Tổng hợp các hàm cơ bản trong Excel sử dụng nhiều nhất

Tất cả hàm cơ bản trong Excel như: Hàm toán học, hàm SUM và AVERAGE, hàm MAX, hàm MIN, hàm IF, hàm VLOOKUP, HLOOKUP,..được dân văn phòng sử dụng nhiều.

Hàm trong Excel giúp tính toán, phân tích và hiển thị dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác. Để tận dụng hết tính năng, việc hiểu và sử dụng đúng các hàm cơ bản trong Excel là điều quan trọng

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng techtuts khám phá các hàm cơ bản nhất, giúp bạn dễ dàng tiếp cận và sử dụng chúng trong công việc hàng ngày để tối ưu hóa công việc và đạt được hiệu suất cao nhất.

Tại sao hàm cơ bản quan trọng trong Excel?

Những lý do khiến hàm cơ bản là quan trọng

Hàm cơ bản trong Excel đóng vai trò quan trọng vì cung cấp cho người dùng các công cụ linh hoạt và chính xác để thực hiện các phép toán và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả. Dưới đây là một số lý do giải thích tại sao hàm cơ bản quan trọng trong Excel:

• Điều này giúp tăng hiệu suất làm việc và giảm khả năng mắc lỗi do nhập liệu thủ công.
• Tính chính xác khi sử dụng hàm trong Excel cực kỳ cao
• Giảm thiểu rủi ro sai sót do tính toán thủ công.
• Có thể linh hoạt kết hợp với nhiều hàm tùy thuộc vào yêu cầu của người dùng
• Khi dữ liệu thay đổi, các kết quả từ các hàm cũng được cập nhật tự động, giúp người dùng theo dõi và cập nhật nhanh chóng.
• Các hàm cơ bản thường rất dễ học và sử dụng

Nói chung, hàm cơ bản là công cụ quan trọng giúp người dùng tối ưu được công việc, tăng hiệu suất, và đảm bảo tính chính xác trong việc xử lý và phân tích dữ liệu trong Excel.

Cách dùng hàm toán học trong Excel

Trong Excel, có nhiều hàm toán học cơ bản giúp thực hiện các phép toán số học một cách nhanh nhất mà không cần phải cộng trừ thủ công.

Hàm cộng (SUM) trong Excel

Hàm cộng (SUM) là một hàm cơ bản trong Excel sử dụng để tính tổng của một dãy số hoặc một phạm vi ô.

Công thức tính hàm SUM như sau:

=SUM(number1, [number2], ...)

Trong trường hợp tính một dãy số dài bạn chỉ cần lấy vị trí đầu và vị trí cuối của hàm. Cụ thể công thức như sau:

=SUM(vị trí đầu: vị trí cuối)

Ví dụ: Tính tổng số lượng trái cây có trong bảng Excel, thực hiện công thức như sau:

=SUM(C2:C9)

Thực hiện hàm cộng cơ bản trong bảng tính Excel

Hàm trừ trong Excel

Hàm trừ trong Excel thực hiện vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần dùng dấu “-” trên bàn phím để thực hiện các phép tính trừ cho nhau. Cụ thể công thức phép trừ tổng quan sẽ như sau:

= Number1 - Number2

Ví dụ: Muốn tính tổng số lượng hoa quả còn lại sau khi đã bán. Bạn thực hiện phép trừ cho loại quả táo như sau:

=C2-D2

Nếu muốn áp dụng công thức này cho tất cả các loại quả khác, bạn chỉ cần kéo công thức đến loại quả mong muốn.

Thực hiện tính công thức phép trừ bằng hàm trong Excel

Hàm nhân trong Excel

Hàm nhân trong Excel không có một hàm cụ thể, thay vào đó, bạn có thể sử dụng toán tử nhân (*) để thực hiện phép nhân giữa các giá trị. Công thức hàm nhân như sau:

=number1 * number2

Ví dụ: Tính giá tiền số lượng quả đã mua bằng cách nhập công thức:

=C2*D2

Cách thực hiện tính hàm nhân trong Excel nhanh nhất

Hàm chia trong Excel

Tương tự phép nhân đối với phép chia cũng không có một hàm cơ bản trong Excel dành cho phép chia cụ thể nhưng bạn có thể sử dụng ký hiệu “/” để thực hiện phép chia trong Excel. Công thức của phép chia trong Excel như sau:

