Hàm VLOOKUP trong Excel: Hướng dẫn chi tiết từ A đến Z

Hướng dẫn cách sử dụng hàm Vlookup trong Excel một cách hiệu quả, từ cú pháp cơ bản đến ví dụ thực tế giúp bạn bạn dò tìm, trả về dữ liệu theo điều kiện nhanh nhất.

Hàm Vlookup với khả năng tìm kiếm giá trị trong cột đầu tiên của một bảng và trả về giá trị tương ứng từ một cột khác trong cùng hàng, VLOOKUP đã trở thành một trong những hàm phổ biến và hữu ích nhất trong Excel. Bài viết này, Techtuts giúp bạn tối ưu hóa quá trình tìm kiếm thông tin và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả cực dễ dàng với hàm Vlookup, hãy khám phá hàm Vlookup nhé!

Hàm VLOOKUP là gì?

Hàm VLOOKUP (viết tắt của Vertical Lookup) là một hàm cơ bản trong Excel, được sử dụng để tìm kiếm một giá trị cụ thể trong cột đầu tiên của một bảng dữ liệu và trả về giá trị tương ứng từ một cột khác trong cùng một hàng. Nói một cách đơn giản, hàm VLOOKUP giống như một " người tìm kiếm thông tin " giúp bạn định vị và trích xuất dữ liệu mong muốn từ một khối dữ liệu lớn.

Hàm Vlookup trong Excel

Hàm VLOOKUP giúp tự động hóa quá trình tìm kiếm và tham chiếu dữ liệu, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Hàm VLOOKUP được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, từ quản lý dữ liệu đơn giản đến phân tích kinh doanh phức tạp.

Công thức hàm VLOOKUP

Hàm Vlookup là một trong những hàm có công thức khá dài trong Excel, dưới đây là cú pháp hàm Vlookup trong Excel:

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Trong đó:

• lookup_value: Giá trị cần tìm kiếm.
• table_array: Bảng dữ liệu chứa giá trị cần tìm kiếm. Bảng này phải bao gồm cột chứa giá trị cần tìm và cột chứa giá trị trả về.
• col_index_num: Số thứ tự của cột trong table_array mà từ đó bạn muốn lấy giá trị trả về.
• [range_lookup]: Tùy chọn, có thể là TRUE hoặc FALSE:

TRUE (hoặc bỏ trống): Tìm kiếm giá trị tương đối gần đúng. Nếu Range_lookup = 1 (TRUE) . Trong trường hợp, không tìm thấy giá trị chính xác, nó sẽ tìm giá trị gần nhất nhỏ hơn lookup_value.

FALSE: Tìm kiếm giá trị chính xác. Nếu Range_lookup = 0 (FALSE). Trong trường hợp, không tìm thấy giá trị chính xác, hàm sẽ trả về lỗi #N/A.

Cú pháp Hàm Vlookup trong Excel

Xem thêm: Hàm COUNTIF trong Excel là gì? Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng

Ứng dụng hàm VLOOKUP

Trên thực tế, hàm VLOOKUP được ứng dụng rộng rãi trong việc tra cứu thông tin sản phẩm hoặc nhân viên dựa trên các mã định danh duy nhất. Chẳng hạn, người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm tên sản phẩm, đơn giá, số lượng tồn kho tương ứng chỉ bằng cách nhập mã vạch hoặc mã sản phẩm. Tương tự, việc tra cứu tên nhân viên, xếp loại hoặc các thông tin liên quan khác cũng trở nên đơn giản hơn rất nhiều khi sử dụng hàm VLOOKUP kết hợp với mã nhân viên.

Điều này giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất làm việc và tối ưu hóa quy trình quản lý dữ liệu. Dưới đây là những ví dụ minh họa cụ thể:

Ví dụ 1: Sử dụng hàm Vlookup, xếp loại học lực của học sinh theo bảng điểm sau:

Bảng điểm của học sinh (Nguồn: Internet)

Bước 1: Nhập cú pháp sau vào vô E4:

=VLOOKUP(D4,$B$11:$C$15,2,1)

Trong đó:

• Ký hiệu $ trong công thức Excel có tác dụng " cố định " vị trí của ô hoặc vùng được tham chiếu. Khi sao chép công thức sang các ô khác, phần được " cố định " sẽ giữ nguyên địa chỉ, không thay đổi theo vị trí ô mới.
• 2 : Là số thứ tự của cột dữ liệu.
• Range_lookup = 1 (TRUE) Cho phép tìm kiếm giá trị gần nhất với điểm số. Khi tìm thấy giá trị gần nhất của D4 trong bảng, nó sẽ trả về kết quả tương ứng từ cột thứ hai, trong trường hợp này là " Giỏi ".

Hướng dẫn cách nhập hàm Vlookup

Bước 2: Tương tự như ở bước 1, chỉ cần “ sao chép ” công thức sau đó cho vào các ô khác và kết quả sẽ hiển thị xếp loại học lực của học sinh một cách nhanh chóng.

Xếp loại điểm số HS theo hàm Vlookup

Bạn có thể sử dụng Flash Fill để hoàn thành việc xếp loại học sinh theo điểm số nhanh chóng hơn.

