Cách tạo hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel và lưu ý quan trọng

Sử dụng hàm =TODAY() để hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel. Ngoài ra có thể tự tùy chỉnh hàm tự động theo khoảng cách cố định, tăng dần,...

Hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel là một hàm giúp bạn dễ dàng cập nhật thông tin về ngày giờ hiện tại một cách nhanh nhất. Nếu bạn chưa biết sử dụng tính năng hữu ích này của Microsoft Excel, thì hãy cùng techtuts tìm hiểu cách sử dụng nó một cách đơn giản trong bài viết dưới đây.

Tại sao cần sử dụng hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel

Những lý do khiến bạn nên dùng hàm tự nhảy ngày tháng

Sử dụng hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel mang lại nhiều lợi ích và tiện ích quan trọng, bao gồm:

Hàm tự nhảy ngày tháng giúp bạn tự động cập nhật thông tin về ngày và giờ hiện tại, giúp bảng tính luôn thể hiện thông tin mới nhất mà không cần phải thiệp thủ công.
Giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức so với việc nhập liệu thủ công.
Giảm thiểu rủi ro sai sót do việc nhập liệu thủ công, đảm bảo tính chính xác và đồng nhất trong dữ liệu.
Có thể tạo các chuỗi thời gian linh hoạt, như tạo chuỗi ngày liên tục, tháng kế tiếp, hoặc những thay đổi theo điều kiện cụ thể.
Khi tạo biểu đồ và đồ thị, hàm tự nhảy ngày tháng giúp tự động cập nhật dữ liệu và đồng bộ hóa với thời gian, tạo ra biểu đồ đáng tin cậy, dễ đọc và chuyên nghiệp
Tối ưu hóa được quá trình theo dõi thời gian và tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại.

Như vậy, sử dụng hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tăng tính chính xác và linh hoạt trong việc quản lý thông tin thời gian của bạn.

Định dạng cơ bản ngày tháng năm trong Excel

Để có thể sử dụng được hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel, trước hết bạn cần phải định dạng lại ngày tháng. Các bước thực hiện bạn có thể làm theo như sau:

Bước 1: Đầu tiên, bạn nhấp chuột phải sau đó chọn “Format Cells” như dưới hình ảnh

Hướng dẫn định dạng ngày tháng bằng cách chọn Format Cells

Bước 2: Sau đó màn hình sẽ hiện cho bạn một box dữ liệu. Chọn “Number” =>> tại Category chọn tiếp vào “Date” =>> Tại mục Type chọn kiểu định dạng ngày tháng theo mong muốn. Sau đó nhấn “OK” để hoàn tất quá trình định dạng

Trong box Format Cells chọn Date và kiểu định dạng ngày tháng

Các hàm tạo ngày tháng tự nhảy trong Excel

Trong Excel, mỗi hàm tạo ngày tháng trong Excel mang lại những tiện ích và tính linh hoạt đặc biệt cho việc quản lý thông tin thời gian. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho mỗi hàm:

Hàm TODAY và NOW trong Excel

Hai hàm TODAY và NOW trong Excel là các hàm để bạn có thể dùng để gọi tự động ngày tháng. Cách dùng các hàm đó như sau:

Cú pháp của hàm NOW: =NOW()
Hàm TODAY có cú pháp: =TODAY()

Hàm TODAY sẽ gọi tự động ngày tháng hiện tại, còn hàm NOW gọi tự động ngày tháng và thời gian

Hướng dẫn cách dùng cú pháp hàm NOW và TODAY

Hàm DATE và TIME trong Excel

Hàm DATE cho phép bạn tạo một ngày bằng cách cung cấp năm, tháng và ngày còn hàm TIME tạo một giờ bằng cách cung cấp giờ, phút và giây.Cú pháp thực hiện hàm DATE và ham TIME như sau:

Hàm DATE có cú pháp là: =DATE(year,month,day)
Cú pháp hàm TIME: =TIME(giờ,phút,giây)

