Cách tách tên trong Excel bằng hàm và sử dụng tính năng

Hướng dẫn cách tách tên trong Excel bằng nhiều hàm khác nhau, tách tên và họ Excel bằng công cụ, sử dụng tính năng Find and replace….

Để giúp bạn bắt đầu với việc tách tên trong Excel một cách đơn giản và nhanh nhất, thông qua một số phương pháp và công cụ tốt nhất mà Excel cung cấp. Tên là một phần quan trọng của dữ liệu và việc tách chúng ra có thể giúp bạn dễ dàng thao tác và phân tích thông tin hơn. Đọc bài viết dưới đây của techtuts để thực hiện tách tên nhanh nhất nhé!

Cách tách họ và tên bằng Find and replace trong Excel

Để tách tên trong Excel bằng "Find and Replace" bạn có thể làm theo các bước sau để thực hiện tách nhanh nhất:

• Bước 1: Mở tệp Excel chứa dữ liệu bạn muốn tách và tên hoặc có thể tạo file Excel mới để nhập dữ liệu.
• Bước 2: Thêm một cột mới để chứa tên riêng

Hướng dẫn tách tên nhanh nhất trên Excel

• Bước 3: Sao chép toàn bộ tên sang cột muốn tách tên riêng và nhấn tổ hợp phím: Ctrl +H

Bước 4: Tại Replace, phần Find What bạn điền “*” và nhấn “Replace all” như vậy bạn đã tách được tên đơn giản bằng "Find and Replace"

Sử dụng hàm Find and Replace để tách tên nhanh nhất

Cách tách tên bằng Text to Columns trong Excel

Để tách tên bằng tính năng "Text to Columns" bạn cần thực hiện các bước sau đây để tách tên nhanh nhất:

• Bước 1: Mở file Excel và chọn cột chứa thông tin tên mà bạn muốn tách.
• Bước 2: Sau khi đã có dữ liệu muốn tách, trong tab "Data" nhấp vào nút này để mở hộp thoại "Text to Columns"

Hướng dẫn tách tên nhanh nhất bằng Text to Columns

• Bước 3: Trong hộp thoại "Text to Columns" bạn sẽ thấy hai tùy chọn chính “Delimited” và “Fixed width” nhấn chọn “Delimited” sau đó click chọn “Next”

Hướng dẫn chọn Delimited trong hộp thoại Text to Columns

• Bước 4: Tiếp theo bạn sẽ chọn “Text”, ở phần Destination bạn điền ô bạn muốn chứa thông tin sau khi đã tách và nhấn chọn “Finish”

Nhấn Finish để hoàn thành quá trình tách tên trong file dữ liệu

• Bước 5: Sau khi hoàn tất các bước trên, Excel sẽ tách tên từ cột ban đầu và đặt chúng vào các cột riêng biệt dựa trên các quy tắc bạn đã xác định.

Dữ liệu hoàn thành sau khi tách tên thành công bằng Text to Columns

Cách tách tên bằng nhiều hàm trong Excel

Để tách tên bằng nhiều hàm trong Excel, bạn có thể sử dụng các hàm kết hợp với nhau để xử lý tên đầy đủ và trích xuất họ, tên đệm và tên cuối cùng.

Giả sử bạn có một danh sách tên đầy đủ trong cột A, và bạn muốn tách thành cột Họ, Tên đệm và Tên cuối cùng trong các cột B, C, và D tương ứng. Bạn có thể thực hiện như sau:

Tách Họ trong Excel

Trong cột B, bạn có thể sử dụng hàm LEFT để trích xuất họ từ tên đầy đủ. Sử dụng hàm sau: “=LEFT(A1, FIND(" ", A1) - 1)”

Hướng dẫn tách họ chi tiết bằng hàm LEFT trong Excel

Tách Tên đệm (nếu có) trong Excel

Trong cột C, bạn có thể sử dụng một hàm IF để kiểm tra xem tên đầy đủ có tên đệm hay không. Sử dụng hàm sau: “=IF(ISNUMBER(FIND(" ", A1, FIND(" ", A1) + 1)), MID(A1, FIND(" ", A1) + 1, FIND(" ", A1, FIND(" ", A1) + 1) - FIND(" ", A1) - 1), "")”

Hướng dẫn cách tách tên đệm nhanh nhất trong Excel

Tách Tên cuối cùng trong Excel

Trong cột D, bạn có thể sử dụng hàm RIGHT để trích xuất tên cuối cùng từ tên đầy đủ. Sử dụng hàm sau: “=RIGHT(A1, LEN(A1) - FIND("@", SUBSTITUTE(A1, " ", "@", LEN(A1) - LEN(SUBSTITUTE(A1, " ", "")))))”

Tách tên chuẩn xác nhất bằng hàm trong Excel

Sau khi bạn đã nhập các công thức này vào các cột tương ứng, kéo xuống để áp dụng cho toàn bộ danh sách tên. Kết quả sẽ là tên đã được tách thành các cột riêng biệt cho họ, tên đệm và tên cuối cùng.