Ví dụ 2: Sử dụng hàm Vlookup dò tìm tuyệt đối để lấy dữ liệu

Giả sử có 2 bảng thông tin như sau. Bảng 1 gồm: lưu trữ mã nhân viên, họ tên, chức vụ và bảng 2 gồm: lưu trữ mã nhân viên, quê quán, trình độ học vấn. Dùng hàm Vlookup để điền thông tin quê quán, trình độ học vấn cho từng nhân viên.

Bảng thông tin của nhân viên (Nguồn Internet)

Để điền thông tin quê quán, trình độ học vấn cho từng nhân viên bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Nhập cú pháp: =Vlookup($A4,$A$16:$C$25,2,0) vào ô D4, như hình bên dưới để tìm tuyệt đối.

Nhập hàm Vlookup để tìm thông tin tuyệt đối

Bước 2: Tương tự như ở bước 1, chỉ cần “ sao chép ” công thức sau đó cho vào các ô khác. Kết quả sẽ hiển thị “quê quán” của nhân viên.

Kết quả hiển thị thông tin quê quán của nhân viên

Bước 3: Sử dụng hàm Vlookup để hoàn thành cột “ trình độ ” của nhân viên. Để điền thông tin về “ trình độ học vấn ” cho từng nhân viên bạn thực hiện theo cú pháp:

=VLOOKUP($A4,$A$16:$C$25,3,0)

Vào ô E4.

Cú pháp hoàn thành “trình độ học vấn” cho từng nhân viên

Bước 4: Tương tự như trường hợp hoàn thành mục “ quê quán ”, bạn sao chép công thức cho những nhân viên còn lại.

Kết quả “quê quán” và “trình độ” của từng nhân viên bằng hàm Vlookup

Xem thêm: Hàm IF là gì? Cách sử dụng hàm IF trong Excel kèm ví dụ

Các trường hợp thường gặp và lỗi khắc phục khi sử dụng hàm VLOOKUP

Hàm VLOOKUP là một trong những hàm phổ biến trong Excel dùng để tìm kiếm giá trị trong một bảng hoặc dải dữ liệu. Dưới đây là một số trường hợp thường gặp và cách khắc phục lỗi khi sử dụng hàm VLOOKUP:

1. Lỗi #N/A

Nguyên nhân:

• Không tìm thấy giá trị cần tìm trong bảng dữ liệu.
• Giá trị trong cột đầu tiên của bảng tìm kiếm không khớp (ví dụ: lỗi chính tả, định dạng khác nhau).

Cách khắc phục:

• Cách 1: Đảm bảo rằng giá trị bạn tìm kiếm có tồn tại trong cột đầu tiên của bảng dữ liệu.
• Cách 2: Kiểm tra lại lỗi chính tả hoặc định dạng khác biệt giữa giá trị tìm kiếm và bảng dữ liệu.
• Cách 3: Sử dụng hàm TRIM() hoặc CLEAN() để loại bỏ khoảng trắng thừa nếu có.

Ví dụ: " Rau muống " không có trong bảng dò tìm nên hàm VLOOKUP sẽ không cho ra kết quả.

Ví dụ lỗi #N/A trong hàm Vlookup

2. Lỗi #REF!

Nguyên nhân: Tham chiếu đến một cột ngoài phạm vi của bảng dữ liệu.

Cách khắc phục:

• Cách 1: Đảm bảo rằng cột mà bạn tham chiếu tồn tại trong bảng dữ liệu. Ví dụ, nếu bảng dữ liệu của bạn có 3 cột, chỉ được phép tham chiếu cột 1, 2 hoặc 3, không được tham chiếu cột 4 trở lên.

Ví dụ:

Lỗi #REF!trong hàm Vlookup

Trong trường hợp trên, Col_index_num là 3, trong khi Table_array là B2:C10 chỉ có 2 cột.

3. Lỗi #NAME?

Nguyên nhân: Hàm VLOOKUP bị viết sai cú pháp hoặc chưa đóng ngoặc đúng cách.

Cách khắc phục:

• Cách 1: Kiểm tra lại cú pháp của hàm và đảm bảo không có lỗi chính tả trong tên hàm hoặc các đối số.

Hàm VLOOKUP trong Excel là một công cụ linh hoạt giúp người dùng dễ dàng tra cứu và quản lý dữ liệu. Tuy nhiên, để sử dụng hàm này hiệu quả, bạn cần hiểu rõ cú pháp và cách thức hoạt động của nó, cũng như biết cách xử lý các lỗi thường gặp như #N/A, #REF!, và #NAME.

Qua bài viết này, này Techtuts.net hy vọng không chỉ giúp bạn tránh được những sai sót khi làm việc với dữ liệu mà còn nâng cao hiệu suất làm việc, đặc biệt là trong các bảng tính lớn và phức tạp.

Nếu bạn muốn biết thêm nhiều hàm Excel thú vị khác thfi hãy ghé thăm chuyên mục Thủ thuật Excel của chúng tôi để không bỏ lỡ bất kỳ bài viết nào nha/