Xuống dòng trong Excel, tổng hợp các cách cực dễ hiểu

Xuống dòng trong Excel nhanh chóng nhất là sử dụng phím tắt: Alt + Enter. Cách thực hiện xuống dòng nhanh nhất có những cách nào? Lưu ý khi dùng là gì?

Một trong những kỹ năng cơ bản nhưng vô cùng quan trọng khi làm việc với trang tính đó chính là biết cách xuống dòng trong Excel một cách nhanh chóng và hiệu quả. Trong các tài liệu văn bản thông thường, bạn thường chỉ cần nhấn Enter để xuống dòng, tuy nhiên trong Excel bạn không thể sử dụng phím Enter để thực hiện xuống dòng.

Vì vậy, trong bài viết này, techtuts sẽ giới thiệu cho bạn một số cách xuống dòng Excel một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Lợi ích khi xuống dòng trong Excel

Lợi ích khi thực hiện xuống dòng trong trang tính Excel

Việc xuống dòng trong Excel không chỉ giúp tăng khả năng đọc và hiểu dữ liệu mà còn tổ chức thông tin một cách logic và có cấu trúc. Bằng cách phân chia nội dung thành các dòng, người dùng có thể dễ dàng nhận biết các mục và thông tin quan trọng hơn.

Đồng thời, việc sử dụng xuống dòng cũng giúp hiển thị đầy đủ nội dung trong các ô dài mà không làm mất thông tin. Ngoài căn chỉnh dòng Excel, việc xuống dòng còn giúp tạo ra bố cục đẹp mắt cho bảng tính, làm cho việc in và chia sẻ dữ liệu trở nên chuyên nghiệp hơn.

Xuống dòng bằng phím tắt trong trang tính Excel

Bạn có thể sử dụng phím tắt trong Excel để xuống dòng một cách nhanh chóng. Phím tắt phổ biến nhất để xuống dòng Excel là: Alt + Enter

Sử dụng phím tắt Alt + Enter xuống dòng nhanh chóng

Khi bạn đặt con trỏ trong ô cần xuống dòng và nhấn Alt và sau đó nhấn Enter, Excel sẽ thêm một dòng mới vào ô đó và di chuyển con trỏ xuống dòng mới.

Việc sử dụng phím tắt này giúp tiết kiệm thời gian và là một cách tiện lợi để tổ chức dữ liệu trong bảng tính của bạn.

Đối với những người sử dụng thiết bị máy tính macOS bạn sử dụng phím tắt: Command + Enter

Xuống dòng bằng Wrap Text trong trang tính Excel

Trong Excel, chức năng Wrap Text cho phép bạn tự động xuống dòng nội dung trong một ô khi nó quá dài để hiển thị trên một dòng. Điều này làm cho nội dung trong ô được hiển thị hoàn chỉnh mà không cần phải thay đổi chiều rộng của ô.

Để sử dụng Wrap Text bạn làm theo các bước hướng dẫn như sau:

Bước 1: Chọn ô hoặc các ô mà bạn muốn áp dụng Wrap Text để xuống dòng

Bước 2: Nhấn chuột phải và chọn "Format Cells" từ menu ngữ cảnh.

Chọn vào mục Format Cells từ menu ngữ cảnh

Bước 3: Trong Format Cells, chuyển tab "Alignment"

Chuyển sang tab Alignment từ menu Format Cells

Bước 4: Đánh dấu vào ô "Wrap text" sau đó nhấn “OK” để áp dụng.

Tích chọn vào ô Wrap Text trong hộp thoại Format Cells

Hoặc, bạn cũng có thể sử dụng phím tắt: Ctrl + Alt + Enter để kích hoạt chức năng Wrap Text cho ô hiện tại và có thể nhấn chọn tab “Home” ->> và chọn vào “Wrap Text”

Hoặc chọn vào tab home và chọn vào Wrap Text

Khi Wrap Text được kích hoạt, nội dung trong ô sẽ tự động xuống dòng để hiển thị toàn bộ mà không làm mất dữ liệu hoặc làm thay đổi kích thước của ô.

Xem thêm: Cách thêm dòng trong Excel đơn giản, nhanh chóng nhất

Xuống dòng bằng cách căn lề Justify trong Excel

Cách tiếp theo bạn có thể sử dụng để xuống dòng trong Excel là thực hiện bằng Justify. Các bước thực hiện bằng căn lề Justify để xuống dòng như sau:

Bước 1: Chọn vào ô cần căn lề và nhấn chuột phải chọn vào “Format Cells”

Chọn vào mục Format Cells trong Excel

Bước 2: Sau đó hộp thoại Format Cells ->> chọn vào tab “Alignment” ->> trong mục Text Alignment chọn vào phần “Justify” ->> Cuối cùng nhấn OK để hoàn tất việc xuống dòng.

