Cách chuyển file Excel sang PDF không mất phí dễ dàng nhất

Chuyển file Excel sang PDF nhanh nhất trên phần mềm Excel: Chọn FILE => chọn SAVE AS => chọn lưu dưới định dạng đuôi .pdf về máy tính cá nhân!

Khi chuyển file Excel sang PDF, thường có thể xảy ra các vấn đề như mất đi định dạng, font chữ, màu sắc hoặc căn lề của tài liệu. Để đảm bảo rằng dữ liệu và định dạng của file được giữ nguyên như trong file gốc, dưới đây techtuts sẽ đưa ra một số cách thực hiện chuyển đổi giúp tạo ra file PDF nhẹ và thuận tiện hơn khi chia sẻ với người khác, đặc biệt là bạn sẽ không mất chi phí khi chuyển đổi.

Khi nào cần phải chuyển file Excel sang PDF?

Những lý do khiến bạn cần chuyển đổi file Excel sang PDF

Vậy với những trường hợp nào mà bạn cần phải chuyển file Excel sang PDF để giúp công việc của bạn trở nên thuận tiện hơn:

• Khi bạn muốn chia sẻ báo cáo, biểu đồ, hoặc bất kỳ tài liệu nào từ Excel mà không muốn người nhận chỉnh sửa file dữ liệu, thì file PDF là lựa chọn tốt nhất.
• Khi bạn muốn bảo vệ file tài liệu của mình vì PDF cho phép bạn tạo mật khẩu và phân quyền, giúp file của bạn sẽ không được chỉnh sửa hoặc sao chép nội dung,
• Khi bạn muốn thực hiện in ấn tài liệu thì file PDF sẽ giữ nguyên định dạng và bố cục của tài liệu
• Khi muốn lưu trữ lại dữ liệu file thì PDF là một định dạng lưu trữ phổ biến và an toàn, giúp dữ liệu có thể được truy cập và xem lại mà không sợ bị thay đổi định dạng khi lưu

Khi bạn muốn bảo vệ, chia sẻ, hoặc lưu trữ dữ liệu một cách an toàn và dễ dàng, chuyển đổi file Excel sang PDF là một giải pháp hiệu quả và tốt nhất dành cho bạn.

Chuyển file Excel sang file PDF bằng phần mềm Excel

Có một cách đơn giản nhất để bạn chuyển file Excel sang PDF đó chính là sử dụng chuyển đổi ngay trên phần mềm trên Excel. Nếu chưa biết cách thực hiện bạn hãy làm theo 3 bước đơn giản nhất như sau:

• Bước 1: Mở file dữ liệu trong Excel mà bạn muốn chuyển sang file PDF sau đó chọn vào “File”

Trên thanh menu ngữ cảnh chọn vào tab file

• Bước 2: Sau đó chọn vào mục “Save As” trên thanh menu đứng của Excel

Sau đó chọn tiếp vào tab Save As tại thanh menu đứng

• Bước 3: Cuối cùng lưu file Excel dưới dạng file PDF rồi ấn “Save”

Lưu lại file Excel dưới dạng file PDF về máy tính

Như vậy với cách chuyển file Excel sang PDF này, bạn có thể sử dụng file Excel của bạn lưu dưới dạng file PDF một cách nhanh nhất mà không cần thông qua một phần mềm nào.

Xem thêm: Cách chuyển file PDF sang Excel nhanh và không bị lỗi font

Chuyển file Excel sang file PDF bằng CutePDF Writer

Phần mềm CutePDF Writer là một phần mềm miễn phí, cho phép bạn chuyển đổi các tài liệu từ các ứng dụng khác như Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Notepad và nhiều ứng dụng khác sang định dạng PDF một cách dễ dàng. Dưới đây là cách thực hiện chuyển đổi thành file PDF trong ứng dụng Excel online này:

• Bước 1: Đầu tiên, bạn cần tải về và cài đặt CutePDF Writer trên máy tính của mình và bộ cài đặt PS2PDF Converter

Đầu tiên tải phần mềm CutePDF Writer và cài đặt về máy

• Bước 2: Sau đó bạn mở file Excel mà bạn muốn chuyển sang PDF và chọn vào mục “Print” => chọn tiếp vào “CutePDF Writer”

Chọn vào CutePDF Writer trên thanh menu ngữ cảnh

• Bước 3: Sau đó click chọn vào mục “Print”

Tiếp tục chọn vào mục Print để lưu file thành PDF

• Bước 4: Cuối cùng bạn chọn nơi bạn muốn lưu trữ, rối nhấn chọn “Save” để lưu lại file dưới dạng PDF.