=number1 / number2

Công thức thực hiện phép chia đơn giản trong Excel

Cách thực hiện hàm MAX và MIN trong Excel

Trong Excel, hai hàm cơ bản trong Excel là hàm MAX và MIN được sử dụng để trả về giá trị lớn nhất và nhỏ nhất từ một tập hợp các giá trị, tương ứng. Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng hai hàm này:

Cách dùng hàm MAX trong Excel

Trong Excel, hàm MAX được sử dụng để trả về giá trị lớn nhất từ một tập hợp các giá trị. Điều này rất hữu ích khi bạn muốn tìm giá trị cao nhất trong một dãy số hoặc một phạm vi ô cụ thể.

Công thức hàm MAX cụ thể như sau:

=MAX(số1, số2, ...)

Ví dụ: Nếu bạn muốn tìm giá trị lớn nhất từ ô D1 đến D9, bạn sẽ sử dụng công thức như sau:

=MAX(D1:D9)

Dữ liệu sẽ trả về cho bạn số: 6777000 là số lớn nhất trong dãy số từ D1 đến D9

Cách dùng hàm MAX tìm giá trị lớn nhất trong Excel

Cách dùng hàm MIN trong Excel

Hàm MIN trong Excel được sử dụng để tìm giá trị nhỏ nhất từ một tập hợp các giá trị. Hàm MIN giúp bạn dễ dàng xác định giá trị nhỏ nhất trong một phạm vi ô hoặc dãy số.

Công thức hàm MIN như sau:

=MIN(số1, số2, ...)

Ví dụ: Tìm giá trị Min từ C2 đến C9. Bằng cách nhập công thức: =MIN(C2:C9). Dữ liệu sẽ trả về cho bạn số nhỏ nhất là: 1. Đây là hàm cơ bản trong Excel mà bạn có thể dễ dàng áp dụng

Dùng hàm MIN để tìm giá trị nhỏ nhất trong dãy số trong Excel

Công thức tính của hàm IF trong Excel

Hàm IF trong Excel là một hàm logic được sử dụng để thực hiện một quyết định dựa trên một điều kiện cụ thể. Hàm này cho phép bạn kiểm tra một điều kiện, và nếu điều kiện đó đúng, thì trả về một giá trị nếu sai.

Công thức của hàm IF cụ thể như sau:

=IF(log_test, [value_if_true],[ value_if_false])

Trong đó:

• log_test: Là biểu thức logic mà bạn muốn kiểm tra. Nếu điều kiện đúng, hàm sẽ trả về giá trị nếu đúng, nếu sai hàm sẽ trả về giá trị nếu sai.
• Value_if_true: Là giá trị bạn muốn trả về nếu điều kiện là đúng.
• Value_if_false: Là giá trị bạn muốn trả về nếu điều kiện là sai.

Ví dụ: Nếu như bạn muốn những giá trị nào lớn hơn mười thì ký hiệu là “Lớn” và những số nhỏ hơn mười ký hiệu là “nhỏ” bạn nhập công thức sau:

=IF(C2>10,”Lơn”,”Nhỏ”)

Ví dụ về việc dùng hàm IF trong dữ liệu Excel

Cách thực hiện hàm VLOOKUP, HLOOKUP trong Excel

Bạn có thể Tìm dữ liệu bằng hàm VLOOKUP và HLOOKUP trong Excel thông qua nhiều cách khác nhau. Cho nên để biết cách dùng 2 hàm cơ bản trong Excel này nhanh nhất bạn hãy làm theo những hướng dẫn như sau:

Công thức tính hàm VLOOKUP trong Excel

Hàm VLOOKUP được sử dụng để tìm giá trị trong một dãy dữ liệu theo hàng dọc. Cú pháp của hàm như sau:

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Trong đó:

• Lookup_value: Giá trị đang muốn tìm kiếm.
• Table_array: Phạm vi tìm kiếm.
• Col_index_num: Số cột trong phạm vi dữ liệu chứa giá trị muốn trả về.
• Range_lookup: (Tùy chọn) TRUE nếu bạn muốn tìm kiếm gần đúng, FALSE nếu muốn tìm kiếm chính xác.

