Cách định dạng ngày tháng năm trong Excel đơn giản nhất

Định dạng ngày tháng năm trong Excel theo đúng định dạng dd/mm/yyyy. Định dạng ngày tháng năm bằng phím tắt, Format Calles. Chuyển tháng,ngày sang ngày,tháng.

Khi làm việc với Excel, việc định dạng ngày tháng năm trong Excel là một kỹ năng quan trọng mà bạn cần nắm vững. Excel cho phép bạn làm điều này một cách đơn giản và nhanh chóng, tạo ra bảng tính với thông tin ngày tháng năm dễ đọc và hiển thị theo định dạng bạn mong muốn.

Trong bài viết này, techtuts sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện định dạng một cách dễ dàng và nhanh nhất bằng các mẹo và hàm.

Tại sao cần định dạng ngày tháng trong Excel

Tại sao cần phải định dạng ngày tháng năm

Định dạng ngày tháng năm trong Excel là cần thiết vì có một số lý do quan trọng:

• Hiển thị dữ liệu rõ ràng, dễ đọc giúp bạn và người khác dễ dàng hiểu thông tin.
• Khi bạn định dạng ngày tháng, Excel có thể hiểu và xử lý chúng như ngày tháng thực tế. Điều này cho phép bạn thực hiện các phép tính, so sánh ngày tháng và thậm chí tạo biểu đồ dựa trên dữ liệu thời gian.
• Khi dữ liệu ngày tháng được định dạng đúng, bạn có thể sắp xếp và lọc dữ liệu một cách dễ dàng.
• Định dạng ngày tháng cho phép bạn tạo báo cáo và góp phần giúp bạn có thể vẽ biểu đồ cột trong Excel một cách hiệu quả hơn. Bởi vì định dạng ngày tháng có thể ảnh hưởng đến cách dữ liệu được nhóm và hiển thị trên biểu đồ.
• Khi bạn định dạng ngày tháng đúng cách, dữ liệu trở nên dễ dàng in ra hoặc chia sẻ với người khác mà không cần giải thích cụ thể về ngày tháng.
• Định dạng ngày tháng giúp tránh nhầm lẫn và lỗi nhập liệu, đặc biệt khi bạn làm việc với nhiều ngày tháng trong bảng tính Excel.

Tóm lại, việc định dạng ngày tháng trong Excel không chỉ giúp dữ liệu trở nên dễ đọc, mà còn cải thiện khả năng tính toán, phân tích, và trình bày thông tin thời gian, giúp bạn làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.

Cách định dạng ngày tháng năm trong Excel

Trước khi các bạn định dạng ngày tháng năm, các bạn cần phải biết cách tạo lịch trong Excel theo mẫu có sẵn tại Microsoft Excel. Sau khi tạo lịch xong bạn sẽ tiến hành cài định dạng ngày tháng năm và có rất nhiều cách để định dạng chúng.

Dưới đây là những cách định dạng ngày/tháng/năm phổ biến nhất:

Định dạng ngày tháng năm bằng Format Cells trong Excel

Để định dạng ngày tháng năm bằng "Format Cells" trong Excel, làm theo các bước sau:

1. Bước 1: Chọn ô hoặc dãy ô chứa ngày tháng mà bạn muốn định dạng.

Bôi đậm ô mà bạn muốn định dạng ngày tháng

• Bước 2: Nhấp chuột phải lên ô đã chọn và chọn "Format Cells" Bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl+1.

Nhấp chuột chọn vào Format Cells hoặc dùng phím Ctrl+1

• Bước 3: Trong "Format Cells" chọn tab "Number". Trong danh sách "Category," bạn sẽ thấy mục "Date". Ở phần "Type" chọn định dạng ngày tháng năm bạn muốn

Trong mục Date chọn tiếp Type để định dạng ngày tháng năm

Sau khi bạn đã chọn định dạng ngày tháng phù hợp, nhấn "OK" để áp dụng nó vào ô hoặc dãy ô đã chọn. Dữ liệu ngày tháng sẽ hiển thị theo định dạng bạn đã chọn.

Định dạng ngày tháng năm bằng Control Panel trong Excel

Để định dạng ngày tháng năm trong Excel thông qua Control Panel của hệ thống, bạn cần điều chỉnh các cài đặt ngôn ngữ và khu vực của máy tính. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể:

• Bước 1: Mở “Control Panel” trên máy tính và thực hiện tiếp các bước sau

Mở Control Panel và thực hiện các thao tác định dạng ngày tháng

• Bước 2: Chọn "Clock and Region". Trong cửa sổ "Clock and Region" bạn sẽ thấy một số tùy chọn liên quan đến ngày tháng và khu vực. Chọn "Region" để mở cửa sổ thiết lập khu vực.

Để thiết lập khu vực bạn chọn vào mục Region

• Bước 3: Trong tab "Formats", bạn sẽ thấy một danh sách thả xuống các định dạng ngày tháng. Chọn định dạng ngày tháng bạn muốn sử dụng trong Excel, ví dụ: "dd/MM/yyyy" (ngày/tháng/năm) hoặc "MM/dd/yyyy" (tháng/ngày/năm).

