Hướng dẫn cách đánh số trang trong Excel đơn giản dễ thực hiện

Để đánh số trang trong Excel và sắp xếp trang bảng tính trước khi in, hãy điều hướng đến Page Layout > Page Setup > mũi tên xuống để tùy chỉnh vị trí đánh số.

Việc đánh số trang trong Excel là một công việc quan trọng, nó không chỉ giúp bạn tổ chức dữ liệu một cách rõ ràng mà còn làm cho việc theo dõi và in ấn dễ dàng hơn. Trong bài viết hôm nay, techtuts sẽ hướng dẫn bạn một số cách đơn giản để bạn có thể thực hiện việc đánh số trang Excel một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Tại sao cần đánh số trang trong Excel?

Tại sao việc đánh số trong lại trở nên quan trọng

Việc đánh số trang Excel có nhiều lợi ích quan trọng, đặc biệt là khi bạn làm việc với các tài liệu có nhiều trang hoặc muốn tạo ra tài liệu dễ quản lý. Bạn thử tưởng tượng nếu bạn không đánh số trang thì bạn sẽ phải mất bao nhiêu thời gian thì mới tìm thấy dữ liệu . Chính vì vậy việc đánh số trang là cực kỳ quan trọng, dưới đây là một số lý do tại sao cần đánh số trang:

• Sắp xếp dữ liệu: Khi bạn có một bảng tính có nhiều trang, việc đánh số trang giúp bạn dễ dàng xác định trang nào đang được sử dụng và trang nào nằm sau trang hiện tại. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn cần tìm kiếm hoặc thực hiện các thao tác nhất định trên các trang cụ thể.
• Tiết kiệm thời gian: Giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian trong việc tìm kiếm dữ liệu
• Trình tự logic: Số trang giúp bạn tạo một trình tự logic và dễ đọc trong bảng tính của mình. Người khác có thể dễ dàng theo dõi và hiểu cấu trúc dữ liệu của bạn.
• Liên kết giữa các trang: Trong một số trường hợp, bạn có thể muốn tạo các liên kết hoặc tham chiếu đến các trang khác trong bảng tính. Số trang giúp bạn xác định trang cụ thể mà bạn muốn liên kết hoặc tham chiếu đến.
• Tính năng phân trang: Nếu bạn sử dụng tính năng phân trang trong Excel để chia dữ liệu thành các trang riêng biệt khi in, số trang giúp bạn quản lý các trang này.
• In ấn: Đánh số trang là cần thiết khi bạn muốn in bảng tính hoặc xuất file PDF ra. Nhưng file đó chưa phải là file PDF thì cần chuyển file Excel sang PDF sau đó mới in. Khi này, số trang giúp bạn kiểm soát thứ tự và trình tự khi in nhiều trang dữ liệu.

Tóm lại, việc đánh số trang trong Excel là một cách quan trọng để tạo sự tổ chức và dễ quản lý dữ liệu trong bảng tính của bạn, đặc biệt khi bạn làm việc với nhiều trang dữ liệu hoặc cần in dữ liệu từ bảng tính.

Đánh số trang bằng Page Setup trong Excel

Để có thể đánh số trang tự động mà không phải dùng thủ công bạn có thể đánh số trang bằng Page Setup. Dưới đây là 5 bước hướng dẫn chi tiết nhất:

• Bước 1: Đầu tiên bạn cần mở file dữ liệu muốn đánh dấu trang hoặc mở trang mới để bắt đầu.
• Bước 2: Tại menu của Excel lần lượt click chọn vào”Page Layout” ->> “mũi tên bên góc bên phải”

click chọn vào Page Layout để bắt đầu đánh số trang

• Bước 3: chọn tiếp vào mục “Header/Footer” ->> tiếp tục chọn “Customer Footer” và nhấn chọn “OK”

Nhấn vào Customer Footer để bắt đầu đánh số trang

• Bước 4: Bước tiếp theo bạn sẽ lựa chọn vị trí đánh số trang trong văn bản:
  • Left section: Đánh số bên trái của trang
  • Center section: Vị trí đánh số ở giữa
  • Right section: đánh số trang phía bên phải

Đánh số trang phía bên trái màn hình chính

• Bước 5: Như vậy bạn đã hoàn thành đánh số trang trong Excel thành công.

Hướng dẫn chi tiết đánh số trang thành công trong Excel

Xem thêm: Cách căn lề Excel đơn giản và kích thước chuẩn cần nắm

Đánh số trang từ số bất kỳ trong Excel

Trong nhiều tình huống, do nhu cầu cá nhân, bạn có thể mong muốn bắt đầu đánh số trang từ trang số 2 hoặc các trang sau đó, chứ không nhất thiết phải bắt đầu từ trang đầu tiên. Để thực hiện điều này, bạn có thể dễ dàng thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Bước đầu tiên cũng như cách trước bạn chọn vào phần “Page Layout” sau đó chọn vào “mũi tên đi xuống” để tiếp tục
• Bước 2: Sau đó bạn sẽ thấy hộp thoại của Page Setup hiện lên, bạn click chọn vào “Page”. Tạo mục “First Page Number” bạn sẽ điền số trang mà bạn muốn hiển thị đầu tiên.

