Cách gộp ô trong Excel nhanh chóng, không bị mất dữ liệu

Cách gộp ô trong Excel bằng phím tắt đơn giản và không làm mất dữ liệu: Nhấn tổ hợp phím tắt trên bàn phím Alt + H + M + M gộp ô không căn lề chính giữa.

Excel là công cụ văn phòng quan trọng nhất hiện nay, được sử dụng tính toán và quản lý dữ liệu. Một trong những tính năng được sử dụng nhiều nhất là gộp ô lại với nhau, tuy nhiên vẫn có 1 số bạn chưa biết cách gộp ô trong Excel để tạo thành một ô mới chứa nội dung của các ô đã gộp. Tuy nhiên, khi gộp ô Excel, có thể xảy ra tình trạng mất dữ liệu hoặc xuất hiện các lỗi không mong muốn. Vì vậy, trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng techtuts tìm hiểu cách gộp ô Excel nhanh chóng, đơn giản và không gây mất dữ liệu.

Khi nào nên gộp ô lại với nhau trong Excel?

Những trường hợp khi gộp dữ liệu trong Excel

Thường thì việc gộp ô lại với nhau được thực hiện khi cần kết hợp thông tin từ nhiều ô khác nhau để tạo thành một ô mới với nội dung tổng hợp.

Ví dụ: Bạn có một bảng tính gồm các cột với tên, địa chỉ và số điện thoại của khách hàng. Bạn muốn tạo ra một ô mới chứa thông tin đầy đủ của khách hàng, bao gồm tên, địa chỉ và số điện thoại. Hơn nữa, khi thực hiện công việc này bạn cũng có thể sử dụng thêm tác vụ cố định ô. Mặc dù gộp ô và cố định ô trong Excel là hai chức năng khác nhau, nhưng chúng có thể được sử dụng cùng nhau trong việc quản lý và phân tích dữ liệu. Và trong trường hợp này, việc gộp ô, cố định ô sẽ giúp cho việc quản lý dữ liệu trở nên dễ dàng hơn.

Các cách gộp ô trong Excel đơn giản, nhanh chóng

Gộp ô trong Excel có nhiều cách để thực hiện, tuy nhiên không phải cách nào cũng đảm bảo an toàn cho dữ liệu. Dưới đây là 5 cách gộp ô không bị mất dữ liệu trong Excel mà bạn có thể áp dụng:

Gộp ô bằng Justify

Justify là một tính năng được tích hợp sẵn, giúp bạn tự động căn lề Excel cho dòng văn bản của bạn nằm trong một ô. Để gộp ô bằng cách này, bạn có thể làm theo các bước sau:

Bước 1: Chọn các ô cần gộp lại và kéo chuột đến ô cần chứa nội dung mới.

Chọn vùng nội dung muốn gộp ô

Bước 2: Nhấn vào tab "Home" trên thanh menu, chọn "Alignment" và chọn "Justify".

Chọn vào mục Justify tại phần Fill

Bước 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Enter để gộp các ô lại với nhau.

Quá trình này sẽ không làm mất dữ liệu trong các ô đã được gộp và tạo ra một ô mới chứa nội dung của các ô đã chọn.

Gộp ô bằng hàm CONCATENATE

Hàm CONCATENATE tuy không phải là một hàm cơ bản trong Excel, nhưng nó được sử dụng khá phổ biến trong Excel để kết hợp hai hoặc nhiều chuỗi văn bản thành một chuỗi duy nhất. Để sử dụng cách gộp ô trong Excel bằng cách này, bạn có thể làm theo các bước sau:

Bước 1: Chọn ô cần chứa nội dung

Chọn vị trí muốn gộp nội dung lại với nhau

Bước 2: Nhập hàm CONCATENATE vào ô đó và chọn các ô cần gộp vào hàm này. Ví dụ: =CONCATENATE(A1," - ",B1," - ",C1) sẽ gộp các ô A1, B1 và C1 lại với nhau và tạo thành một ô mới.

