Cách vẽ biểu đồ trong Word và các tùy chỉnh đơn giản nhất

Hướng dẫn vẽ biểu đồ trong Word bằng cách chọn vào mục “Insert” =>> chọn tiếp vào biểu tượng “Biểu đồ”, sau đó chọn biểu đồ thích hợp với mục đích.

Biểu đồ là một công cụ biến những con số và dữ liệu phức tạp trở nên hấp dẫn và dễ hiểu hơn trong văn bản Word. Việc vẽ biểu đồ trong Word không chỉ là một kỹ năng mà còn là một cách làm cho tài liệu của bạn trở nên sinh động và chuyên nghiệp hơn.

Nếu bạn đang tìm kiếm cách thực hiện điều này một cách dễ dàng và hiệu quả nhất, hãy theo dõi hướng dẫn chi tiết dưới đây của techtuts để hiểu về các loại biểu đồ và cách vẽ biểu đồ trong văn bản Word.

Tại sao vẽ biểu đồ là một phần quan trọng của Word?

Tìm hiểu lý do nên vẽ biểu đồ trong Word

Việc vẽ biểu đồ là một phần quan trọng của văn bản Word vì nó giúp trình bày thông tin một cách rõ ràng và trực quan. Dưới đây là một số lý do về tầm quan trọng của công cụ này:

• Hiển thị Dữ liệu một cách Trực quan: Giúp biểu diễn dữ liệu số dưới dạng đồ họa, giúp người đọc hiểu thông tin hơn so với việc đọc các con số trong văn bản.
• Phác Thảo Ý Tưởng: Khi muốn diễn đạt một khái niệm phức tạp hoặc so sánh các yếu tố, biểu đồ sẽ giúp phác thảo ý tưởng một cách đơn giản và dễ hiểu.
• Thuyết Trình: Trong thuyết trình hoặc báo cáo, việc sử dụng biểu đồ giúp nội dung trở nên sinh động và thu hút được nhiều sự chú ý. Điều này làm tăng tính tương tác và giúp truyền tải thông tin một cách nhanh chóng.
• Theo dõi xu hướng: Khi bạn có dữ liệu thay đổi theo thời gian, sử dụng biểu đồ giúp bạn theo dõi xu hướng và nhận biết các mô hình. Các biểu đồ như đồ thị đường hoặc cột thường được sử dụng để minh họa sự thay đổi trong các biến số.
• Trình bày Dữ liệu Phức Tạp: Đối với các tập dữ liệu lớn hoặc phức tạp, việc sử dụng biểu đồ làm giảm sự phức tạp và giúp người đọc dễ dàng theo dõi và hiểu thông tin.
• Sự Linh Hoạt: Word cung cấp nhiều loại biểu đồ và công cụ chỉnh sửa, vì thế có thể linh hoạt trong việc tạo ra các loại biểu đồ phù hợp với nội dung và mục tiêu.
• Tăng tính Thuyết Phục: Biểu đồ thường có tác động mạnh mẽ hơn so với lời nói hoặc văn bản, giúp làm tăng tính thuyết phục muốn truyền tải.

Với những lợi ích này, việc sử dụng vẽ biểu đồ trong Word không chỉ làm cho văn bản trở nên phong phú hơn mà còn giúp người đọc hiểu thông tin một cách dễ dàng và nhanh chóng.

Các loại biểu đồ mặc định trong Word

Tìm hiểu về các loại biểu đồ đang có trong Word

Microsoft Word cung cấp một loạt các loại biểu đồ khác nhau để bạn có thể tạo ra các hình ảnh trực quan nêu được rõ nhất thông tin muốn truyền tải. Dưới đây là một số loại biểu đồ chính có sẵn trong Word:

• Biểu đồ cột: Hiển thị dữ liệu bằng cách sử dụng các cột dọc để so sánh giá trị của các loại dữ liệu khác nhau.
• Biểu đồ đường: Thích hợp để theo dõi sự biến đổi của một biến số qua thời gian hoặc giữa các điểm dữ liệu.
• Biểu đồ tròn: Chia thành phần dữ liệu thành các phần trăm, giúp hiển thị tỷ lệ của các phần so với tổng thể.
• Biểu đồ diện tích: Tương tự như biểu đồ đường, nhưng dữ liệu được màu sắc và diện tích dưới đường thể hiện diện tích.
• Biểu đồ hình cột: Tương tự như biểu đồ cột, nhưng các cột được vẽ dạng nằm ngang.
• Biểu đồ phân tầng: Hiển thị các phần của mỗi cột hoặc đường theo từng phần trăm.
• Biểu đồ nến: Thường được sử dụng trong tài chính để hiển thị giá mở, đóng trong một khoảng thời gian nhất định.
• Biểu đồ tia: Hiển thị dữ liệu trong một hệ thống trục tọa độ đa hình, thường được sử dụng để so sánh nhiều biến số.
• Biểu đồ scatter: Hiển thị điểm dữ liệu trên một hệ thống tọa độ
• Biểu đồ hòn đảo: Tương tự như biểu đồ tròn, nhưng có thể có một vòng trống ở giữa.

Cách vẽ biểu đồ trong văn bản Word nhanh nhất

Có rất nhiều bạn đã biết cách vẽ đường thẳng trong Word rồi nhưng để vẽ biểu đồ cột thì chưa, vì nó khá phức tạp. Và để vẽ biểu đồ trong Word một cách nhanh chóng, bạn có thể sử dụng tính năng "Biểu đồ" của Word. Dưới đây là hướng dẫn cơ bản của techtuts:

• Bước 1: Mở Word và chọn vị trí muốn vẽ biểu đồ
• Bước 2: Click vào tab "Insert" trên thanh công cụ của Word. Sau đó bạn sẽ thấy một biểu tượng "Biểu đồ". Click vào nó.

