Cách bật, tắt chế độ Read Only trong PowerPoint đơn giản nhất

Bật chế độ Read Only trong PowerPoint chỉ cần chọn những tùy chọn Read-Only và Allow only this type of editing in the document. Khi tắt lựa chọn Stop Protection.

Bạn muốn bảo vệ tài liệu của bản thân trong PowerPoint? Bạn muốn kiểm soát người truy cập vào trong bản thuyết trình của mình một cách chặt chẽ? Nếu vậy chắc chắn bạn không thể bỏ qua thao tác bật chế độ Read Only trong PowerPoint. Đây là một chế độ ngăn cản việc người truy cập chỉnh sửa, thay đổi tài liệu của bạn.

Hãy cùng techtuts tìm hiểu cách bật chế độ Read-Only trong PowerPoint trên máy tính để đảm bảo tính toàn vẹn cho bản trình chiếu của bạn ngay bây giờ nhé!

Tìm hiểu chế độ Read-Only và lý do nên bật chế độ Read Only

Chế độ Read-Only khiến người khác chỉ có thể đọc trong PowerPoint

Bạn có biết chế độ Read-Only là gì hay không? Đây chính là chế độ mà bạn chỉ cấp quyền xem và đọc cho những người truy cập vào tài liệu PowerPoint của mình. Một khi chế độ Read-Only được kích hoạt, mọi người trừ bạn sẽ chỉ có thể xem nội dung chứ không thể chỉnh sửa hay lưu mới trong tài liệu PowerPoint của bạn. Chỉ có bản thân bạn mới có thể chỉnh sửa, thay đổi nội dung trong tài liệu của chính mình.

Mục đích của việc bật chế độ Read-Only chính là bảo vệ tài liệu PowerPoint được toàn vẹn, tránh xảy ra việc người khác ngoài bạn chỉnh sửa, thay đổi nội dung trong đó. Và hơn hết thao tác này có ý nghĩa quan trọng trong những trường hợp như chia sẻ tài liệu quan trọng hay bài thuyết trình.

Cách bật, tắt chế độ Read Only trong PowerPoint

Trong quá trình làm việc trên PowerPoint sẽ có những lúc bạn gặp sự cố tệp bị khóa ở chế độ chỉ đọc và hạn chế trong khi bạn cần chèn hình vào Shape trong PowerPoint hoặc khi cần chỉnh sửa nội dung quan trọng. Điều này gây ra rất nhiều sự phiền toái. Do đó bạn rất cần biết cách bật và tắt chế độ Read-Only để khôi phục quyền chỉ sửa của bản thân trong PowerPoint.

Nếu bạn đang quan tâm đến cách bật và tắt chế độ Read-Only khi sử dụng PowerPoint thì chắc chắn đừng bỏ qua những chia sẻ sẽ được bật mí ngay sau đây.

Công đoạn mở chế độ Read-Only

Hướng dẫn bật chế độ Read Only trong PowerPoint

Để bật chế độ Read-Only trong PowerPoint là việc làm không hề khó. Nếu bạn muốn thực hiện điều đó để bảo vệ sự toàn vẹn trong nội dung tài liệu của mình, hãy làm theo những thao tác dưới đây:

• Bước 1: Truy cập vào tài liệu PowerPoint mà bạn mong muốn kích hoạt chế độ Read-Only > Lựa chọn File ở trên thanh công cụ ở phía trên bên trái màn hình
• Bước 2: Chọn Protect Presentation (Bảo vệ bài thuyết trình) > Chọn Restrict Editing (Lưu ý rằng nếu bạn sử dụng phiên bản PowerPoint năm 2010 thì hãy chọn Protect Document rồi mới chọn Restrict Editing)
• Bước 3: những tùy chọn bảo vệ sẽ được hiển thị trong một thanh công cụ ngay phía bên phải của màn hình, bạn chọn Restrict Editing (Lưu ý rằng nếu bạn sử dụng phiên bản PowerPoint năm 2010 thì hãy chọn Restrict Permission)
• Bước 4: Để bật chế độ Read-Only (chỉ đọc), bạn chọn những tùy chọn Read-Only và Allow only this type of editing in the document.
• Bước 5: Sau khi bật những tùy chọn đó, bạn nhấn Yes, Start Enforcing Protection.
• Bước 6: (Tuỳ chọn) Khi đó một hộp thoại mới mang tên Protect Document sẽ xuất hiện, trong hộp thoại này bạn chọn mật khẩu nếu muốn > Nhập mật khẩu > Nhấn OK
• Bước 7: (Tùy chọn) Sau khi xuất hiện hộp thoại Confirm Password > Bạn tiến hành gõ lại mật khẩu vừa rồi > Nhấn nút OK > Lưu lại những thay đổi trong tài liệu PowerPoint của bạn

Sau khi thực hiện những thao tác trên, những người truy cập khác ngoài bạn sẽ chỉ có thể xem mà không có quyền chỉnh sửa ài liệu PowerPoint đó nếu như không có mật khẩu.