Nhập hàm CONCATENATE để gộp ô dữ liệu

Bước 3: Nhấn Enter để hoàn thành quá trình gộp ô

Với cách gộp ô trong Excel này, các dữ liệu trong các ô sẽ được gộp lại và không bị mất đi

Gộp ô bằng chức năng Merge & Center

Chức năng Merge & Center là một tính năng được sử dụng để gộp các ô lại với nhau thành một ô lớn duy nhất, đồng thời căn giữa nội dung của ô cho bạn. Để gộp ô bằng cách này, bạn có thể làm theo các bước sau:

Bước 1: Chọn các ô cần gộp lại và kéo chuột đến ô cần chứa nội dung mới

Chọn vùng nội dung mà muốn gộp dữ liệu

Bước 2: Nhấn vào tab "Home" trên thanh menu, chọn "Merge & Center"

Trên tab ribbon chọn vào Merge & Center

Bước 3: Các ô đã chọn sẽ được gộp lại và nội dung của các ô sẽ được căn giữa trong ô mới. Tại đây có 4 sự lựa chọn cho bạn lựa chọn, bao gồm:
- Merge & Center: gộp nhiều ô thành một ô nằm vị trí giữa bảng
- Merge Across: gộp các ô chọn theo từng ô riêng biệt
- Merge Cells: gộp các ô đã chọn thành ô duy nhất
- Unmerge Cells: Hủy gộp ô

Những lựa chọn để gộp ô trong Merge & Center

Gộp ô bằng phím tắt

Excel cũng cung cấp các phím tắt giúp cho việc gộp ô trở nên nhanh chóng hơn. Để sử dụng cách gộp ô trong Excel bằng phím tắt, bạn có thể làm theo các bước sau:

Bước 1: Chọn các ô cần gộp lại và kéo chuột đến ô cần chứa nội dung mới

Chọn lại vị trí muốn gộp ô trong Excel

Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + H + M + M để gộp các ô lại với nhau

Nhấn tổ hợp phím tắt để gộp ô nhanh chóng

Bước 3: Nhấn Enter để hoàn thành quá trình gộp ô

Xem thêm: Cách thêm dòng trong Excel đơn giản, nhanh chóng nhất

Các lỗi thường gặp khi gộp ô trong Excel

Khi gộp ô trong Excel, có thể xảy ra một số lỗi như sau:

Lỗi REF!

Được hiển thị khi bạn gộp các ô trên một hàng hoặc cột và các ô này đang được sử dụng trong các công thức khác

Lỗi NULL!

Xảy ra khi bạn gộp hai ô không liền kề với nhau

Lỗi DIV/0!

Thường xảy ra khi bạn gộp các ô chứa các giá trị 0 hoặc rỗng và sử dụng chúng trong các công thức tính toán

Để tránh các lỗi này, bạn cần lưu ý kiểm tra lại dữ liệu trước khi gộp các ô và đảm bảo chúng có cùng định dạng

Những lưu ý để không gặp lỗi trong Excel khi gộp ô

Để tránh các lỗi trong quá trình gộp ô trong Excel, có một số lưu ý sau đây mà bạn nên áp dụng để không mắc phải những lỗi không đáng có:

Kiểm tra định dạng dữ liệu của các ô trước khi gộp như định dạng số, văn bản, định dạng ngày tháng năm trong Excel,... để tránh gặp phải các lỗi không mong muốn
Sử dụng các hàm tính toán phù hợp, hãy sử dụng các hàm như SUM, AVERAGE, MAX,... để kết quả được chính xác nhất
Khi gộp các ô trên một hàng hoặc cột, hãy chắc chắn rằng các ô này không được sử dụng trong các công thức khác
Bạn có thể sao chép dữ liệu của các ô này sang một vị trí mới trước khi gộp để bảng tính không gặp lỗi
Sau khi hoàn thành quá trình gộp ô, hãy kiểm tra lại kết quả để dữ liệu không bị sai lệch

Trong bài viết này của techtuts.net, chúng ta đã tìm hiểu về cách gộp ô trong Excel nhanh chóng, đơn giản và không gây mất dữ liệu. Qua đó, chúng ta đã biết được những cách để áp dụng tính năng này một cách an toàn và hiệu quả. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng khi gộp ô trong Excel, việc kiểm tra lại dữ liệu và áp dụng các phương pháp phù hợp là rất quan trọng để đảm bảo kết quả chính xác và tránh các lỗi không mong muốn. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn trong công việc sử dụng Excel.

Nếu các bạn muốn tìm hiểu thêm nhiều thủ thuật hoặc những hàm khác trong Excel khác hãy xem ngay các bài viết thủ thuật Excel tại chuyên mục Office của chúng tôi để khám phá ngay nha.