Thủ thuật xóa khoảng trắng trong Excel: Hướng dẫn chi tiết

Cách xóa khoảng trắng trong Excel đơn giản và hiệu giúp bạn xử lý dữ liệu chính xác. Đọc ngay để biết thêm chi tiết về cách sử dụng Find & Replace, TRIM,...

Cách [xóa khoảng trắng trong Excel] được nhiều người dùng quan tâm bởi những khoảng trắng này có thể gây ra nhiều vấn đề, từ việc khó khăn trong phân tích dữ liệu đến sai sót khi lọc dữ liệu. Vậy làm cách nào để xóa những khoảng trắng thừa này một cách hiệu quả? Bài viết này Techtuts sẽ hướng dẫn bạn 4 cách xóa khoảng trắng trong Excel đơn giản và nhanh chóng, giúp bạn xử lý dữ liệu chính xác và chuyên nghiệp.

Tại sao phải xóa khoảng trắng trong Excel?

Tăng tính chính xác: Khoảng trắng có thể làm cho các giá trị giống nhau nhưng có khoảng trắng khác nhau. Ví dụ, "Apple" và "Apple " (có khoảng trắng ở cuối) sẽ được coi là hai giá trị khác nhau. Điều này có thể dẫn đến sai sót trong các phép so sánh hoặc tìm kiếm.
Cải thiện hiệu suất: Khi làm việc với bảng tính lớn, khoảng trắng có thể làm tăng kích thước tệp và làm chậm tốc độ xử lý. Việc xóa khoảng trắng giúp giảm kích thước tệp và cải thiện hiệu suất.
Dễ dàng phân tích dữ liệu: Dữ liệu sạch sẽ giúp dễ dàng hơn trong việc sử dụng các công cụ phân tích như PivotTables, biểu đồ và các công thức. Nếu dữ liệu có khoảng trắng, bạn có thể gặp khó khăn trong việc phân tích.
Tối ưu hóa việc lọc và sắp xếp: Khi bạn lọc hoặc sắp xếp dữ liệu, khoảng trắng có thể làm cho kết quả không chính xác. Ví dụ, nếu bạn sắp xếp một cột có khoảng trắng, các giá trị có thể không được sắp xếp đúng thứ tự.
Chuẩn hóa dữ liệu: Trong môi trường làm việc có nhiều người nhập dữ liệu, khoảng trắng có thể xuất hiện do thói quen khác nhau. Việc xóa khoảng trắng giúp đảm bảo rằng dữ liệu được nhập vào theo một định dạng đồng nhất.

Các cách xóa khoảng trắng trong Excel

Xóa khoảng trắng trong Excel bằng Find & Replace

Để loại bỏ khoảng trắng dư thừa giữa các từ trong Excel, bạn có thể làm theo các bước sau:

Bước 1: Mở file Excel chứa dữ liệu cần xóa khoảng trắng, sau đó nhấn tổ hợp phím “ Ctrl + H ” để mở hộp thoại Find & Replace.

Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H

Bước 2: Trong ô “ Find what ”, nhập một khoảng trắng (bằng cách nhấn phím Space trên bàn phím). Tại ô “ Replace with ”, để trống rồi nhấn “ Replace All ”.

Tại ô Replace with, để trống rồi nhấn Replace All

Bước 3: Một hộp thoại sẽ xuất hiện thông báo quá trình thay thế đã hoàn tất. Nhấn OK để xác nhận và loại bỏ khoảng trắng dư thừa giữa các từ.

Nhấn OK để xác nhận và loại bỏ khoảng trắng dư thừa giữa các từ

Xem thêm: Cách thêm dòng trong Excel đơn giản, nhanh chóng nhất

Xóa khoảng trắng Excel bằng hàm TRIM

Hàm TRIM trong Excel được sử dụng để loại bỏ các khoảng trắng thừa trong một chuỗi văn bản, ngoại trừ khoảng trắng đơn giữa các từ. Hàm TRIM trong Excel có khả năng loại bỏ các khoảng trắng đầu dòng và giữa dòng trong Excel.

Sử dụng hàm TRIM để xóa khoảng trắng trong Excel nhập cú pháp sau:

=TRIM(text)

Trong đó:

text: là ô dữ liệu bạn cần xóa khoảng trắng

Bước 1:

Tạo một cột mới bên cạnh cột dữ liệu cần sửa.

Nhập công thức hàm tại ô tương đương trong cột phụ. Ví dụ, nhập =TRIM(F8) và nhấn “ Enter ”.

Nhập công thức hàm tại ô tương đương trong cột phụ

Công thức sẽ xóa khoảng trắng dư ra bất kỳ trong ô F8.

Tiếp đến, sử dụng chuột kéo thả công thức xuống các ô còn lại của cột phụ để áp dụng cho tất cả các dữ liệu cần sửa.

Lưu ý: Hàm TRIM sẽ giữ nguyên định dạng font và khoảng cách giữa các chữ trong văn bản.

Bước 2: Sao chép cột phụ bằng cách chọn toàn bộ cột phụ và copy (Ctrl + C).

Kết quả xóa khoảng trắng Excel bằng hàm TRIM

Sau đó, dán vào cột chính bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + V dán nội dung từ cột phụ vào cột chính để nhận được dữ liệu đã xóa khoảng trắng.