Chọn định dạng mà bạn mong muốn tại Formats

Sau khi bạn đã thay đổi cài đặt, nhấn "OK" để lưu lại cài đặt và đóng cửa sổ Control Panel.

Định dạng ngày tháng năm bằng Short Date trong Excel

Để định dạng ngày tháng năm trong Excel bằng "Short Date", bạn hãy làm theo các bước hướng dẫn chi tiết ngay dưới đây:

• Bước 1: Chọn ô hoặc dãy ô chứa ngày tháng mà bạn muốn định dạng.
• Bước 2: Chọn tab "Home" trên thanh công cụ Excel, nằm ở góc trái trên của giao diện Excel. Trong nhóm "Number" có mũi tên hướng xuống. Nhấp vào biểu tượng đó.

Bấm vào mũi tên đi xuống tại nhóm Number

• Bước 3: Từ menu thả xuống, chọn "Short Date". Excel sẽ tự động áp dụng định dạng "Short Date" cho ô hoặc dãy ô bạn đã chọn. Định dạng "Short Date" sẽ thường hiển thị ngày tháng dưới dạng "MM/DD/YYYY" (hoặc "DD/MM/YYYY" nếu hệ thống bạn đang sử dụng có định dạng ngày tháng khác).

Định dạng ngày tháng năm theo MM/DD/YYYY

Định dạng ngày tháng năm bằng Custom trong Excel

Hướng dẫn định dạng ngày tháng năm theo Custom chỉ trong 3 bước thực hiện nhanh nhất:

• Bước 1: Nhấp chuột phải lên ô muốn định dạng ngày tháng năm và chọn "Format Cells"

Hướng dẫn cách định dạng ngày tháng tại Format Cells

• Bước 2; Trong hộp thoại "Format Cells" bạn hãy chọn tab "Number". Ở danh sách "Category," chọn "Custom ". Dưới mục "Type" bạn có thể tự định dạng ngày tháng theo yêu cầu của bạn. Bạn có thể tùy chỉnh định dạng bằng cách sử dụng các ký tự đặc biệt. Dưới đây là một số ví dụ:
  • "d" hiển thị ngày số (1-31).
  • "m" hiển thị tháng số (1-12).
  • "mm" hiển thị tháng số với số 0 đứng trước (01-12).
  • "mmm" hiển thị tháng bằng chữ viết tắt (Jan, Feb, Mar).
  • "mmmm" hiển thị tháng bằng chữ viết đầy đủ (January, February, March).
  • "yy" hiển thị năm theo dạng 2 chữ số (đối với 2 số cuối của năm).
  • "yyyy" hiển thị năm theo dạng 4 chữ số.

Chọn Custom trong mục Number để tùy chỉnh

Lưu ý rằng bạn có thể tùy chỉnh định dạng ngày tháng bằng cách sử dụng các ký tự đặc biệt và sắp xếp chúng theo ý muốn. Hơn nữa sau khi cài đặt định dạng xong, bạn có thể tiến hành xử lí dữ liệu như cộng trừ ngày tháng trong Excel một cách khá dễ dàng và chính xác.

Mẹo định dạng ngày/tháng/năm nhanh trong Excel

Hướng dẫn định dạng ngày tháng năm bằng phím tắt

Để thực hiện định dạng ngày tháng năm trong Excel nhanh nhất và không mất quá nhiều thời gian tùy chỉnh, bạn có thể sử dụng các mẹo dưới đây:

Mẹo Nhập ngày/tháng/năm nhanh bằng phím tắt

Để nhập nhanh ngày, tháng, năm bằng phím tắt trong Excel, bạn có thể sử dụng phím tắt sau:

• Ctrl+; (hoặc Cmd+; trên Mac): Đây là phím tắt để chèn ngày hiện tại vào ô bạn đang chọn. Khi bạn nhấn tổ hợp phím này, Excel sẽ tự động nhập ngày tháng hiện tại vào ô đó.
• Ctrl+Shift+; (hoặc Cmd+Shift+; trên Mac): Đây là phím tắt để chèn thời gian hiện tại (bao gồm cả ngày và giờ) vào ô bạn đang chọn.

Lưu ý rằng phím tắt sẽ không tự động cập nhật theo thời gian thực. Nếu bạn muốn thay đổi định dạng hiển thị ngày tháng hoặc tùy chỉnh ngày tháng khác, bạn có thể sử dụng các hàm hoặc cài đặt định dạng ngày tháng trong Excel

Mẹo nhập ngày/tháng/năm bằng hàm trong Excel

Để nhập ngày/tháng/năm bằng hàm trong Excel, bạn có thể sử dụng các hàm sau:

• Hàm DATE: Hàm DATE cho phép bạn tạo một ngày bằng cách chỉ định năm, tháng và ngày cụ thể. Ví dụ: =DATE(2023, 10, 15) sẽ tạo ra ngày 15/10/2023.
• Hàm NOW: Hàm NOW cho phép bạn nhập ngày và giờ hiện tại. Ví dụ: =NOW() sẽ tạo ra giá trị ngày và giờ hiện tại.
• Hàm TODAY: Hàm TODAY cho phép bạn nhập ngày hiện tại. Ví dụ: =TODAY() sẽ tạo ra ngày hiện tại.
• Hàm TEXT: Hàm TEXT cho phép bạn định dạng một giá trị ngày tháng theo định dạng bạn muốn. Ví dụ: =TEXT(DATE(2023, 10, 15), "dd/mm/yyyy") sẽ tạo ra chuỗi văn bản "15/10/2023" với định dạng ngày/tháng/năm.

