Cách chèn file PDF vào Excel đơn giản và nhanh chóng nhất

Thao tác chèn file PDF vào Excel nhanh chóng: chọn tab Insert -> chọn tiếp Object -> Tải file PDF lên trong mục Create from file, nhấn OK để chèn vào Excel.

Chèn file PDF vào Excel không chỉ giúp bạn liên kết các tập tin dữ liệu quan trọng vào bảng tính một cách thuận tiện, mà còn giúp bảng tính của bạn trở nên rõ ràng hơn, dễ dàng theo dõi và quản lý các file dữ liệu liên quan. Việc này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian trong việc xử lý công việc mà còn tạo ra sự tiện lợi trong quản lý thông tin.

Bài viết dưới đây techtuts sẽ hướng dẫn bạn cách chèn file PDF vào bảng tính Excel một cách dễ dàng và nhanh chóng nhất.

Ưu điểm khi chèn file PDF vào trong Excel

Những lợi ích khi thực hiện chèn file PDF

Việc chèn file PDF vào trong Excel mang lại nhiều mục đích và lợi ích đáng kể trong quản lý dữ liệu và công việc hàng ngày. Khi chèn PDF vào trong Excel sẽ giúp bạn tổ chức các tập tin và dữ liệu một cách logic và khoa học. Bằng cách này, bạn có thể quản lý nhiều loại dữ liệu trong cùng một bảng tính mà không cần phải mở nhiều tài liệu khác nhau.

Tiết kiệm được nhiều thời gian khi cần truy cập thông tin từ các tài liệu khác nhau. Thay vì phải mở nhiều tệp tin và chuyển đổi giữa các ứng dụng. Bên cạnh đó, bạn còn có thể đảm bảo được định dạng của tài liệu PDF mà không làm mất thông tin quan trọng.

Hướng dẫn chèn file PDF vào bảng tính Excel nhanh nhất

Để tiết kiệm thời gian khi chèn file PDF vào Excel, chúng tôi sẽ chỉ bạn cách thực hiện nhanh chóng qua 3 bước đơn giản như sau:

Bước 1: Đầu tiên tại thanh ribbon bạn chọn vào tab “Insert” ->> Chọn tiếp vào “Object” tại mục Text

Click chọn vào tab Insert trên thanh công cụ ribbon

Bước 2: Sau khi click vào nó bạn sẽ thấy màn hình xuất hiện một hộp thoại. Click vào mục “Create from file" ->> Sau đó chọn tiếp “Browse” để tải file PDF của bạn lên. Cuối cùng nhấn chọn “OK”

Tải file PDF đã có để chèn vào bảng tính Excel

Bạn có thể cho hiển thị file PDF dưới dạng icon bằng cách tích vào ô “Display as icon”

Xem thêm: Cách chuyển file PDF sang Excel nhanh và không bị lỗi font

Các tùy chỉnh file PDF chèn vào Excel

Khi chèn file PDF vào Excel, bạn có thể tùy chỉnh để file tài liệu PDF của bạn được hiển thị đẹp nhất. Dưới đây là một số tùy chỉnh mà bạn có thể lựa chọn cho bảng tính của mình:

Điều chỉnh kích thước file PDF

Excel cho phép bạn thay đổi kích thước và vị trí của file PDF trong bảng tính. Bạn có thể kéo căn chỉnh kích thước và di chuyển tài liệu PDF để đặt nó ở vị trí phù hợp nhất trên bảng tính. Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Tải file PDF của bạn lên dưới dạng biểu tượng. Sau đó di chuyển file vào giữa ô mà bạn đang muốn chèn

Tùy chỉnh kích thước cho file PDF khi chèn vào Excel

Bước 2: Tiếp theo click vào file PDF và nhấn chuột phải chọn vào mục “Format Object”

Chọn mục Format Object để tùy chỉnh hiển thị

Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị lên cho bạn hộp thoại của “Format Object”. Click chọn vào ô “Properties” ->> nhấp đúp chuột chọn tiếp vào “Move and size with cells”. Nhấn OK để hoàn tất.

Chọn Move and size with cells để tự động tùy chỉnh kích thước

Như vậy, file PDF sẽ tự động nhảy vào giữa ô mà bạn không cần tùy chỉnh hay tự căn chỉnh cho file PDF đứng giữa.

Đổi lại tên sau khi chèn file PDF

Khi chèn file PDF vào Excel, bạn thường không thể đổi tên trực tiếp từ bảng tính. Tên của file PDF thường được hiển thị trên ô nơi bạn chèn tài liệu. Tuy nhiên, để đổi được tên file PDF trong Excel, bạn cần thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Click vào chuột phải của file PDF. Chọn vào mục “Acrobat Document”

Thực hiện đổi lại tên file PDF bằng cách chọn Acrobat Document

Bước 2: Chọn tiếp vào mục “change Icon”. Tiếp theo màn hình chính của bạn sẽ hiện một hộp thoại dữ liệu. Bạn chỉ cần đổi lại tên theo ý muốn tại mục “Caption”. Cuối cùng nhân chọn “OK” để hoàn tất quá trình đổi tên

Đổi lại tên tại mục Caption rồi nhấn OK

Xem thêm: Cách chuyển file Excel sang PDF không mất phí dễ dàng nhất

Các lưu ý khi chèn file PDF vào trong Excel

Một số lưu ý khi thực hiện chèn file PDF

Techtuts có một số lưu ý quan trọng mà bạn cần biết để không gặp phải những lỗi không đáng có khi thực hiện thao tác chèn file PDF vào Excel như sau:

• Chú ý đến dung lượng tệp của file PDF để không làm tăng kích thước của file Excel
• Sử dụng một phiên bản Excel và Adobe Reader hoặc Adobe Acrobat mới nhất để không gặp lỗi khi mở file Excel
• Nếu tệp PDF chứa hình ảnh, kiểm tra chất lượng hình ảnh sau khi chèn vào Excel. Hình ảnh cần phải nét, không vỡ ảnh hay bị khuyết mất ảnh
• Đồng nhất định dạng văn bản của file PDF và file Excel để không làm cho file bị mất đi tính đồng nhất của văn bản
• Nếu tệp PDF của bạn có chứa link liên kết, hãy kiểm tra lại link sau khi chèn file PDF vào trong bảng tính Excel
• Sau khi chèn file PDF kiểm tra lại một lần nữa xem file PDF đã chèn đúng vào nội dung Excel chưa

Lưu lại những lưu ý này để file Excel của bạn được hiển thị một cách chính xác nhất và chú ý rằng việc sử dụng các phiên bản phần mềm mới nhất như Adobe Reader hoặc Adobe Acrobat có thể giúp giảm thiểu một số vấn đề, nhưng không phải lúc nào cũng giải quyết được tất cả các lỗi liên quan như lỗi font chữ trong Excel hay các lỗi nghiêm trọng khác.

Trên đây là toàn bộ bài viết mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn về cách chèn file PDF vào Excel. Hãy lưu lại những tip và mẹo chia sẻ này để file Excel của bạn không gặp lỗi nào khi hiển thị. Mong rằng những chia sẻ trên hữu ích với bạn, chúc bạn thực hiện thành công.

Nếu các bạn muốn tìm hiểu thêm nhiều thủ thuật hoặc những hàm khác trong Excel khác hãy ghé ngay chuyên mục Office của techtuts.net để xem bài viết chi tiết nha.