Cách căn chỉnh lề Excel đơn giản và kích thước chuẩn cần nắm

Cách căn chỉnh lề trong Excel đơn giản chỉ mất 1 phút: Chọn File -> Options -> Advanced -> Tại mục Display chọn Centimeter -> Chọn Page Layout -> Margins ->...

Sau khi in file tài liệu Excel, bạn dễ dàng nhận ra tình trạng lề bị xô lệch, không thẳng hàng, mất đi sự chuyên nghiệp và thẩm mỹ trang tính. Nó làm giảm hiệu quả trình bày thông tin và gây khó khăn khi đọc hiểu. Vậy làm sao để căn lề Excel cho chuẩn xác và đẹp mắt nhất? Hãy cùng techtuts tìm hiểu các bước thực hiện căn chỉnh lề nhanh và đơn giản nhất ngay dưới đây!

Căn lề trong Excel là gì?

Tìm hiểu căn chỉnh trong trang tính Excel là gì?

Căn chỉnh lề trong Excel là quá trình điều chỉnh khoảng cách giữa nội dung của ô tính và mép của trang tính. Điều này bao gồm việc điều chỉnh lề trên, lề dưới, lề trái và lề phải của trang tính.

Căn lề Excel đúng cách sẽ giúp nội dung được hiển thị một cách logic, thẳng hàng và hợp lý khi in ra giấy hoặc xuất sang các định dạng tài liệu khác. Như vậy làm cho bảng tính của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn và dễ đọc hơn.

Ưu điểm khi thực hiện căn chỉnh lề trong Excel

Những ưu điểm khi căn chỉnh lề trong tráng tính

Trước khi in tài liệu hoặc chia sẻ file dữ liệu với người khác, việc đầu tiên mà bạn cần thực hiện là điều chỉnh lại lề trong văn bản để đảm bảo sự thẳng hàng. Căn chỉnh lề không chỉ mang lại sự chuyên nghiệp và sự cẩn thận cho văn bản mà còn có nhiều ưu điểm khác:

• Tạo ra một bảng tính trông gọn gàng và chuyên nghiệp hơn.
• Tạo ấn tượng tích cực và chuyên nghiệp khi chia sẻ bảng tính hoặc khi in ra giấy.
• Hiển thị nhiều thông tin hơn trong mỗi trang và làm cho bảng tính trở nên rộng rãi và dễ đọc hơn.
• Đảm bảo nội dung của bảng tính khi in ra giấy không bị mất thông tin.

Kích thước căn lề chuẩn trong Excel

Trong trang tính Excel, kích thước căn lề chuẩn thường được thiết lập theo các giá trị mặc định, nhưng bạn có thể điều chỉnh tùy chỉnh cho phù hợp với nhu cầu mà bạn mong muốn. Căn lề Excel thường được đo bằng đơn vị là inch hoặc centimet. Dưới đây là kích thước căn lề chuẩn mà bạn có thể áp dụng cho văn bản của mình:

• Lề trên: Thường là 0.75 inch hoặc khoảng 1.9 centimet.
• Lề dưới: Thường cũng là 0.75 inch hoặc khoảng 1.9 centimet.
• Lề trái: Thường là 0.7 inch hoặc khoảng 1.8 centimet.
• Lề phải: Thường cũng là 0.7 inch hoặc khoảng 1.8 centimet.

Tuy nhiên, bạn có thể điều chỉnh các giá trị này tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của tài liệu hoặc theo quy chuẩn của tổ chức bạn làm việc. Điều chỉnh căn lề cũng như cách giãn dòng cột trong Excel hợp lí sẽ giúp tối ưu hóa không gian trên trang tính và đảm bảo rằng nội dung được hiển thị một cách hợp lý khi in ra giấy.

Cách căn chỉnh lề đơn giản, dễ hiểu trong Excel

Nhiều bạn vẫn đang loay hoay chưa biết cách căn lề Excel sao cho tỷ lệ chuẩn và nhanh nhất thì hãy cùng techtuts làm theo những bước hướng dẫn sau để áp dụng cho văn bản của mình nhé:

• Bước 1: Mở tài liệu Excel mà bạn muốn căn chỉnh lề trong Excel lên và chọn vào File

Mở file trang tính lên và chọn vào tab file trên menu

• Bước 2: Ở dòng cuối cùng bạn sẽ thấy chữ “Options” chọn vào mục này

Chọn vào mục Options để thay đổi lại đơn vị tỷ lệ

• Bước 3: Sau đó bạn sẽ thấy giữ màn hình hiện một hộp thoại Excel Options xuất hiện. Tại thanh menu dọc bạn chọn vào mục “Advanced”

Thực hiện chuyển đơn vị tỷ lệ trang tính tại Advanced

• Bước 4: Kéo đến phần “Display”. Sau đó tại mục “Ruler units” bạn thay đổi từ “Inches” sang “Centimeter” rồi nhấn OK để thay đổi đơn vị

Chuyển đơn vị tỷ lệ trang tính sang Centimeter

• Bước 5: Tiếp tục trên thanh menu ngang của trang tính Excel bạn chọn vào tab “Page Layout” ->> Click tiếp vào “Margins” ->> và chọn vào “Custom Margins”

