Hướng dẫn cách In trang chẵn lẻ trong Excel đơn giản nhất

Tìm hiểu cách in trang chẵn lẻ trong Excel bằng Word, PDF chi tiết từng bước giúp tiết kiệm giấy và tối ưu hóa công việc in ấn của bạn.

Bạn đã biết cách in trang chẵn lẻ trong Excel chưa? Hiện nay, đây là một kỹ năng quan trọng giúp bạn tối ưu hóa quá trình in ấn, tiết kiệm giấy và thuận tiện hơn trong việc quản lý tài liệu. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách thực hiện điều này một cách hiệu quả. Trong bài viết này, Techtuts sẽ hướng dẫn bạn cách in trang chẵn lẻ trong Excel từng bước một đảm bảo bạn có thể áp dụng ngay vào công việc hàng ngày.

Giới thiệu về in trang chẵn lẻ trong Excel

In trang chẵn lẻ trong Excel là một kỹ thuật hữu ích giúp bạn kiểm soát tốt hơn việc in ấn tài liệu, đặc biệt khi làm việc với các tệp Excel có nhiều trang. Với các tùy chọn in trang chẵn lẻ, bạn có thể dễ dàng in các trang chẵn hoặc lẻ riêng biệt, từ đó giúp tối ưu hóa quá trình in hai mặt hoặc khi bạn cần phân chia công việc in ấn giữa nhiều người.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước thực hiện việc in trang chẵn lẻ trong Excel một cách dễ dàng và hiệu quả.

Lợi ích của việc in trang chẵn lẻ trên Excel?

Việc in trang chẵn lẻ trong Excel mang lại nhiều lợi ích đáng kể đặc biệt là trong các tình huống in ấn phức tạp. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật:

• Giảm thiểu sai sót trong quy trình in: Khi in tài liệu dài, việc in trang chẵn lẻ giúp bạn dễ dàng kiểm soát thứ tự in, tránh được các lỗi như in sai trang, thiếu trang, hoặc in nhầm thứ tự, điều này đặc biệt quan trọng trong các văn phòng yêu cầu độ chính xác cao.
• Hỗ trợ in hai mặt: Đối với những máy in không hỗ trợ in hai mặt tự động, việc in trang chẵn trước rồi đến trang lẻ giúp bạn tự thực hiện in hai mặt một cách thủ công một cách dễ dàng, đảm bảo thứ tự trang không bị lẫn lộn.
• Tiết kiệm giấy và mực in: Khi in hai mặt, bạn có thể in trang lẻ trước, sau đó đảo giấy để in trang chẵn, giúp tiết kiệm giấy và giảm thiểu lượng mực in.

Xem thêm: Hướng dẫn cách đánh số trang trong Excel đơn giản dễ thực hiện

Các cách in trang chẵn lẻ trong Excel

Trong quá trình làm việc với Excel, bạn có thể gặp tình huống cần in các trang chẵn hoặc lẻ riêng biệt, chẳng hạn như khi chuẩn bị tài liệu cho các báo cáo hoặc tài liệu hướng dẫn. Tuy nhiên Excel không có sẵn tùy chọn để in trang chẵn lẻ một cách trực tiếp. Để in chẵn lẻ trong Excel bạn có thể thực hiện hai phương pháp sau:

• Cách in trang chẵn lẻ trong Excel bằng Word
• Cách in trang chẵn lẻ trong Excel bằng PDF

Cách in trang chẵn lẻ trong Excel bằng Word

Để in các trang chẵn và lẻ từ một tệp Excel bằng Word, bạn cần thực hiện các thao tác sau:

Mở file Excel bằng Word

• Bước 1: Mở tệp Excel cần in và sao chép toàn bộ dữ liệu bạn muốn in.

Copy dữ liệu từ file Excel

• Bước 2: Chuyển sang tài liệu Word bằng cách nhấp chuột phải và chọn “ Keep Source Formatting ”.

Chuyển sang file Word

• Bước 3: Dữ liệu Excel đã được chuyển sang Word, bạn có thể chỉnh sửa nội dung nếu cần thiết.

Chỉnh sửa nội dung muốn in

Tiếp theo, tiến hành các bước in trang chẵn và lẻ trong Excel bằng Word

• Bước 1: Đi đến tab “ Insert ” và chọn “ Page Number ” để đánh số trang.

Chọn “ Page Number” để đánh số trang.