Ví dụ: Xếp loại các học sinh trong lớp đã có điểm trung bình ở bảng 1, theo điều kiện của bảng 2. Ta có công thức như sau:

=VLOOKUP(B2,$A$8:$C$12,2,1)

Trong đó:

• B2: là giá trị cần dò tìm
• $A$8:$C$12: Là bảng để đối chiếu
• 2: Vị trí cần được dò tìm
• Range_lookup = 1: Có nghĩa là Excel sẽ đối chiếu và tìm kiếm kết quả gần

Cách tính hàm HLOOKUP trong Excel

Hàm HLOOKUP trong Excel được dùng để tìm kiếm giá trị trong một hàng và trả về giá trị từ hàng đó dựa trên giá trị tìm kiếm. Công thức hàm HLOOKUP chi tiết như sau:

=HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num)

Trong đó:

• Lookup_value: Giá trị tìm kiếm ở hàng đầu
• Table_array: Phạm vi số liệu muốn trả về
• Row_index_num: Số đếm thứ tự của hàng

Ví dụ: Xếp loại các học sinh có số điểm trung bình ở bảng 1, kết hợp với điều kiện ở bảng 2. Ta sẽ có công thức như sau:

=HLOOKUP(C3,$A$9:$E$10,2,1)

Trong đó:

• C3: là giá trị tìm kiếm đầu tiên ở bảng 1
• $A$9:$E$10: Là điều kiện phạm vi dữ liệu muốn tìm kiếm
• 2: Là vị trí cần được tìm
• 1 là dò tìm kết quả gần nhất

Sử dụng hàm HLOOKUP để dò tìm dữ liệu có trước

Cách dùng hàm COUNT và COUNTIF trong Excel

Hàm COUNTIF và COUNT cũng là một trong những hàm cơ bản trong Excel được sử dụng để đếm số lượng ô chứa dữ liệu trong một phạm vi cụ thể. Tìm hiểu ngay công thức và cách thực hiện từng hàm chi tiết ngay dưới đây:

Công thức thực hiện hàm COUNT trong Excel

Hàm COUNT trong Excel được dùng để đếm số dữ liệu. Công thức tổng quát của hàm COUNT như sau:

=COUNT(value1, [value2], ...)

Trong đó:

• value1, value2, ...: Các giá trị hoặc các tham chiếu đến các ô mà bạn muốn đếm.

Ví dụ: Giả sử bạn có một dãy số từ A1 đến A10. Công thức để đếm số dữ liệu như sau:

=COUNT(A1:A10)

Như vậy kết quả sẽ trả về số lượng ô chứa dữ liệu trong phạm vi A1:A10, trong ví dụ này là 6.

Ví dụ về cách thực hiện hàm COUNT trong văn bản Excel

Công thức tính hàm COUNTIF trong Excel

Tương tự như hàm COUNT thì hàm COUNTIF cũng được dùng để đếm số lượng trong phạm vi và có chứa điều kiện cụ thể. Công thức tổng quan của hàm COUNTIF mà techtuts muốn bạn tìm hiểu như sau:

=COUNTIF(range, criteria)

Trong đó:

• Range: Phạm vi kiểm tra.
• Criteria: Điều kiện của ô

Ví dụ: tương tự giống như ví dụ trên bạn sẽ lấy dữ liệu số đếm từ phạm vi ô A1:10 với điều kiện các số lớn hơn 5. Cách thực hiện như sau:

=COUNTIF(A1:A10, ">5")

Kết quả sẽ trả về là bằng 1 (có 1 số lớn hơn 5 trong phạm vi A1:A10)

Cách sử dụng hàm cơ bản hàm COUNTIF

Trong bài viết này, chúng ta đã cùng nhau đi tìm hiểu về một số hàm cơ bản trong Excel mà bạn có thể thường xuyên sử dụng để tối ưu công việc và phân tích dữ liệu. Từ việc tính tổng, đếm số lượng, đến việc xử lý điều kiện và thực hiện các phép tìm kiếm. Việc hiểu và biết cách sử dụng các hàm này không chỉ giúp thời gian sử lý công việc nhanh hơn mà còn giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý dữ liệu của bạn.

Hẹn gặp lại các bạn trong những bài viết tiếp theo tại chuyên mục Office của techtuts.net, chúng tôi luôn cập nhật những thủ thuật Excel hữu ích và tiện lợi khác bạn tham khảo nha.