Những hàm cơ bản trong Excel này sẽ giúp bạn nhập ngày, tháng, năm một cách chính xác và tùy chỉnh định dạng ngày tháng theo nhu cầu của bạn.

Cách chuyển đổi tháng/ngày sang ngày/tháng trong Excel

Để chuyển đổi định dạng ngày/tháng sang ngày/tháng trong Excel bạn có thể đổi nó theo hướng dẫn dưới đây:

• Bước 1: Bôi đậm vào những ô ngày tháng năm bị đảo ngày tháng. Sau đó bạn chọn vào mục “Data” =>> Chọn tiếp đến mục “Text to Columns” như dưới hình ảnh

Chọn vào mục Text to Columns để đổi định dạng ngày tháng

• Bước 2: Tiếp tục chọn vào mục “Next”

Nhấn vào next để tiếp tục chuyển đổi

• Bước 3: Sau đó bỏ chọn tất cả các mục tại phần “Delimiter” =>> Sau đó nhấn chọn “Next”

Phần Delimiter bỏ chọn tất cả các mục

• Bước 4: Tiếp theo chọn vào mục “Date” chọn tiếp vào “MDY” Sau đó nhấn chọn “Finish” để hoàn thành

Nhấn Finish để hoàn thành chuyển tháng/ngày sang ngày/tháng

Các lỗi thường gặp khi định dạng ngày tháng năm trong Excel

Một số lỗi thường gặp khi định dạng ngày tháng trong Excel

Khi định dạng ngày tháng năm trong Excel, có một số lỗi thường gặp mà người dùng có thể gặp phải. Dưới đây là một số lỗi phổ biến và hướng dẫn cách khắc phục chi tiết mà techtuts muốn chia sẻ tới các bạn:

• Lỗi hiển thị (#VALUE!): Lỗi này xuất hiện khi bạn nhập một ngày/tháng/năm không hợp lệ hoặc với định dạng không hợp lệ. Để khắc phục lỗi không hiển thị nội dung trong Excel này, hãy kiểm tra lại dữ liệu đầu vào và đảm bảo rằng nó phù hợp với định dạng ngày/tháng.
• Lỗi hiển thị (#NUM!): Lỗi này xảy ra khi bạn thực hiện các phép toán không hợp lệ trên dữ liệu ngày/tháng. Để sửa lỗi, kiểm tra các công thức và phép toán để đảm bảo tính hợp lệ.
• Lỗi định dạng sai: Excel có thể hiển thị ngày/tháng/năm theo định dạng không chính xác nếu cài đặt ngôn ngữ hoặc khu vực của hệ thống không phù hợp với định dạng ngày/tháng. Để khắc phục, hãy kiểm tra và sửa đổi cài đặt khu vực và ngôn ngữ của hệ thống.
• Số nguyên không đúng: Khi sử dụng số nguyên để biểu diễn ngày/tháng/năm (ví dụ: 46543 thay vì 01/01/2023), có thể xảy ra sai sót khi nhập số nguyên không đúng
• Ngày và tháng đảo lẫn: Excel có thể hiển thị ngày và tháng đảo lẫn nếu cài đặt không phù hợp với khu vực và ngôn ngữ.
• Sử dụng ngày ngoài phạm vi hỗ trợ: Excel hỗ trợ các ngày trong khoảng từ ngày 1/1/1900 đến ngày 31/12/9999. Nếu bạn nhập một ngày nằm ngoài phạm vi này, Excel có thể không xử lý chính xác.

Để tránh các lỗi này, hãy đảm bảo rằng dữ liệu ngày/tháng/năm được nhập đúng định dạng, kiểm tra các phép toán thực hiện trên dữ liệu ngày/tháng/năm và điều chỉnh cài đặt khu vực và ngôn ngữ khi cần thiết.

Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu về cách định dạng ngày tháng năm trong Excel một cách đơn giản và nhanh nhất. Bằng cách sử dụng các công cụ và mẹo được chia sẻ, bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh định dạng ngày tháng để phù hợp với nhu cầu của công việc của bạn. Điều này giúp tạo ra bảng tính sạch sẽ và dễ đọc hơn, cũng như giúp bạn làm việc hiệu quả hơn trong Excel.

Hẹn gặp lại các bạn trong những bài đăng về Excel tiếp theo của chuyên mục Office, mỗi ngày techtuts.net đều chia sẻ những bài viết thủ thuật hay đến những người đang sử dụng Excel, nhớ đón đọc nhé!