• Bước 2: Mở tài liệu Word chứa tệp Excel đã chuyển đổi và chọn “ File ”.

Chọn “ File ”

• Bước 3: Chọn “ Print ” và sau đó chọn “ Print All Pages ”.

Chọn mục Print để tiến hành in

• Bước 4: Khi danh sách các tùy chọn xuất hiện, chọn “ Only Print Odd Pages ” và nhấn “ Print ”. Điều này sẽ in các trang lẻ.

In trang lẻ

Lưu ý: Nếu bạn muốn in các trang chẵn ở mặt sau của giấy, hãy tiếp tục theo các bước 5.

• Bước 5: Nhấn “ Print All Pages ” một lần nữa, sau đó chọn “ Only Print Even Pages ” và nhấn “ Print ”. Điều này sẽ in các trang chẵn ở mặt sau của giấy.

In trang chẵn

Cách in trang chẵn lẻ trong Excel bằng PDF

Để in các trang chẵn lẻ từ Excel, bạn cần chuyển file Excel sang định dạng PDF trước. Đầu tiên, mở file Excel dưới dạng PDF

• Bước 1: Mở file Excel chứa dữ liệu bạn muốn in và chọn File.

Mở file Excel

• Bước 2: Nhấp vào tùy chọn “ Save As ”.

Chọn Save As

• Bước 3: Chuyển đổi định dạng bằng cách khi hộp thoại Save As xuất hiện, chọn PDF ở mục Save as type.

Mở Excel trong PDF

In Các Trang Chẵn Lẻ Từ File PDF

• Bước 1: Mở File PDF bằng cách sử dụng phần mềm Foxit Reader để mở file PDF chứa dữ liệu Excel. Sau đó, chọn “ Print ”.

Mở file PDF chứa dữ liệu Excel

Lưu ý: Nếu chưa có Foxit Reader, bạn có thể tải và cài đặt phần mềm này tại đây.

• Bước 2: Trong cửa sổ in, tại mục Subset, chọn “ All Pages in range ”.

Chọn All Pages in range

• Bước 3: In trang lẻ bằng cách sau khi danh sách xổ xuống, chọn “ Odd pages only ” để in các trang lẻ trước.

Chọn Odd pages only để in các trang lẻ

• Bước 4: Sau khi in xong các trang lẻ, lật mặt sau của tờ giấy và quay lại mục Subset, chọn All Pages in range, sau đó chọn Even pages only để in các trang chẵn.

Chọn Even pages only để in các trang chẵn

Xem thêm: Cách bỏ chữ page trong Excel đơn giản dễ hiểu nhất

Các lỗi thường gặp khi in trang chẵn lẻ trong Excel

Khi thực hiện in trang chẵn lẻ trong Excel, bạn có thể gặp phải một số lỗi phổ biến, ảnh hưởng đến quá trình in ấn. Dưới đây là một số lỗi thường gặp và cách khắc phục:

Lỗi không in được khi nhấn Print

Nguyên nhân: Chưa chọn đúng máy in hoặc không sử dụng máy in để in.

Khắc phục:

• Đảm bảo đã chọn đúng máy in trong cài đặt in.
• Kết nối máy tính với máy in để có thể in trực tiếp.

Lưu ý: Trong trường hợp này, file Word sau khi nhấn in có thể được lưu dưới dạng PDF, XPS, Onenote hoặc Notepad.

Lỗi chỉ lưu file PDF sau khi nhấn OK

Nguyên nhân: Đang thực hiện in 2 mặt trên PDF và chưa kết nối với máy in.

Khắc phục:

• Kết nối máy tính với máy in.
• Lưu lại file đã chỉnh sửa đến khi có máy in.

Lưu ý: Lỗi này thường xảy ra khi bạn đang thực hiện in 2 mặt trên PDF, và chưa kết nối với máy in.

Kết luận

Trên đây là những hướng dẫn chi tiết về cách in trang chẵn lẻ trong Excel và cách khắc phục các lỗi thường gặp. Tùy vào từng tình huống cụ thể, bạn có thể áp dụng phương pháp phù hợp nhất để đảm bảo quá trình in ấn diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Hy vọng bài viết trên techtuts.net đã giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình này và sẽ làm cho công việc của bạn trở nên thuận tiện hơn.

Đừng quên rằng, tại chuyên mục Thủ thuật Excel của chúng tôi còn rất nhiều bài viết thú vị khác về Excel đang chờ bạn khám phá đó nha.