Trên thanh menu chọn Page Layout để tùy căn lề Excel

• Bước 6: Sau đó màn hình sẽ hiện cho bạn hộp thoại cài đặt “Page Setup”. Bạn chọn vào tab “Page Layout” và điều chỉnh từng mục theo mong muốn của bạn
  • Left: Căn lề bên trái
  • Right: Căn lề bên phải
  • Top: Căn lề bên trên
  • Bottom: Căn lề bên dưới
  • Header: Tiêu đề
  • Footer: Chân trang

Sau khi điều chỉnh bạn nhấn OK để căn chỉnh lề trong Excel

Tùy chỉnh tỷ lệ cho trang nhấn chọn vào Margins

Ngoài ra bạn có thể xem trước văn bản sau khi căn lề Excel để điều chỉnh cho phù hợp với trang tính, bằng cách nhấn chọn “Print Preview” để xem, nếu cần thiết bạn cũng có thể xem chỗ nào cần đổi số thành chữ trong Excel thì thực hiện chỉnh sửa xong rồi mới in.

Để xem trước bản trước khi in chọn Print Preview

Bạn có thể tùy chỉnh kích thước chuẩn cho văn bản bằng những thay đổi như sau:

• Lề trên (Top) và lề dưới (Bottom) nên nằm trong khoảng từ 1,5 cm đến 2,0 cm.
• Lề trái (Left) thường được căn chỉnh từ 2,5 cm đến 3,0 cm.
• Lề phải (Right) thường nằm trong khoảng từ 1cm đến 1,5 cm.

Xem thêm: 3 Cách căn chỉnh dòng Excel đơn giản dễ thực hiện nhất

Lỗi khi in trong Excel khi căn chỉnh lề

Mỗi loại giấy sẽ có một kích thước riêng, và trang tính Excel sẽ thường tự động căn lề theo kích thước của loại giấy đó mà bạn không cần phải can thiệp thủ công. Những vẫn có trường hợp bạn căn chỉnh lề chuẩn nhưng khi in ra giấy lại bị sai kích thước.

Với trường hợp này có thể bạn bạn chưa thiết lập tỷ lệ đúng với khổ giấy mà bạn in ra. Để khắc phục lỗi này nhanh nhất bạn hãy thực hiện như sau:

• Bước 1: Bôi đen toàn bộ nội dung mà bạn căn lề trong Excel. Sau đó, chọn Page Layout -> chọn vào mục “Orientation” để chọn khổ giấy bạn muốn in:
  • Landscape: In theo chiều ngang
  • Portrait: In theo chiều dọc

Chọn vào mục Orientation để chọn chiều của trang giấy

• Bước 2: Bạn có thể tùy chọn kích thước vào mục “Size” và tùy chọn kích thước phù hợp với trang tính của bạn

Chọn vào mục size để tùy chọn kích thước chuẩn

Lưu ý căn chỉnh lề để không gặp lỗi trong Excel

Những lưu ý giúp bạn không gặp lỗi khi căn lề Excel

Khi căn chỉnh lề trong Excel bạn vẫn cần lưu ý một số điều để không gặp những lỗi không đáng có khi chia sẻ trang tính hoặc in ấn. Một số điều cần lưu ý như sau:

• Trước khi căn chỉnh lề, hãy xác định trước kích thước giấy dùng để in ấn, để dữ liệu khi in không bị mất đi nội dung hay đè nội dung lên nhau
• Excel sẽ tự động định dạng trang của bạn thành 2 kiều cơ bản như Landscape (định dạng theo chiều ngang) hoặc Portrait (định dạng theo chiều dọc) vì thế bạn cần kiểm tra lại trước khi in
• Trước khi thực sự in, nên sử dụng tính năng xem trước in để xem trước cách bản in sẽ hiển thị trên giấy để kịp thời phát hiện lỗi và sửa lỗi khi trang in gặp vấn đề
• Không nên căn chỉnh lề quá lớn hoặc quá nhỏ vì sẽ làm mất nội dung và tạo ra những khoảng trắng không mong muốn.
• Lưu trữ lại cài đặt in để tiết kiệm được nhiều thời gian tùy chỉnh kích thước và đảm bảo được tính nhất quán trong quá trình in ấn của bạn.

Với những lưu ý bên trên, bạn sẽ tránh được các lỗi thường gặp khi căn chỉnh lề trong Excel và bản in của bạn sẽ chất lượng và chuyên nghiệp hơn.

Xem thêm: Hướng dẫn cách đánh số trang trong Excel đơn giản dễ thực hiện

Mong rằng, những chia sẻ về cách căn lề Excel sẽ giúp bạn không mất nhiều thời gian khi căn chỉnh văn bản trước khi in ấn. Nếu trong quá trình căn chỉnh lề gặp bất cứ lỗi nào hãy liên hệ lại với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất. Cảm ơn bạn đã tin tưởng và đọc bài viết của chúng tôi.

Hẹn gặp lại các bạn trong những bài đăng về Excel tiếp theo của chuyên mục Office, mỗi ngày techtuts.net đều chia sẻ những bài viết thủ thuật hay đến những người đang sử dụng Excel, nhớ đón đọc nhé!