Nhấn chọn vào Save để lưu dữ liệu file về máy

Chuyển Excel sang file PDF bằng các phần mềm miễn phí

Có một số phần mềm trực tuyến miễn phí mà bạn có thể dùng để chuyển file Excel sang PDF nhanh chóng chỉ mất vài thao tác thực hiện cơ bản. Dưới đây là một số phần mềm bạn có thể áp dụng:

Phần mềm Ilovepdf

Ilovepdf là một phần mềm trực tuyến miễn phí cho phép bạn thực hiện nhiều chức năng liên quan đến file PDF, bao gồm chuyển đổi các tập tin từ Excel sang PDF. Dưới đây là cách chuyển đổi một tập tin Excel sang PDF bằng Ilovepdf:

• Bước 1: Bạn truy cập vào website của phần mềm Ilovepdf: TẠI ĐÂY
• Bước 2: Tại giao diện chính của phần mềm trực tuyến Ilovepdf bạn chọn vào mục “Select Excel files” để tải file Excel từ máy tính của bạn lên Ilovepdf

Thực hiện chuyển đổi thành file PDF tại phần mềm Ilovepdf

• Bước 3: Tiếp theo bạn nhấn chọn vào mục “Convert to Excel” để phần mềm tiến hành chuyển đổi file Excel của bạn thành file PDF

Nhẫn chọn dòng chữ Convert to Excel phía dưới trang

• Bước 4: Cuối cùng bạn đợi khoảng 5s để phần mềm chuyển đổi. Sau khi phần mềm đã chuyển đổi bạn nhấn chọn mục “Download PDF” để tải file PDF đã được chuyển đổi về máy

Sau đó tải file đã được chuyển thành PDF về máy

Phần mềm Small PDF

Smallpdf cho phép bạn chuyển đổi các định dạng tập tin khác sang định dạng PDF và ngược lại. Bạn có thể chuyển đổi từ Word, Excel, PowerPoint, hình ảnh, và nhiều định dạng khác sang PDF và ngược lại. Dưới đây là các bước hướng dẫn chuyển file Excel sang PDF miễn phí:

• Bước 1: Truy cập vào website chính thức của Smallpdf: TẠI ĐÂY
• Bước 2: Sau khi truy cập được vào website Smallpdf bạn chọn vào dòng chữ màu trắng ở giữa trang web “Choose Files” để tải lên file Excel của bạn

Nhấn vào Choose Files để tài file Excel lên Smallpdf

• Bước 3: Sau đó phần mềm sẽ xử lý file Excel của bạn để chuyển đổi thành file PDF. Quá trình này sẽ mất vài phút

Quá trình chuyển đổi file Excel thành PDF sẽ mất vài phút

• Bước 4: Quá trình chuyển đổi thành công bạn sẽ nhận được chữ Done và có dòng chữ “Download” để bạn tải file PDF thành công về máy tính

Màn hình hiện chữ Done thì chuyển đổi file thành công

Phần mềm Google Drive

Google Drive là một dịch vụ lưu trữ đám mây và cung cấp một loạt các công cụ và tính năng hữu ích cho người dùng. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng Google Drive để chuyển file Excel sang PDF một cách dễ dàng. Dưới đây là 4 bước thực hiện chi tiết nhất mà bạn có thể làm theo:

• Bước 1: Đầu tiên bạn truy cập vào Google Drive => Chọn vào New => và nhấp vào nút File Upload

Truy cập vào Google Drive trên máy tính đã được đăng nhập

• Bước 2: Sau đó bạn chọn file Excel từ máy tính của bạn tải lên Google Drive và nhấn “Open”

Tải file dữ liệu Excel có sẵn trên máy tính

• Bước 3: Sau đó bạn nhấn chuột phải file sau đó chọn “Mở bằng” => “Google Trang Tính”

Mở file đã tải lên bằng Google trang tính

• Bước 4: Tiếp theo bạn chọn vào tab “File” => chọn tiếp vào mục “Download” => chọn tiếp vào “PDF” để tải file về máy tính định dạng PDF

Tải file dưới dạng file đuôi .pdf để tải về máy

Sau khi tải về máy bạn sẽ được một file PDF sau khi đã chuyển file Excel sang PDF không bị lỗi định dạng.