Hàm tạo ngày tháng và thời gian đơn giản trong Excel

Tính năng tự động điền ngày tháng năm trong Excel

Bên cạnh các hàm TODAY, NOW, DATE,... mà chúng tôi đã giới thiệu, còn có những cách khác để tự động nhập ngày tháng năm theo yêu cầu cụ thể mà bạn mong muốn. Dưới đây là một số phương pháp và cách sử dụng chúng:

Sử dụng chuột điền ngày tháng tự động

Sử dụng chuột để tự động điền ngày tháng trong Excel, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Tạo một ô với ngày/tháng bắt đầu. Nhập ngày bắt đầu vào ô đầu tiên (ví dụ: 01/01/2024).
Bước 2: Nhấp vào ô chứa ngày bắt đầu. Kéo chuột xuống hoặc sử dụng Fill Handle (điểm nhấn vuông ở góc dưới cùng bên phải của ô) để kéo xuống các ô khác..

Hướng dẫn điền ngày tháng bằng chuột đơn giản

Khi bạn kéo chuột xuống, Excel sẽ tự động điền chuỗi ngày tiếp theo dựa trên quy luật mặc định của nó (ví dụ: tăng ngày thêm 1). Điều này rất hữu ích khi bạn muốn tạo một chuỗi liên tục của các ngày hoặc tháng mà không cần phải nhập thủ công từng ô một

Tự động điền ngày tháng theo khoảng cách cố định

Để tự động điền ngày tháng theo một khoảng cách cố định trong Excel, thì đầu tiên bạn cần nhập ngày bắt đầu vào ô đầu tiên.

Sau đó sử dụng Fill Handle để tạo khoảng cách cố định. Giữ chuột trái tại ô bắt đầu, kéo xuống và khi hiển thị menu Fill Handle, chọn "Fill Series". Thiết lập bước tăng dần theo khoảng cách mà bạn muốn, ví dụ như tăng 7 ngày mỗi lần.

Hướng dẫn điền ngày tháng năm theo khoảng cách cố định

Khi bạn thiết lập khoảng cách cố định như vậy, Excel sẽ tự động điền ngày tháng theo quy luật mà bạn đã thiết lập, giúp bạn tạo chuỗi ngày tháng với khoảng cách cố định một cách tự động và dễ dàng.

Lưu ý trong Excel khi sử dụng hàm tự nhảy ngày tháng

Những lưu ý khi thực hiện hàm tự động ngày tháng

Khi sử dụng hàm hoặc tính năng để tự động nhảy ngày tháng bạn sẽ gặp rất nhiều lỗi nếu như không chú ý đến những điều sau đây:

Khi sử dụng Fill Series để tự động điền ngày tháng, hãy chắc rằng bạn đã xác định rõ bước tăng dần cần thiết. Ví dụ: nếu bạn chọn bước tăng 2 ngày, Excel sẽ tự động điền các ngày cách nhau 2 ngày.
Kiểm soát giới hạn ngày tháng không vượt quá giới hạn bạn muốn. Excel có thể tự động điền ngày tháng cho đến khi nó gặp giới hạn hoặc hết dữ liệu.
Hàm NOW() sẽ trả về ngày và thời gian hiện tại, cập nhật mỗi khi bạn mở lại file.
Hàm TODAY() trả về ngày hiện tại mà không bao gồm thời gian.
Kiểm soát kết quả khi sử dụng hàm để tính toán ngày tháng tự động, để đảm bảo nó trả kết quả đúng với yêu cầu của bạn.
Kiểm tra hiển thị ngày tháng sau khi thực hiện xong hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel

Việc biết rõ cách Excel xử lý ngày tháng và cách kiểm soát các hàm hoặc tính năng giúp bạn tránh những lỗi không mong muốn khi làm việc với dữ liệu thời gian.

Như vậy, bài viết trên đây đã giúp bạn có thể tự tin tạo ra chuỗi ngày tháng một cách dễ dàng, chỉ với vài bước đơn giản. Việc sử dụng hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel không chỉ đơn giản mà còn mang lại sự tiện lợi, tiết kiệm được nhiều thời gian.