Kéo lên và chọn vào mục Justify trong Alignment

Xuống dòng bằng Find & Replace trong trang tính Excel

Đối với trường hợp bạn muốn xuống dòng trong Excel sau một ký tự cụ thể nào đó, thì bạn có thể sử dụng Find & Replace. Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Bôi đen toàn bộ nội dung bạn muốn xuống dòng, sau một ký tự cụ thể nào đó

Bôi đen toàn bộ nội dung muốn xuống dòng Excel

Bước 2: Sau đó bạn chọn vào tab “Home” ->> chọn tiếp vào “Find & Replace” ->> tiếp tục chọn vào “Replace…”

Chọn vào Replace… trong Find & Replace

Bước 3: Trong tab Replace, tại mục Find what bạn điền ký tự cố định trong trang tính. Và tại mục Replace with nhấn tổ hợp phím “Ctrl + J”. Và nhấn Replace

Nhấn tổ hợp phím Ctrl + J để Replace

Xem thêm: Xóa dòng trống trong Excel dễ thực hiện ai cũng làm được

Xuống dòng bằng hàm TRIM, SUBSTITUTE, CHAR trong Excel

Hàm sử dụng để xuống dòng trong trang tính

Mặc dù TRIM, SUBSTITUTE và CHAR không phải là các hàm cơ bản trong Excel nhưng những hàm này được sử dụng khá phổ biến trong văn phòng để thực hiện tác vụ xuống dòng. Cú pháp cụ thể của những hàm này như sau:

• Cú pháp hàm TRIM: =TRIM(Text)

• Cú pháp hàm SUBSTITUTE như sau: =SUBSTITUTE(text, old_text, new_text, [instance_num])

Trong đó:

Text: Là chuỗi văn bản mà bạn muốn thay thế một phần của nó.

Old_text: Là chuỗi con mà bạn muốn thay thế.

New_text: Là chuỗi mà bạn muốn thay thế vào vị trí của old_text.

[Instance_num]: Là số lần xuất hiện của old_text mà bạn muốn thay thế

• Cú pháp hàm CHAR: =CHAR(number)

Xuống dòng bằng Excel trên điện thoại IOS và Android

Trong ứng dụng Excel trên cả iOS và Android, bạn có thể thêm xuống dòng vào một ô bằng cách sử dụng tính năng xuống dòng. Dưới đây là cách thực hiện trên cả hai nền tảng:

Bước 1: Mở tệp Excel và chọn ô mà bạn muốn thêm xuống dòng.

Bước 2: Nhấn vào phím mũi tên ở góc bên phải của điện thoại

Nhìn vào cuối màn bên phải chọn vào mũi tên

Bước 3: Chọn vào tab “Home” ->> chọn tiếp vào “Ngắt dòng văn bản” để xuống dòng Excel

Chọn vào mục Ngắt dòng văn bản trong Excel

Các lưu ý khi sử dụng xuống dòng trong Excel

Khi bạn áp dụng các cách trên để xuống dòng Excel chắc chắn trong quá trình thực hiện bạn sẽ gặp một số lỗi cơ bản không đáng có. Để phòng tránh các lỗi cho những lần sau dưới đây là một số lưu ý quan trọng:

• Khi bạn thêm xuống dòng vào một ô, hãy để ô đó đủ rộng để hiển thị tất cả nội dung. Nếu ô không đủ rộng, bạn có thể cần điều chỉnh kích thước của ô để hiển thị đầy đủ nội dung.
• Xuống dòng có thể ảnh hưởng đến cách hiển thị dữ liệu trong Excel. Bạn có thể chọn căn chỉnh dòng, cột hoặc các ô xung quanh để làm cho dữ liệu trở nên dễ đọc và dễ hiểu hơn.
• Sử dụng kiểm tra dữ liệu trong Excel có được xuống dòng một cách hợp lý không
• Việc xuống dòng có thể ảnh hưởng đến các công thức tính toán hàm trong Excel nên bạn hãy kiểm tra lại sau khi sử dụng các cách xuống dòng trên
• Khi sao chép hoặc di chuyển dữ liệu, hãy chú ý đến cách dữ liệu được sao chép và di chuyển để không bị sai nội dụng trong trang tính hoặc mắc lỗi không hiển thị nội dung trong Excel.

Những lưu ý trên sẽ giúp bạn sử dụng các phương pháp xuống dòng một cách hiệu quả và đảm chính xác nhất.

Như vậy, bài viết bên trên techtuts.net đã chia sẻ cho bạn một số lợi ích khi sử dụng áp dụng xuống dòng trong Excel và các phương pháp xuống dòng thực hiện đơn giản nhất.

Chào tạm biệt và hẹn gặp lại các bạn trong những bài viết tiếp theo của chuyên mục Office của techtuts.net để cùng nhau tìm hiểu thêm nhiều thủ thuật Excel hữu ích và tiện lợi khác nha.