Lưu ý:

Hàm TRIM chỉ hoạt động với dữ liệu có định dạng Text. Không thể sử dụng cho dữ liệu số hoặc các định dạng đặc biệt.
Nếu bạn có nhiều hàng dữ liệu (hàng trăm đến nghìn hàng), việc kéo thả thủ công có thể mất thời gian. Bạn có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ tự động hóa để xử lý nhanh hơn.

Xóa khoảng trắng bằng hàm SUBSTITUTE

Để loại bỏ toàn bộ khoảng trắng trong Excel bạn có thể dùng hàm SUBSTITUTE, cú pháp hàm SUBSTITUTE như sau:

=SUBTITUTE(text;old_text;new_text;[instance_num])

Trong đó:

Text: Là ô chứa dữ liệu bạn muốn loại bỏ khoảng trắng.
Old_text: Ký tự cũ cần được thay thế (trong trường hợp này là khoảng trắng).
New_text: Ký tự mới sẽ thay thế cho ký tự cũ (ở đây là rỗng).
[instance_num]: Số lần xuất hiện của ký tự cũ mà bạn muốn thay thế bằng ký tự mới ( old_text thành new_text)

Bước 1: Mở file Excel chứa dữ liệu cần xử lý và tạo một cột mới (cột phụ).

Mở file Excel chứa dữ liệu cần xử lý

Bước 2: Tại ô đầu tiên của cột phụ, nhập công thức:

=SUBSTITUTE(ô cần xóa;””;””)

Nhập công thức hàm SUBTITUTE

Sau đó, nhấn “ Enter ”.

Bước 3: Kéo thả chuột vào góc phải dưới của ô vừa nhập công thức để áp dụng cho các ô còn lại trong cột.

Sao chép công thức cho các ô còn lại

Bước 4: Sao chép toàn bộ nội dung của cột phụ.

Sao chép toàn bộ nội dung của cột phụ

Bước 5: Chọn ô đầu tiên của cột dữ liệu cần xóa khoảng trắng.

Chọn ô đầu tiên của cột dữ liệu cần xóa khoảng trắng

Bước 6: Nhấp chuột phải và chọn " Paste Special " (Dán đặc biệt).

Bước 7: Trong cửa sổ “ Paste Special ”, chọn “ Values ” (Giá trị) trong mục “ Paste ” (Dán) rồi nhấn OK.

Chọn "Values" (Giá trị) trong mục "Paste" (Dán)

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím Shift + F10 và sau đó nhấn V để dán giá trị.

Xem thêm: Cách xuống dòng trong Excel, tổng hợp các cách cực dễ hiểu

Những lợi ích của việc xóa khoảng trắng trong Excel

Cải thiện độ chính xác của dữ liệu: Khi bạn xóa khoảng trắng, bạn đảm bảo rằng các phép toán như SUM, AVERAGE, hoặc các hàm tìm kiếm như VLOOKUP hoạt động chính xác hơn. Điều này giúp bạn có được kết quả đáng tin cậy hơn.
Tăng tốc độ xử lý: Bảng tính không có khoảng trắng sẽ nhẹ hơn và dễ dàng xử lý hơn. Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn làm việc với dữ liệu lớn, giúp tiết kiệm thời gian và tài nguyên máy tính.
Dễ dàng tìm kiếm và lọc: Khi dữ liệu được chuẩn hóa, việc tìm kiếm thông tin cụ thể trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn. Bạn có thể sử dụng các công cụ tìm kiếm và lọc mà không lo lắng về các khoảng trắng gây rối.
Nâng cao khả năng báo cáo: Dữ liệu sạch sẽ giúp tạo ra các báo cáo và biểu đồ chính xác hơn. Khi bạn trình bày dữ liệu cho người khác, việc có dữ liệu sạch sẽ giúp bạn truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả hơn.
Giảm thiểu lỗi nhập liệu: Việc xóa khoảng trắng giúp giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi khi nhập liệu hoặc khi sử dụng các công thức. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức trong việc kiểm tra và sửa lỗi.

Việc xóa khoảng trắng trong Excel không chỉ là một bước cần thiết để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu mà còn mang lại nhiều lợi ích trong việc phân tích, báo cáo và xử lý dữ liệu. Bằng cách duy trì dữ liệu sạch sẽ, bạn có thể tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả công việc.

Các lưu ý khi xóa khoảng trắng

Sao chép dữ liệu: Trước khi xóa khoảng trắng, hãy sao chép dữ liệu của bạn để đảm bảo rằng bạn có thể phục hồi dữ liệu nếu có lỗi xảy ra.
Kiểm tra dữ liệu: Sau khi xóa khoảng trắng, hãy kiểm tra dữ liệu của bạn để đảm bảo rằng không có dữ liệu bị mất hoặc bị lỗi.

Kết luận

Bài biết trên của Techtuts hướng dẫn chi tiết về cách xóa khoảng trắng trong Excel bằng các phương pháp hiệu quả như sử dụng hàm TRIM, công cụ Find & Replace..Tùy vào nhu cầu cụ thể, bạn có thể áp dụng phương pháp phù hợp để tối ưu hóa dữ liệu và đảm bảo tính chính xác trong quá trình xử lý.

Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích, giúp công việc trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Đừng quên ghé thăm chuyên mục Office của chúng tôi để khám phá thêm nhiều mẹo vặt và thủ thuật thú vị khác về Excel và các công cụ văn phòng.