Cách thêm dòng trong Excel đơn giản, nhanh chóng nhất

Hướng dẫn cách thêm dòng trong Excel là sử dụng công cụ Insert. Chọn vùng dữ liệu ->> Nhấn chuột phải chọn “Insert” ->> chọn tiếp vào “shift cells down”.

Cách thêm dòng trong Excel là một trong những thủ thuật hay mà những người làm việc văn phòng thường xuyên sử dụng. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách sử dụng tính năng này của Excel để hỗ trợ việc trình bày, tính toán và quản lý dữ liệu hiệu quả.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng techtuts tìm hiểu về cách thêm dòng Excel một cách đơn giản và nhanh chóng.

Thêm dòng trong Excel có lợi ích gì?

Những ưu điểm nổi bật khi thực hiện thêm dòng

Trước khi đi vào cách thêm dòng trong Excel, bạn cần tìm hiểu xem cách thêm dòng này có lợi ích gì đối với công việc của mình. Một số lợi ích như sau:

• Quản lý dữ liệu hiệu quả: Khi làm việc với một bảng tính lớn, việc thêm dòng sẽ giúp bạn tạo ra một khoảng trống để nhập thêm thông tin mới hoặc chỉnh sửa thông tin hiện có. Điều này sẽ giúp cho bảng tính trông gọn gàng và dễ đọc hơn.
• Thêm dữ liệu nhanh chóng: Trong trường hợp cần thêm nhiều dòng cùng một lúc, thao tác thêm dòng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn so với việc nhập từng dòng một.
• Sắp xếp dữ liệu: Việc thêm dòng cũng giúp cho việc sắp xếp dữ liệu theo thứ tự dễ dàng hơn. Khi có khoảng trống giữa các dòng, bạn có thể dễ dàng di chuyển và sắp xếp lại dữ liệu một cách chính xác nhất.

Hướng dẫn các cách nhanh nhất để thêm dòng trong Excel

Để thêm dòng trong Excel, bạn có thể sử dụng nhiều cách khác nhau. Tùy vào từng tình huống mà bạn có thể lựa chọn cách phù hợp nhất. Dưới đây là những cách thêm dòng đơn giản và nhanh chóng mà bạn có thể tham khảo.

Thêm dòng bằng công cụ Insert trong Excel

Cách thêm dòng trong Excel đầu tiên chúng ta sẽ tìm hiểu là thêm dòng bằng Insert. Để thực hiện cách này, hãy làm hướng dẫn dưới đây:

• Bước 1: Chọn dòng cuối cùng trong bảng tính
• Bước 2: Bấm chuột phải và chọn "Insert" hoặc nhấn phím tắt "Ctrl + Shift + +" trên bàn phím

Chọn vùng muốn thêm dòng và nhấn chuột phải chọn Insert

• Bước 3: Sau đó một hộp thoại dữ liệu Insert xuất hiện. Bạn chọn vị trí muons chèn thêm dòng và nhấn chọn “OK”
  • Shift cells right: thêm một ô trước vị trí trỏ chuột
  • Shift cells down: thêm một ô dưới vị trí trỏ chuột
  • Entire row: thêm một hàng trước vị trí trỏ chuột
  • Entire column: thêm một cột trước vị trí trỏ chuột

Trong trường hợp này bạn muốn thêm một dòng thì bạn tích chọn vào mục “Shift cells down”

Tích vào shift cells down để thêm hàng

• Bước 4: Kiểm tra lại xem đã thêm dòng chưa sau đó bạn có thể nhập thông tin mới vào dòng vừa được thêm.

Kiểm tra lại và nhập thông tin mong muốn

Xem thêm: Xuống dòng trong Excel, tổng hợp các cách cực dễ hiểu

Thêm dòng bằng phím tắt nhanh trong Excel

Nếu bạn là người sử dụng Excel thường xuyên, việc sử dụng phím tắt sẽ giúp cho công việc của bạn trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn. Để thêm dòng bằng phím tắt, bạn làm như sau:

• Bước 1: Di chuyển đến dòng cuối cùng trong bảng tính
• Bước 2: Nhấn tổ hợp phím: Alt + I + Alt + R trên bàn phím của bạn

Nhấn tổ hợp phím Alt + I + Alt + R để thêm dòng

• Bước 3: Một dòng mới sẽ được thêm vào ngay phía dưới dòng bạn đã chọn. Kiểm tra lại kết quả và nhập nội dung mà bạn mong muốn

Nhập nội dung mong muốn sau khi đã thêm dòng

Ngoài phím tắt trên bạn cũng có thể sử dụng thêm phím tắt: “Ctrl + Shift + Dấu +” để thêm dòng trong Excel nhanh chóng nhất.

