Hướng dẫn tìm dữ liệu trùng trong Excel nhanh nhất

Dữ liệu trùng trong Excel là gì, hướng dẫn các bước tìm dữ liệu trùng trong Excel cùng các lưu ý khi lọc dữ liệu trùng lặp một cách nhanh và chính xác​.

Khi quản lý và phân tích dữ liệu, người dùng thường gặp tình trạng dữ liệu bị trùng lặp do lấy từ nhiều nguồn, cũng như nhập liệu sai sót. Nhưng đừng lo lắng, chúng tôi đã sẵn sàng hướng dẫn bạn cách tìm dữ liệu trùng trong Excel một cách nhanh nhất. Với một số thủ thuật và công cụ mạnh mẽ, bạn có thể làm điều này một cách dễ dàng và tiết kiệm thời gian.

Hãy cùng techtuts khám phá cách thực hiện điều này trong bài viết sau đây

Vì sao cần phải tìm giá trị bị trùng lặp trong Excel?

Vì sao cần xử lý dữ liệu bị trùng lặp trong Excel

Tìm giá trị bị trùng lặp trong dữ liệu là một bước quan trọng trong quá trình làm việc với dữ liệu trong Excel.Dưới đây là một số lý do tại sao việc tìm giá trị trùng lặp là rất cần thiết:

• Chính xác dữ liệu: Dữ liệu trùng lặp có thể dẫn đến sự sai lệch và không chính xác trong các tính toán hoặc báo cáo. Khi tìm và loại bỏ các giá trị trùng lặp, bạn đảm bảo rằng dữ liệu của bạn chính xác nhất.
• Tiết kiệm thời gian: Dữ liệu trùng lặp có thể gây ra sự lãng phí thời gian khi bạn phải xử lý nó trong các bước tiếp theo của quá trình làm việc. Loại bỏ giá trị trùng lặp giúp bạn tiết kiệm thời gian.
• Tăng hiệu suất: Dữ liệu sạch sẽ và không có giá trị trùng lặp giúp tăng hiệu suất làm việc. Bạn có thể thực hiện các phân tích và tính toán một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn.
• Tránh sai sót: Dữ liệu trùng lặp có thể dẫn đến sai sót nghiêm trọng trong các quy trình quản lý dự án, bán hàng, hoặc quản lý kho. Loại bỏ dữ liệu trùng lặp giúp tránh những hậu quả không mong muốn này.
• Làm dữ liệu dễ đọc và dễ hiểu hơn: Dữ liệu không có giá trị trùng lặp thường dễ đọc và dễ hiểu hơn. Điều này làm cho việc chia sẻ dữ liệu với người khác trở nên đơn giản và tránh gây hiểu nhầm.

Tóm lại, việc tìm giá trị bị trùng lặp trong dữ liệu không chỉ giúp đảm bảo tính chính xác và hiệu suất mà còn giúp tránh những vấn đề và sai sót tiềm ẩn.

5 cách tìm dữ liệu trùng lặp trong Excel nhanh nhất

Dưới đây là 5 cách tìm dữ liệu trùng trong Excel một cách nhanh nhất mà bạn hoàn toàn có thể áp dụng thành công:

Sử dụng tính năng Remove Duplicates để kiểm tra trùng lặp

Để sử dụng tính năng Remove Duplicates trong Excel để kiểm tra dữ liệu trùng lặp, bạn có thể làm theo các bước sau:

• Bước 1: Chọn cột hoặc phạm vi cần kiểm tra trùng lặp.
• Bước 2: Trong tab "Data" (hoặc "Dữ liệu" nếu bạn sử dụng phiên bản tiếng Việt), chọn "Remove Duplicates" (hoặc "Loại bỏ bản ghi trùng" nếu sử dụng tiếng Việt).

Hướng dẫn lọc dữ liệu tại Remove Duplicates

• Bước 3: Chọn các cột bạn muốn kiểm tra trùng lặp và bỏ chọn "My data has headers" nếu không có tiêu đề.
• Bước 4: Nhấn "OK" để loại bỏ các giá trị trùng lặp.

Sử dụng Conditional Formatting để tìm dữ liệu trùng trong Excel và xử lý

• Bước 1: Chọn cột hoặc phạm vi cần kiểm tra trùng lặp.
• Bước 2: Trong tab "Home", chọn "Conditional Formatting" > "Highlight Cells Rules" > "Duplicate Values".

Chi tiết các bước hướng dẫn xử lý dữ liệu đang bị trùng lặp

• Bước 3: Chọn màu sắc để đánh dấu giá trị trùng lặp.
• Bước 4: Nhấn "OK" và các giá trị trùng lặp sẽ được đánh dấu.

Sử dụng hàm COUNTIF tìm dữ liệu trùng chuẩn

Hàm COUNTIF là một trong những hàm cơ bản trong Excel mà bạn có thể sử dụng để tìm dữ liệu trùng lặp. Sau đây là các bước thực hiện.

• Bước 1: Tạo một cột mới (hoặc sử dụng một cột bổ sung) để kiểm tra trùng lặp.
• Bước 2: Trong cột này, sử dụng hàm COUNTIF để kiểm tra mỗi giá trị.
• Bước 3: Sử dụng điều kiện để xác định giá trị trùng lặp. Ví dụ: =COUNTIF(C2:C11,”>150”)

Lọc dữ liệu đang bị trùng lặp bằng hàm COUNTIF nhanh và chuẩn xác

• Bước 4: Tìm các giá trị có kết quả COUNTIF lớn hơn 150, đó là các giá trị trùng lặp.

Sử dụng PivotTable loại bỏ dữ liệu trùng

• Bước 1: Chọn toàn bộ dữ liệu hoặc cột chứa dữ liệu cần kiểm tra.
• Bước 2: Trong tab "Insert", chọn "PivotTable".