Xem thêm: Cách chèn file pdf vào Excel đơn giản và nhanh chóng nhất

Phần mềm PDF Candy

Bạn có thể thêm, xóa, xoay, cắt, nối và sắp xếp các trang trong tập tin PDF. PDF Candy cung cấp các công cụ để chỉnh sửa văn bản, hình ảnh và các phần khác trong tập tin PDF của bạn. Để sử dụng PDF Candy bạn thực hiện qua các bước sau đây mà techtuts cung cấp.

• Bước 1: Bước đầu tiên để chuyển file Excel sang PDF bạn truy cập vào website PDF Candy : TẠI ĐÂY
• Bước 2: Tại giao diện chính của PDF Candy bạn nhấn chọn vào mục “Chọn File” màu cam giữa màn hình để tải lên file Excel từ máy bạn lên web PDF Candy

Nhấn vào mục CHỌN FILE để tải file lên

• Bước 2: Sau đó bạn để ý phía bên tay phải bên dưới cùng bạn sẽ nhìn thấy dòng chữ “Chuyển đổi sang PDF” nhấn vào nó để quá trình chuyển đổi file bắt đầu

Bắt đầu quá trình chuyển đổi sang file PDF

• Bước 3: Sau đó đợi vài phút để quá trình chuyển đổi file thành công trên phần mềm PDF Candy

Đợi vài phút để quá trình chuyển đổi file được hoàn tất

• Bước 4: Sau khi thành công bạn sẽ nhận được 1 dòng chữ “Download” nhấn vào nó để tải file PDF về máy tính của bạn

Nhấn tải file PDF đã thành công về máy

Phần mềm Convertio

Convertio là một dịch vụ hoặc ứng dụng trên web cung cấp các tính năng tương tự như PDF Candy, tập trung chủ yếu vào việc chuyển đổi giữa các định dạng tập tin. Bạn có thể sử dụng Convertio để chuyển đổi từ PDF sang Word, Excel, PowerPoint, hình ảnh, và ngược lại, cũng như giữ nguyên định dạng và bố trí của tài liệu. Cách thực hiện rất đơn giản để chuyển file Excel sang PDF như sau:

• Bước 1: Nhấn vào ĐÂY để truy cập vào website chính thức của Convertio
• Bước 2: Sau đó bạn di con chuột đến dòng chữ “Chọn Tập Tin” nhấn vào nó rồi tải lên file Excel bạn muốn chuyển đổi thành file PDF lên

Chọn Tập Tin để tải file Excel muốn chuyển đổi

Bước 3: Chuyển sang định dạng “PDF” rồi nhấn chọn “Chuyển Đổi” để phần mềm chuyển đổi file Excel sang PDF

Đổi định dạng và nhấn chuyển đổi file

• Bước 4: Sau khi phần mềm chạy chuyển đổi xong bạn di trỏ chuột vào “Tải Về” để tải file PDF đã chuyển đổi về máy

Tải file PDF thành công về máy cá nhân

Một số mẹo khi chuyển Excel sang file PDF không bị lỗi

Một số lưu ý và mẹo giúp bạn chuyển đổi file dễ dàng

Khi chuyển file Excel sang PDF, có một số mẹo và quy tắc giúp bạn thực hiện quá trình chuyển đổi file Excel sang file PDF không gặp lỗi định dạng hay một số lỗi cơ bản khác:

• Kiểm tra bố cục và định dạng trước khi chuyển đổi file để không gặp lỗi về bố cục trang và lỗi font chữ trong Excel.
• Chọn phần mềm chuyển đổi phù hợp với file dữ liệu của bạn
• Chú ý đến kích thước trang để tài liệu không bị cắt bớt hoặc mất chữ khi chuyển đổi file Excel sang file PDF.
• Sử dụng các phông chữ phổ biến trong Excel để phần mềm chuyển đổi dễ dàng và nhanh chóng
• Kiểm tra lại file tài liệu Excel trước khi lưu file dưới dạng PDF

Không nên dùng quá nhiều định dạng font chữ trong một file Excel vì có thể khi chuyển đội bạn sẽ gặp lỗi về font chữ không đồng đều.

Với những chia sẻ bên trên về chuyển file Excel sang PDF, mong rằng bài viết hôm nay sẽ giúp ích được cho bạn trong quá trình chuyển đổi file dữ liệu sang các định dạng khác. Nếu như gặp lỗi trong quá trình chuyển đổi hãy liên hệ với chúng tôi để được khắc phục lỗi sớm nhất.

Đừng quên theo dõi chuyên mục Office của techtuts.net nhé, tại đây có rất nhiều bài viết chia sẻ các thủ thuật Excel rất hữu ích đó.