Thêm dòng từ một vùng đã chọn trong Excel

Để thêm dòng từ một vùng đã chọn, bạn hãy làm theo cách thêm dòng trong Excel sau đây của techtuts nhé:

• Bước 1: Đầu tiên bạn chọn vùng dữ liệu mà bạn muốn thêm dòng trong Excel. Sau đó chọn vào tab “Home” ->> chọn tiếp vào “Format as Table”. Nếu muốn nhanh hơn bạn có thể sử dụng phím tắt “Ctrl + T”

Bấm vào phím tắt Ctrl + T trên bàn phím

• Bước 2: Sau đó một hộp thoại Format as Table xuất hiện. Bạn chọn vùng dữ liệu muốn thêm dòng vào mục “Where is the data for your table” và nhấn vào “OK” để hoàn tất

Chọn vùng dữ liệu để thêm dòng nhanh chóng

• Bước 3: Sau đó bạn nhấn phím tắt “Alt + H + I + A”. Hộp thoại Insert sẽ xuất hiện, chọn “Shift cells down” và nhấn “OK”

Hộp thoại Insert xuất hiện chọn hàng hoặc cột mong muốn

Thêm nhiều dòng trong Excel nhanh chóng

Đôi khi chúng ta cần phải thêm nhiều dòng cùng một lúc trong Excel. Việc thực hiện các bước trên cho từng dòng là không hiệu quả và mất nhiều thời gian. Tuy nhiên, trong Excel cũng có một tính năng giúp chúng ta thêm nhiều dòng cùng một lúc một cách nhanh chóng. Đó là sử dụng công cụ Fill Handle:

• Bước 1: Chọn số dòng cần thêm. Ở cách thêm dòng trong Excel trong trường hợp này tôi muốn thêm 3 dòng bên trên vùng đã chọn.

Chọn vùng và số dòng muốn thêm vào Excel

• Bước 2: Sau đó bạn nhấn chuột trái và chọn vào mục “Insert”

Chọn vào mục Insert khi nhấn chuột phải

• Bước 3: Sau đó hộp thoại Insert xuất hiện trên màn hình Excel. Bạn chọn vào mục “Entire row” để thêm số dòng tương ứng.

Tích chọn vào mục Entire row và nhấn OK

• Bước 4: Ngay lập tức 3 dòng được thêm hàng loạt vào trước vùng bạn đã chọn trước đó.

Các dòng đã được thêm hàng loạt vào trang tính

Thêm dòng xen kẽ đơn giản trong Excel

Trong trường hợp bạn muốn thêm một dòng mới vào giữa hai dòng đã có sẵn trong bảng tính, Cách thêm dòng trong Excel theo kiểu xen kẽ sẽ là phương pháp hiệu quả nhất. Thực hiện theo hướng dẫn sau:

• Bước 1: Chọn dòng cần thêm vào giữa hai dòng. Ví dụ ở đây tôi muốn thêm 1 dòng vào trước dòng số 1 và số 4. Bạn sẽ phải chọn 2 vùng số 1 và số 4 (nhấn giữ phím shift)

Nhấn giữ phím shift và chọn 2 vùng muốn thêm dòng

• Bước 2: Nhấn chuột phải và chọn "Insert"

Tiếp tục nhấn vào chuột phải và chọn vào Insert

• Bước 3: chọn tiếp “Shift cells down”

Hộp thoại insert xuất hiện chọn Shift cells down

• Bước 4: Hai dòng mới sẽ được thêm vào giữa hai dòng đã có sẵn. Kiểm tra lại và tiếp tục nhập thông tin mới vào dòng vừa được thêm.

Các dòng thêm xen kẽ sẽ được thực hiện

Xem thêm: 3 Cách căn chỉnh dòng Excel đơn giản dễ thực hiện nhất

Những lưu ý để không gặp lỗi trong Excel khi thêm dòng

Mặc dù thêm dòng trong Excel là một công việc đơn giản, tuy nhiên không phải lúc nào bạn cũng thực hiện đúng. Trong quá trình thực hiện, có thể bạn sẽ gặp phải một số lỗi. Dưới đây là những lưu ý để giúp bạn tránh gặp lỗi khi thêm dòng.

• Trước khi thêm dòng, hãy kiểm tra vùng dữ liệu cần thêm. Nếu vùng dữ liệu cần thêm là hàng rỗng, việc thêm dòng sẽ không thành công.
• Trong một số trường hợp, nếu con trỏ đang được đặt ở ô không phải là ô cuối cùng trong bảng tính, việc thêm dòng sẽ gây ra lỗi
• Khi sử dụng phím tắt để thêm dòng, hãy nhấn đúng tổ hợp phím và đang ở vị trí đúng trong bảng tính.
• Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Excel cũ, có thể giao diện và các tính năng của phần mềm sẽ khác so với phiên bản mới nhất. Hãy kiểm tra kỹ trước khi thực hiện các thao tác trong Excel để tránh gặp lỗi.
• Đối với bất kỳ công việc nào trong Excel, việc lưu tài liệu thường xuyên là rất quan trọng. Nếu gặp phải lỗi trong quá trình thêm dòng banj có thể khôi phục lại được tài liệu quan trong.

Và bạn cũng cần nhớ kỹ việc thêm dòng sẽ phép bạn mở rộng bảng tính để thêm các dữ liệu mới, trong khi [xóa dòng trống Excel] giúp bảng tính có tính thẩm mỹ hơn và cải thiện tính chính xác của dữ liệu, đảm bảo rằng các thông tin quan trọng không bị ẩn hoặc phân tán.

Trên đây là những cách thêm dòng trong Excel đơn giản và nhanh chóng mà bạn có thể áp dụng vào công việc hàng ngày. Tùy vào từng tình huống mà bạn có thể lựa chọn cách phù hợp nhất. Hy vọng bài viết trên đây của techtuts.net đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách thêm dòng và sẽ giúp cho công việc của bạn trở nên thuận tiện và hiệu quả hơn.

Và đừng quên rằng tại chuyên mục Office của chúng tôi còn rất nhiều bài viết thú vị khác về Excel và Word đang chờ đón các bạn khám phá đấy nhé.