Đánh số trang đầu tiên tại ô tùy chọn

Bước 3: Bạn chọn tiếp vào mục “Header/Footer” => để đánh số trang bạn chọn vào “Custom Header” và cuối cùng chọn “OK”

Nhấn ok để chọn vị trí của số trang trong Excel

• Bước 4: Tiếp theo, bạn sẽ chọn vị trí của đánh số trang theo ý muốn:Left section là đánh số bên trái của trang, Center section ở giữa trang và Right section bên phải trang. Sau đó click chuột vào OK để hoàn thành.

Nhấn ok để hoàn thành đánh số trang từ số bất kỳ

Đánh số trang Excel bằng thẻ Insert

Để đánh số trang trong Excel bằng Header hoặc Footer sử dụng thẻ "Insert", bạn có thể làm theo các bước sau đây để thực hiện nhanh nhất nhé:

• Bước 1: Tìm và mở file Excel mà bạn muốn đang muốn đánh số trang. Nếu bạn vô tình quên mật khẩu file thì xem ngay cách mở khóa file Excel và làm theo hướng dẫn. Sau khi mở xong bạn tiếp tục làm bước thứ 2.
• Bước 2: Sau đó, điều hướng đến tab "Insert" trên thanh công cụ Excel. Trong tab "Insert", bạn sẽ thấy một nhóm gọi là "Text" (Văn bản) chọn tiếp vào mục "Header & Footer" (Header và Footer).

Mở mục Insert để đánh số trang theo ý muốn

• Bước 3: Sau khi bạn đã chọn vị trí muốn đánh số trang, bạn có thể nhấp vào biểu tượng "Page Number" (Số trang) để thêm số trang vào Header hoặc Footer. Bạn có thể tùy chỉnh vị trí của số trang trong Header hoặc Footer.

Thay đổi tên đánh số trang tại page number

Khi bạn đã tùy chỉnh số trang theo ý muốn, bạn có thể nhấn Enter hoặc bấm nút "Close Header and Footer" (Đóng Header và Footer) để hoàn tất quá trình thêm số trang.

Xem thêm: 3 Cách căn chỉnh dòng Excel đơn giản dễ thực hiện nhất

Đánh số trang qua chế độ View trong Excel

Nếu như bạn muốn đánh số trang qua chế độ view nhanh nhất, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua 2 bước đơn giản sau đây:

• Bước 1: mở file dữ liệu Excel mà bạn muốn đánh số trang
• Bước 2: Tại thanh menu của Excel bạn click chọn vào mục “View” ->> tiếp tục chọn vào “Page Layout”. Sau đó bạn sẽ nhìn thấy các tùy chọn để đánh số trang theo ý muốn.

Đánh số trang đơn giản tại Excel bằng chế độ View

Đánh số trang kết hợp nhiều Sheet trong Excel

Để đánh số trang cho nhiều sheet trong Excel một cách dễ dàng và tiện lợi, hãy thực hiện theo các bước dưới đây để đánh số trang nhanh nhất nhé:

• Bước 1: Đầu tiên, mở file dữ liệu muốn thêm dấu trang và hãy xác định số trang của từng sheet trước khi bắt đầu đánh số trang.
• Bước 2: Chuyển sang Sheet thứ 2 và mở cửa sổ trên thanh menu của excel "Page Setup", tại ô "First page number", nhập số trang tiếp theo mà bạn muốn bắt đầu đánh số cho Sheet VD bắt đầu từ trang 6 trong sheet 2 thì bạn sẽ điền số 6

Hướng dẫn đánh số trang nhiều sheet trong excel

• Bước 3: Tiếp theo chọn vị trí đánh số trang tại tab "Header/Footer" và thực hiện các bước chọn vị trí theo ý muốn

Bỏ đánh số trang trong Excel

Để bỏ đánh số trang Excel khi không muốn sử dụng nhanh nhất. Bạn hãy làm theo 2 bước hướng dẫn của techtuts ngay sau đây:

• Bước 1: Nhấp vào thẻ "Page Layout" trên thanh Ribbon. Sau đó, trong cửa sổ "Page Setup," nhấp vào biểu tượng “mũi tên đi xuống”
• Bước 2: Trong hộp thoại "Page Setup" hiện ra, chọn thẻ "Header/Footer" (Đầu trang/Chân trang). Chọn tùy chọn "(none)" trong các mục "Header" (Đầu trang) và "Footer" (Chân trang) để loại bỏ đánh số trang. Sau đó, nhấp "OK" để lưu thay đổi.

Hướng dẫn chi tiết cách loại bỏ đánh số trang

Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu về cách đánh số trang trong Excel một cách đơn giản và dễ thực hiện. Việc đánh số trang giúp bạn tạo sự trình bày chuyên nghiệp cho các file dữ liệu Excel của mình và theo dõi thông tin trên nhiều trang một cách hiệu quả. Với các bước hướng dẫn cụ thể và ít tùy chỉnh, bạn có thể nhanh chóng áp dụng vào tệp Excel của mình và làm cho công việc trở nên dễ dàng hơn.

Nếu các bạn muốn tìm hiểu thêm nhiều thủ thuật trong Excel khác hãy ghé ngay chuyên mục Office của techtuts.net để khám phá ngay nha.