Hướng dẫn tìm dữ liệu đang bị trùng lọc nhanh nhất bằng PivotTable

• Bước 3: Drag cột dữ liệu cần kiểm tra vào phần "Rows" và phần "Values".
• Bước 4: Giá trị trùng lặp sẽ xuất hiện trong PivotTable.

Sử dụng công cụ Advanced Filter của Excel kiểm tra trùng dữ liệu

Tìm dữ liệu trùng trong Excel bằng Advanced Filter là một cách khác để xác định và lọc ra các giá trị trùng lặp. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể:

• Bước 1: Chắc chắn rằng bạn đã chuẩn bị dữ liệu trong một bảng hoặc phạm vi dữ liệu. Đảm bảo rằng dòng đầu tiên chứa tiêu đề (nếu có).
• Bước 2: Chọn phạm vi dữ liệu mà bạn muốn kiểm tra trùng lặp
• Bước 3: Mở hộp thoại Advanced Filter
  • Trong tab "Data," chọn "Advanced" trong mục "Sort & Filter." Hộp thoại "Advanced Filter" sẽ hiện ra trên màn hình
• Bước 4: Cấu hình Advanced Filter
  • List range (Phạm vi dữ liệu): Trong ô này, nhập phạm vi dữ liệu mà bạn đã chọn trong Bước 2. Ví dụ: Sheet1!$B$2:$B$19 nếu bạn đang kiểm tra cột B.
  • Copy to another location (Sao chép sang vị trí khác): Điều này quan trọng để lọc và hiển thị kết quả. Chọn một ô nơi bạn muốn hiển thị danh sách các giá trị trùng lặp. Ví dụ: nếu bạn muốn hiển thị kết quả bắt đầu từ ô C1, bạn nhập C1 vào ô này.
  • Unique records only (Chỉ bản ghi duy nhất): Bỏ chọn tùy chọn này để lọc dữ liệu trùng lặp.
  • In-place (Trong chỗ): Chọn tùy chọn này nếu bạn muốn lọc dữ liệu ngay trong vùng dữ liệu ban đầu mà bạn đã chọn.

Cách dùng hàm Advanced Filter chuẩn nhất để lọc dữ liệu bị trùng

• Bước 5: Áp dụng Advanced Filter
  • Nhấn nút "OK" trong hộp thoại Advanced Filter. Excel sẽ lọc dữ liệu và hiển thị các giá trị trùng lặp trong vùng bạn đã chọn hoặc trong vị trí bạn đã chỉ định.

Cách này sử dụng tính năng Advanced Filter của Excel để lọc dữ liệu trùng lặp và hiển thị chúng một cách dễ dàng.

Mẹo hay: Để có thể hạn chế tình trạng lặp dữ liệu và phải tìm kiếm các dữ liệu trùng lặp ở các sheet khác nhau mất thời gian, bạn có thể sử dụng cách gộp các sheet trong Excel thành 1 trang sheet rồi sau đó tìm dữ liệu trùng 1 lần sẽ nhanh hơn.

Lưu ý khi tìm dữ liệu trùng trong Excel

Những lưu ý quan trọng khi xử lý dữ liệu bị trùng

Khi tìm dữ liệu trùng lặp trong Excel, techtuts có một số lưu ý quan trọng bạn cần xem xét trước khi tìm và lọc dữ liệu bị trùng lặp:

• Xác định cột hoặc phạm vi dữ liệu mà bạn muốn kiểm tra sự trùng lặp. Xác định lại nơi bạn muốn kiểm tra dữ liệu bị trùng lặp
• Trước khi tìm giá trị trùng lặp, sắp xếp dữ liệu của bạn theo cột để các giá trị trùng lặp nằm cạnh nhau, dễ dàng xác định hơn.
• Khi bạn sử dụng tính năng Remove Duplicates, hãy kiểm tra lựa chọn "My data has headers" nếu dữ liệu của bạn có tiêu đề
• Trước khi loại bỏ giá trị trùng lặp, hãy sao lưu dữ liệu gốc hoặc làm một bản sao của tập tin
• Trước khi xóa giá trị trùng lặp, hãy kiểm tra kỹ dữ liệu bạn sắp xóa để đảm bảo rằng bạn không mất đi thông tin quan trọng
• Đôi khi, dữ liệu có thể trùng lặp vì có một số yếu tố phân biệt nhỏ, như khoảng trắng hoặc ký tự viết hoa và viết thường. Hãy kiểm tra kỹ các yếu tố như này để đảm bảo bạn không bỏ sót bất kỳ giá trị nào.
• Trong một số trường hợp, bạn có thể muốn sử dụng các hàm Excel để xác định các giá trị trùng lặp dựa trên các tiêu chí cụ thể. Các hàm như hàm COUNTIF hoặc VLOOKUP có thể hữu ích trong trường hợp này.

Nhớ rằng việc xử lý dữ liệu trùng lặp đòi hỏi sự cẩn trọng và thận trọng, đặc biệt nếu bạn làm việc với dữ liệu quan trọng.

Trong bài viết này, techtuts.net đã chia sẻ cách tìm dữ liệu trùng trong Excel một cách nhanh chóng và hiệu quả bằng cách sử dụng các công cụ như Remove Duplicates, Conditional Formatting, PivotTable và các công thức COUNTIF và IF. Việc hiểu và áp dụng các phương pháp này không chỉ giúp bạn làm việc với dữ liệu một cách chính xác hơn mà còn tăng cường hiệu suất công việc của bạn.

Nếu các bạn muốn tìm hiểu thêm nhiều thủ thuật trong Excel khác hãy ghé ngay chuyên mục Office của chúng tôi để khám phá ngay nha.