Tạo list trong excel đơn giản và những tùy chỉnh cần thiết nhất

Tạo list trong Excel là cách tạo một danh sách dữ liệu thả xuống vào một ô cố định. Có thể tạo Drop list khi có sẵn dữ liệu, tạo bằng cách nhập tay, tạo bằng Data Validation,...

Drop List là một trong những tính năng phổ biến và hữu ích trên phần mềm Excel, nhưng đôi khi, việc tạo và sử dụng chúng có thể gây ra không ít khó khăn. Tuy nhiên, đừng lo lắng, vì bài viết này cửa techtuts sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Drop List một cách dễ dàng và chi tiết nhất, giúp bạn giải quyết mọi vấn đề trong bảng tính Excel.

List trong Excel là gì? Khi nào nên sử dụng Drop List?

Trong Excel, một danh sách thường được gọi là "Data Validation List" hoặc "Drop List." Nó là một công cụ giúp bạn giới hạn giá trị mà người dùng có thể nhập vào một ô cụ thể trong bảng tính. Danh sách này thường xuất hiện dưới dạng một danh sách thả xuống, và người dùng có thể chọn giá trị từ danh sách thay vì phải nhập thủ công.

Khi nào nên sử dụng Drop List trong Excel:

khi bạn muốn ngăn người dùng nhập bất kỳ giá trị nào khác ngoài những giá trị đã xác định trước
Giúp dễ dàng và nhanh chóng nhập dữ liệu, không cần phải gõ hoặc chọn từ một danh sách dài
Khi thực hiện bảng tính khai báo chấm công tại các cơ quan
Tạo bảng tính dễ sử dụng cho người khác
Bạn có thể thiết lập các quy tắc kiểm tra dữ liệu để đảm bảo rằng người dùng chỉ có thể chọn giá trị hợp lệ từ danh sách.

Cách tạo Drop List bằng Data Validation trong Excel

Để tạo một danh sách thả xuống (Drop-Down List) trong Excel khi bạn đã có sẵn dữ liệu, bạn cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Mở dữ liệu mà bạn muốn thêm list danh sách thả xuống trong Excel
Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn tab "Data" hoặc "Dữ liệu" (tùy thuộc vào phiên bản Excel). Chọn tiếp vào "Data Validation" như hình ảnh bên dưới

Chọn vào Data Validation để thêm dữ liệu thả xuống

Bước 3: Trong hộp thoại "Data Validation," chọn tab "Settings" hoặc "Cài đặt."
- Trong trường "Allow" chọn "List"
- Trong trường "Source" bạn có thể nhập phạm vi dữ liệu chứa danh sách giá trị hoặc chọn phạm vi bằng cách nhấp vào biểu tượng bảng tính và chọn các ô chứa danh sách giá trị. Ví dụ: nếu danh sách giá trị của bạn nằm trong các ô A1 đến A6, bạn có thể nhập =A1:A6 trong trường "Source"

Tại Source chọn phạm vi dữ liệu muốn tạo Drop list

Cách tạo Drop List bằng cách nhập tay trong Excel

Hướng dẫn cách tạo list thả xuống trong Excel bằng cách nhập tay dễ thực hiện nhất trong Excel:

Bước 1: Chọn ô hoặc các ô mà bạn muốn thêm danh sách thả xuống.
Bước 2: Chọn tab "Data" trên thanh Ribbon. Trong nhóm "Data Tools" chọn "Data Validation"
Bước 3: Trong "Data Validation" chọn "Settings" và điều chỉnh 2 trường dữ liệu sau:
- Tại "Allow" chọn "List"
- Tại "Source" điền nội dung muốn tạo List thả xuống. Sau đó nhấn chọn “OK”

Ví dụ: Tôi muốn tạo List thả xuống với các nội dung “Màu xanh, màu đỏ, màu vàng” thì tôi sẽ điền “Màu xanh, màu đỏ, màu vàng” tại ô "Source"

Tại Allow chọn mục List để hiển thị Drop list

Bước 4: Sau khi nhấn “OK” bạn sẽ nhìn thấy dữ liệu thả xuống theo nội dung bạn đã nhập trong trường "Source"

Hoàn thành cách tạo list thả xuống bằng cách nhập tay

Cách tạo Drop List phụ thuộc vào 1 list khác trong Excel

Để tạo một danh sách thả xuống phụ thuộc vào một danh sách khác trong Excel, bạn có thể sử dụng Data Validation và danh sách chọn có điều kiện. Làm theo các bước dưới đây để thực hiện nhanh nhất:

Bước 1: Mở file dữ liệu muốn tạo danh sách thả xuống trong Excel
Bước 2: Bạn chọn một cột bất kỳ sau đó nhấp chuột phải => Chọn Define Name => Ở hộp thoại hiện lên nhập tên tương ứng với nội dung cột