Cách tách tên bằng Flash Fill trong Excel

Flash Fill là một tính năng trong Excel cho phép bạn tự động tách hoặc kết hợp dữ liệu từ một cột sang một cột khác dựa trên mẫu bạn xác định. Để tách tên bằng Flash Fill trong Excel, bạn có thể thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu muốn chuyển đổi tách tên hoặc tạo mới và nhập dữ liệu
• Bước 2: Sau khi có file dữ liệu bạn nhập tên đầu tiên vào cột muốn hiện tên sau khi tách. Sau đó bạn sẽ thấy xuất hiện 1 dải ô màu xám đã hiện tự động tên. Kiểm tra lại 1 loạt và nhấn “Enter” để hoàn tất

Hướng dẫn người dùng sử dụng Flash Fill để tách tên

Lợi ích của việc tách tên trong Excel

Việc tách tên trong Excel có nhiều lợi ích quan trọng, đặc biệt khi bạn làm việc với dữ liệu chứa thông tin cá nhân hoặc cần phân tích chi tiết về người dùng, khách hàng hoặc nhân viên. Dưới đây là một số lợi ích quan trọng của việc thực hiện việc này:

• Tách tên giúp bạn tổ chức thông tin một cách dễ dàng hơn. Bên cạnh đó còn giúp bạn nắm rõ thông tin cá nhân của mỗi người và tìm kiếm dữ liệu một cách hiệu quả hơn.
• Khi tên đã được tách thành các cột riêng biệt cho tên riêng và họ, bạn có thể thực hiện các phân tích thống kê một cách chi tiết. Ví dụ, bạn có thể tính tổng số lượng người theo từng họ, tìm ra tên phổ biến nhất, hoặc phân tích dữ liệu theo giới tính.
• Dữ liệu tách tên thường dễ dàng tích hợp vào các hệ thống hoặc ứng dụng khác, giúp bạn làm việc với dữ liệu một cách thuận tiện hơn.
• Nếu bạn đang làm việc với danh bạ khách hàng hoặc danh sách liên hệ, việc tách tên làm cho danh bạ trở nên rõ ràng và dễ quản lý hơn.
• Trong một số trường hợp, việc tách tên có thể giúp bạn tuân thủ quy định về bảo mật và quyền riêng tư của dữ liệu cá nhân bằng cách loại bỏ thông tin cá nhân nhạy cảm khỏi dữ liệu chung.
• Tách tên giúp bạn chuẩn hóa dữ liệu, làm cho dữ liệu dễ dàng so sánh và xử lý.
• Khi tách tên một cách chính xác, bạn giảm nguy cơ phạm sai lầm do việc nhập liệu sai.
• Dữ liệu tách tên có thể được sử dụng để tạo biểu đồ và báo cáo chất lượng cao hơn, giúp bạn trình bày thông tin một cách rõ ràng và ấn tượng.

Tóm lại, việc tách tên không chỉ giúp bạn tổ chức dữ liệu một cách tốt hơn mà còn cung cấp nhiều lợi ích trong việc phân tích, quản lý và sử dụng dữ liệu cá nhân một cách hiệu quả và an toàn.

Những câu hỏi thường gặp khi tách tên trong Excel

Khi bạn muốn tách tên trong Excel từ một cột chứa tên đầy đủ, bạn có thể gặp phải một số câu hỏi thường gặp sau đây:

Tách tên có mất phí trong Excel không?

Tách tên trong Excel không yêu cầu bạn phải trả phí thêm cho tính năng cơ bản này. Microsoft Excel cung cấp nhiều công cụ tích hợp miễn phí để bạn có thể tách tên từ một cột chứa tên đầy đủ.

Cách tách tên miễn phí trong Excel có thể bao gồm sử dụng các hàm như hàm Split, sử dụng công cụ Text to Columns, hoặc sử dụng công cụ Power Query để biến đổi dữ liệu.

Có cách nào để tự động cập nhật dữ liệu tách khi tên gốc thay đổi không?

Để tự động cập nhật dữ liệu tách khi tên gốc thay đổi, bạn có thể sử dụng công cụ Power Query trong Excel. Power Query cho phép bạn tạo các bước biến đổi dữ liệu và liên kết chúng với dữ liệu nguồn. Khi dữ liệu nguồn thay đổi, bạn chỉ cần làm thay đổi dữ liệu nguồn, và các bước biến đổi trong Power Query sẽ tự động cập nhật theo.

Làm thế nào để loại bỏ khoảng trắng không cần thiết sau khi tách tên?

Để loại bỏ khoảng trắng không cần thiết sau khi tách tên trong Excel, bạn có thể sử dụng hàm TRIM hoặc Sử dụng công cụ Power Query (Get & Transform Data)

Nhớ kiểm tra kết quả sau khi loại bỏ khoảng trắng để đảm bảo rằng dữ liệu vẫn được xử lý đúng và không bị thay đổi sai. Sau khi bạn đã loại bỏ khoảng trắng, bạn có thể lưu trữ kết quả trong các cột riêng biệt hoặc ghi đè lên cột tên gốc tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.

Trong bài viết này, techtuts.net đã cung cấp cho bạn một số hướng dẫn chi tiết và dễ hiểu về cách tách tên trong Excel một cách đơn giản và nhanh nhất. Việc biết cách thực hiện quy trình này có thể giúp bạn tăng khả năng quản lý và sắp xếp dữ liệu của mình, đặc biệt khi bạn làm việc với danh sách khách hàng, nhân viên đòi hỏi phân loại thông tin cá nhân.