gian biểu, kết nối các mốc thời gian quan trọng trong sơ đồ cấu trúc công việc.

Xem thêm: FWB là gì? Tìm hiểu về mối quan hệ Friends with Benefits

Nguyên tắc khi xây dựng WBS

Khi quản lý dự án theo cấu trúc WBS thì bạn cần lưu ý các nguyên tắc sau để quản lý dự án hiệu quả.

Theo quy tắc 100%: Một WBS khi phân chia công việc thì sẽ bao gồm 100% công việc nằm trong phạm vi dự án, vì thế nên tổng số công việc ở cấp con phân nhánh cũng phải bằng 100% công việc ở cấp độ mẹ. Khi chia cấu trúc sơ đồ công việc thì cần lưu ý các các cấp chứa điểm kiểm soát, sản phẩm bàn giao, gói công việc và nhiệm vụ cần hoàn thành.

Sắp xếp hợp lý, tránh trùng lặp: Bạn cần sắp xếp hợp lý các công việc có trong WBS để tránh chồng chéo và trùng lặp, các công việc khi chia nhỏ ra sẽ giúp việc quản lý được dễ dàng hơn và nâng cao năng suất làm việc.

Chia nhỏ công việc ở mức độ phù hợp: Bạn cần chia nhỏ công việc ở mức độ phù hợp và nên dừng lại ở cấp độ 5, bạn cần áp dụng theo nguyên tắc “2 tuần hoặc 80 giờ” nếu nhiệm vụ mất nhiều thời gian hơn thì mới cần chia nhỏ tiếp.

Tập trung vào công việc: Bạn cần kiểm tra kết quả công việc được chuyển giao ở từng cấp độ, để kết quả chuyển giao giải quyết công việc đạt hiệu quả đi đúng hướng với cấu trúc đã đề ra.

Sử dụng cấu trúc phân chia công việc WBS cho những dự án nào?

WBS được dùng như một công cụ lập kế hoạch và quản lý phạm vi dự án, khi sử dụng cấu trúc phân chia công việc thì bạn sẽ dễ dàng ước tính số nguyên vật liệu cần thiết, tiến độ hoàn thành các sản phẩm và các chi phí khi sản phẩm bàn giao.

Việc phân rã và kiểm soát công việc theo các cấp độ giúp việc quản lý trở nên dễ dàng hơn, nên WBS thường được sử dụng trong các dự án xây dựng, phát triển phần mềm, thi công,...Ngoài ra, cấu trúc của WBS cũng được ứng dụng trong các phần mềm quản lý dự án.

Lợi ích khi sử dụng WBS

Khi chia công việc theo cấu trúc WBS thì nhà quản lý sẽ đạt được một số lợi ích sau đây.

• Xác định các nhiệm vụ cần hoàn thành và đề ra các mục tiêu để dự án đi đúng hướng.
• Sắp xếp công việc một cách hợp lý và đề ra các mốc quan trọng để hoàn thành từng nhiệm vụ.
• Xác định được ngày bắt đầu và ngày kết thúc dự án để chuyển giao cho đối tác hay nhà đầu tư.
• Xác định chi phí, nguyên vật liệu, tài nguyên cần thiết cho từng nhiệm vụ.
• Các thành viên phải chịu trách nhiệm cho từng phần nhiệm vụ dự án được giao mà mình đã nhận.
• Định hướng dự án chuẩn xác ngay từ đầu, có cái nhìn bao quát về dự án.
• Nâng cao hiệu suất làm việc và điều phối công việc một cách hợp lý của các tổ đội.
• Nâng cao năng lực quản lý của tổ quản lý dự án.

Như vậy, bài viết trên đây của Techtuts.net đã chia sẻ WBS là gì? và các bước để tạo WBS hiệu quả. Những nguyên tắc khi sử dụng cấu trúc phân chia công việc WBS mà bạn cần biết.

Chào tạm biệt và hẹn gặp lại các bạn trong những bài viết tiếp theo của chuyên mục Khám phá để cùng nhau tìm hiểu nghĩa của nhiều cụm từ khác nhé.