VD: Chọn cột C từ C1:C13 tên cần nhập là: Hà_Nội

Nhấp chuột phải để đặt tên cho danh sách nội dung

Bước 3: Sau đó bạn chọn một ô muốn đặt Drop List =>> Chọn thẻ “Data” =>> Nhấn tiếp vào “Data Validation”
Bước 4: Tại hộp thoại “Data Validation” =>> chọn đến mục “Setting”
- Tại mục “Allow” chọn vào mục “List”
- Tại mục “Source” bạn nhập công thức sau: =INDIRECT(SUBSTITUTE(C11;" ";"")) sau đó nhấn chọn “OK”

Lưu ý: Tại dấu cách bạn ghi lại tên đã đặt ở bước số 2

Tại Source nhập công thức hàm để tạo list

Cách tùy chỉnh danh sách list đã tạo trong Excel

Dưới đây là các tùy chỉnh danh sách tạo list mà bạn có thể chỉnh sửa trong Excel:

Cách chỉnh sửa hoặc xóa một Named Range đã tạo

Để chỉnh sửa hoặc xóa một Named Range đã tạo trong Excel, bạn có thể làm theo các bước sau:

Bước 1: Điều hướng đến tab "Formulas" trên thanh Ribbon chọn "Name Manager"

Trên thanh Ribbon chọn vào mục Formulas

Bước 2: Trong hộp thoại "Name Manager" bạn sẽ thấy danh sách các Named Range đã tạo.
- Chỉnh sửa Named Range: Chọn Named Range mà bạn muốn chỉnh sửa, sau đó nhấn "Edit". bạn có thể thay đổi tên, phạm vi hoặc bất kỳ thông tin nào liên quan đến Named Range.
- Xóa Named Range: Chọn Named Range mà bạn muốn xóa, sau đó nhấn "Delete". Nhấn "OK" để xác nhận việc xóa Named Range.

Có thể Edit hoặc xóa Named Range

Cách sao chép và dán list đã tạo vào vùng dữ liệu khác

Hướng dẫn cách sao chép và dán list thả xuống cho các vùng dữ liệu khác:

Sao chép danh sách thả xuống:

Mở bảng tính Excel và di chuyển đến ô chứa danh sách thả xuống mà bạn muốn sao chép.
Chọn ô đó.
Sao chép nó bằng cách sử dụng Ctrl+C (hoặc chuột phải và chọn "Copy").

Dán danh sách thả xuống vào vùng dữ liệu khác:

Di chuyển đến vùng dữ liệu mà bạn muốn áp dụng danh sách thả xuống.
Dán danh sách thả xuống bằng cách sử dụng Ctrl+V (hoặc chuột phải và chọn "Paste").
Điều này sẽ tạo một bản sao của danh sách thả xuống trong vùng dữ liệu bạn đã chọn.

Hướng dẫn cách sao chép và dán drop list nhanh nhất

Cách xóa drop list đã tạo trong Excel

Để xóa drop-down list đã tạo trong Excel, bạn cần chọn “data” tiếp tục chọn vào mục "Data Validation" trong menu ngữ cảnh.

trong hộp thoại Data Validation, chọn tab "Settings" Chọn Clear All =>> Nhấn OK để hoàn tất

Hướng dẫn chi tiết cách xóa list đã được tạo

Lưu ý khi tạo List thả xuống trong Excel

Khi tạo danh sách thả xuống trong Excel, có một số lưu ý quan trọng để xem xét để đảm bảo rằng danh sách hoạt động hiệu quả và không gây lỗi:

Sau khi tạo danh sách cần kiểm tra lại để chắc chắn mục bạn nhập được hiển thị đầy đủ
Trong danh sách thả xuống, tránh khoảng trống dư thừa hoặc các ký tự không cần thiết
Đảm bảo rằng bạn đã chọn ô mà bạn muốn thêm danh sách thả xuống một cách chính xác. Nếu ô bị ẩn bởi các đối tượng khác hoặc bất kỳ điều gì khác, danh sách sẽ không hiển thị.
Đảm bảo rằng phạm vi của danh sách thả xuống đã được chỉ định chính xác và không trùng lặp giá trị. Nếu bạn để một giá trị trùng lặp trong danh sách, Excel sẽ báo lỗi.
Sắp xếp danh sách thả xuống một cách logic như theo bảng chữ cái, thời gian, hoặc thứ tự số.
Hạn chế quyền chỉnh sửa để ngăn người dùng thêm giá trị mới vào danh sách.
Xem xét danh sách thường xuyên để khi danh sách thay đổi, bạn cần điều chỉnh danh sách thả xuống tương ứng.
Kiểm tra danh sách thả xuống trên nhiều phiên bản Excel

Bằng cách tuân theo các lưu ý này, bạn có thể tạo và quản lý danh sách thả xuống trong Excel một cách hiệu quả và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu nhập.

Như vậy, bài viết đã hướng dẫn cho bạn cách tạo list trong Excel một cách đơn giản và chi tiết nhất. Bằng việc áp dụng những kiến thức này, bạn có thêm một công cụ mạnh mẽ để quản lý và sắp xếp dữ liệu, làm cho công việc của bạn trở nên hiệu quả hơn.