• Bước 3: Word sẽ hiển thị danh sách các loại biểu đồ như cột, dòng, tròn, và nhiều loại khác. Sau đó chọn một biểu đồ phù hợp với nội dung của bạn nhất sau đó vẽ biểu đồ trong Word.

Các loại biểu đồ có thể thêm vào Word

• Bước 4: Cuối cùng bạn chỉ cần nhập dữ liệu của bạn vào bảng dữ liệu

Nhập dữ liệu nội dung vào biểu đồ.

Các tùy chỉnh biểu đồ trong Word

Vẽ biểu đồ trong Word giúp trực quan hóa dữ liệu và sau đây là một số tùy chỉnh phổ biến nhất:

• Thêm tiêu đề, chú thích:

Click vào biểu đồ và sử dụng các biểu tượng "Tiêu đề" và "Chú thích" để thêm tiêu đề và chú thích. Trường hợp bạn muốn note lại 1 thông tin quan trọng, bạn có thể sử dụng ghi chú và sau đó xóa ghi chú trong Word đi sau khi đã hoàn thiện biểu đồ.

Thêm tiêu đề và thêm chú thích vào biểu đồ

• Thay Đổi Màu Sắc:

Click chuột phải vào các phần tử của biểu đồ (cột, dòng, điểm dữ liệu) và chọn "Fill”. Bạn có thể thay đổi màu sắc, kiểu đường, và nhiều tùy chọn khác từ đây khi vẽ biểu đồ trong Word.

Thay đổi màu sắc cho biểu đồ trong văn bản Word

• Thay đổi dữ liệu cho biểu đồ

Để thay đổi dữ liệu bạn click chuột phải trên con chuột sau đó nhấn chọn vào mục “Edit data” để chỉnh sửa dữ liệu của biểu đồ

Cách thay đổi dữ liệu, nội dung cho biểu đồ

• Chọn màu nền cho biểu đồ

Để thay đổi màu nền cho biểu đồ, bạn di trỏ chuột lên thanh menu click chọn vào mục “chart design” và chọn màu nền phù hợp với biểu đồ

Hướng dẫn chọn màu nền phù hợp cho biểu đồ

Cách lưu biểu đồ trong Word

Cách lưu lại biểu đồ trong Word dưới dạng hình ảnh

Bạn có thể lưu biểu đồ dưới dạng file tài liệu hoặc có thể lưu dưới dạng hình ảnh, cách thực hiện lưu như sau:

• Lưu tài liệu Word: Sau khi đã chèn biểu đồ vào tài liệu Word, bạn có thể lưu tài liệu bằng tổ hợp phím tắt: Ctrl + S hoặc click chọn vào mục “File” =>> chọn tiếp vào “Save” để lưu lại file tài liệu
• Lưu Biểu Đồ Như Hình Ảnh (Tùy Chọn): Bạn cũng có thể lưu biểu đồ như một hình ảnh độc lập để chia sẻ nó riêng lẻ. Bằng các bước sau:
  • Bước 1: Click thêm vào chuột phải vào biểu đồ.
  • Bước 2: Chọn "Lưu ảnh" hoặc "Sao chép ảnh" và dán vào Paint, Photoshop hoặc văn bản Word mà bạn muốn thêm hình ảnh biểu đồ

Một số lưu ý khi vẽ biểu đồ trong Word

Những lưu ý khi thêm biểu đồ trong văn bản

Khi vẽ biểu đồ trong van bản Word, có một số lưu ý quan trọng để bạn có thể cân nhắc trước khi thực hiện:

• Chọn loại biểu đồ phù hợp với dữ liệu đang muốn hiển thị. Các loại phổ biến gồm cột, dòng, tròn, và điểm.
• Tránh quá nhiều dòng và cột trong biểu đồ để giữ cho nó dễ đọc và hiểu.
• Luôn thêm tiêu đề và chú thích để giúp người đọc hiểu rõ về ý nghĩa của biểu đồ, nếu cần thiết bạn cũng có thể lặp lại tiêu đề trong Word. .
• Tùy chỉnh trục và giới hạn để đảm bảo rằng biểu đồ phản ánh đúng giá trị của dữ liệu.
• Sử dụng màu sắc một cách hợp lý để làm cho biểu đồ dễ đọc. Tránh sử dụng quá nhiều màu sắc gây nhầm lẫn.
• Kiểm tra tất cả các thông tin trong biểu đồ (tiêu đề, trục, chú thích) có chính xác không và có dễ hiểu không.
• Sau khi thêm hoặc chỉnh sửa dữ liệu, hãy kiểm tra lại định dạng của biểu đồ để đảm bảo biểu đồ vẫn phản ánh đúng thông tin.
• Khi chia sẻ biểu đồ, đảm bảo biểu đồ được chia sẻ chính xác và không bị thiếu dữ liệu.
• Lưu tài liệu thường xuyên để tránh mất dữ liệu khi có sự cố.

Bằng cách lưu ý đến những điều này, thì khi thực hiện lưu và chia sẻ biểu đồ sẽ không bị lỗi.

Như vậy, với những hướng dẫn vẽ biểu đồ trong Word bạn có thể thực hiện nó một cách đơn giản và nhanh chóng nhất. Chỉ cần vào tab Insert và chọn biểu đồ phù hợp. Dữ liệu nhập trực tiếp trong bảng Excel giúp tăng tính thuận tiện. Điều này giúp người sử dụng, dù mới bắt đầu hay đã quen thuộc, sẽ tạo biểu đồ một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. Chúc các bạn thành công.

Và đừng quên rằng tại chuyên mục Office của techtuts.net còn rất nhiều bài viết thủ thuật về Word đang chờ đón các bạn khám phá đấy nhé.