Cách tắt chức năng Read-Only

Các bước tắt chức năng Read-Only

Bạn có thể dễ dàng bật và tắt chế độ Read Only trong PowerPoint. Trong trường hợp bạn muốn những người truy cập vào tài liệu PowerPoint khác được chỉnh sửa, thay đổi nội dung thì hãy tắt chế độ Read-Only bằng việc thực hiện những thao tác đơn giản dưới đây:

• Bước 1: Truy cập vào tài liệu PowerPoint mà bạn đã bật chế độ Read-Only trước đó.
• Bước 2: Lựa chọn Stop Protection trong thanh công cụ Restrict Editing.
• Bước 3: Một hộp thoại mới có tên gọi Unprotect Document sẽ xuất hiện trong trước hợp trước đó bạn đã đặt mật khẩu khi kích hoạt chế độ Read-Only > Nhấn vào nút OK

Sau đó tài liệu PowerPoint của bạn sẽ tắt chế độ chỉ đọc và người dùng khác giờ đây sẽ có quyền thay đổi, chỉnh sửa nội dung. Tuy nhiên đây là tài liệu của bạn. Vì vậy bạn hoàn toàn có thể theo dõi những thay đổi đó trong phần lịch sử chỉnh sửa. Điều này đảm bảo rằng bạn vẫn có thể kiểm soát được tất cả mọi thao tác của người sử dụng khác kể cả khi đã tắt chế độ Read-Only (chỉ xem).

Một số lưu ý khi cài đặt chế độ Read Only trên PowerPoint

Cách bật, cách tắt chế độ Read-Only cần lưu ý vài vấn đề

Hẳn bạn cũng đã biết copy Background trong PowerPoint phần lớn người dùng sẽ chú ý kích thước, màu sắc, chuyển động và hiệu ứng. Nhưng khi bật, cách tắt chế độ Read-Only thì sao, liệu có cần lưu ý giống như việc copy Background hay không?

Dưới đây techtuts sẽ đưa ra các lưu ý quan trọng mà bạn nên biết khi khoá bỏ chế độ Read-Only trong PowerPoint đồng thời giúp bạn khai thác được tính năng này hiệu quả và hợp lý hơn.

Mật khẩu

Bạn hoàn toàn có thể nâng cao bảo mật tài liệu PowerPoint của bản thân bằng cách thêm mật khẩu khi khoá chế độ Read-Only. Tuy nhiên rằng trong trường hợp bạn không nhớ hoặc mất mật khẩu thì sẽ không thể tắt chế độ Read-Only được. Chính vì thế việc ghi nhớ hoặc lưu lại mật khẩu ở một nơi nào đó là một điều vô cùng cần thiết để tránh trường hợp trên có thể xảy ra.

Bảo mật chỉ mang tính tương đối

Bạn cũng nên nhớ rằng chế độ Read Only trong PowerPoint không phải là giải pháp bảo mật 100% tài liệu của bạn mà sẽ chỉ hạn chế được việc người khác chỉnh sửa nội dung trong đó.

Trong trường hợp xuất hiện những người sử dụng PowerPoint chuyên nghiệp hoặc những người sử dụng công cụ hỗ trợ phục hồi mật khẩu, họ vẫn có thể dễ dàng vượt qua được lớp bảo vệ đơn giản này của bạn. Chính vì thế nếu muốn bảo vệ tài liệu PowerPoint của mình tốt hơn, bạn nên tìm hiểu thêm về những cách khác chứ không chỉ dừng ở việc kích hoạt chế độ Read-Only đơn giản như này.

Độ tin cậy

Chế độ Read-Only trong PowerPoint sẽ đảm bảo rằng những người dùng khác không thể chỉnh sửa, thay đổi nội dung tài liệu của bạn. Nhưng độ tin cậy chỉ dừng ở mức độ tương đối và như đã nói không thể bảo mật 100%. Do đó bạn nên tìm hiểu và xem xét việc sử dụng những phương pháp bảo mật chuyên nghiệp và hiệu quả hơn như mã hoá dữ liệu,.. đặc biệt là trong quá trình bản thân phải làm việc với các tài liệu nhạy cảm, quan trọng.

Khả năng tương thích

Bạn nên nhớ rằng chế độ Read-Only trong PowerPoint sẽ không đảm bảo hoạt động 100% trên toàn bộ mọi phiên bản PowerPoint. Với những phiên bản cũ hoặc khi sử dụng PowerPoint trên những phần mềm thay thế, khả năng cao nó sẽ xảy ra lỗi tương thích. Vì vậy bạn cần kiểm tra kỹ tính tương thức của chế độ Read-Only trước khi áp dụng phương pháp này.

Sao lưu dữ liệu

Khi sử dụng chế độ Read-Only này đặc biệt là khi bạn tắt chế độ chỉ đọc hãy đảm bảo bản thân đã sao lưu dữ liệu quan trọng. Điều này sẽ đảm bảo cho bạn rằng dù quá trình thực hiện những thay đổi xảy ra thì dữ liệu quan trọng cũng sẽ không bị mất hay không xảy ra những sự cố đáng tiếc khác.

Cuối cùng, chúng tôi cũng mách bạn thêm 1 mẹo nhỏ trong thiết kế PP đó chính là để cho Slide của bạn thêm phần sống động, thu hút và trở nên ấn tượng mạnh trong mắt người xem, thì khi thiết kế và trình bày bạn nên sử dụng 1 số hình động PowerPoint đẹp, điều này sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều khi thuyết trình trước các chuyên gia, người khó tính đó nha!

Những chia sẻ vừa rồi cũng đã kết lại hành trình khám phá các thao tác bạn nên biết khi sử dụng chế độ Read-Only (chỉ đọc) trong PowerPoint. Hy vọng những thông tin này sẽ có ích cho bạn trong việc bảo vệ sự toàn vẹn của tài liệu PowerPoint của mình.

Việc bật hoặc tắt chế độ Read Only trong PowerPoint cũng vô cùng đơn giản nên bạn hoàn toàn có thể thực hiện để bảo vệ nội dung của mình tốt hơn. Chúc bạn sẽ thực hiện thành công. Và đừng quên rằng hãy theo dõi những bài viết khác của chúng tôi tại chuyên mục Office trên website techtuts.net để không bỏ lỡ những chia sẻ thú vị, bổ ích và hấp dẫn nhất nhé!