Tăng tốc hiệu suất với hàm tách chuỗi trong Excel

Tìm hiểu cách sử dụng hàm tách trong Excel để giúp bạn xử lý các dữ liệu nhanh chóng và tối ưu nhất. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn chi tiết và ví dụ minh họa dễ hiểu.

Hàm tách chuỗi là một phương pháp giúp bạn xử lý nhanh chóng các dữ liệu một cách hiệu quả hơn. Cách tách chữ trong chuỗi giúp bạn tiết kiệm thời gian không cần phải thực hiện thủ công từng cột thông tin. Trong bài viết sau đây, hãy cùng Techtuts đi sâu vào các hàm công thức tách chuỗi trong excel bạn nhé

Hàm tách chuỗi trong Excel là gì?

Trong Excel, tách chuỗi là một kỹ thuật rất hữu ích được sử dụng nhằm xử lý và phân tích dữ liệu dạng văn bản. Cắt chuỗi giúp bạn chia nhỏ các giá trị văn bản trong một ô thành nhiều phần riêng biệt theo một quy tắc hoặc ký tự nhất định mà bạn mong muốn (ví dụ: dấu phẩy, khoảng trắng, dấu gạch ngang).

Định nghĩa hàm cắt chuỗi

Mục đích của việc tách chuỗi trong Excel

• Phân loại dữ liệu: Giả sử bạn có một cột chứa họ và tên trong cùng một ô, bạn có thể tách họ và tên ra thành hai cột riêng biệt để dễ dàng xử lý và sắp xếp.
• Xử lý dữ liệu nhập: Khi dữ liệu được nhập vào dưới dạng văn bản kết hợp nhiều thông tin (ví dụ: địa chỉ email chứa tên người dùng và tên miền), bạn có thể tách chúng ra để phân tích chi tiết.
• Trích xuất thông tin cụ thể: Bạn có thể trích xuất phần thông tin cần thiết từ chuỗi dài (ví dụ: tách mã sản phẩm ra khỏi chuỗi mô tả sản phẩm).
• Chuẩn hóa dữ liệu: Dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau thường cần được chuẩn hóa. Việc tách các thành phần như ngày, tên, địa chỉ có thể giúp đồng nhất dữ liệu.
• Phân tích và báo cáo: Sau khi tách chuỗi, bạn có thể sử dụng các phần dữ liệu tách rời để tạo ra các báo cáo phân tích chuyên sâu.

Cách sử dụng hàm công thức chữ trong Excel - Hàm LEFT

LEFT: là hàm trích xuất số ký tự từ bên trái chuỗi qua

Công thức: =LEFT(text, num_chars)

Trong đó:

• Text: là chuỗi ký tự mà bạn muốn tách ra khỏi chuỗi
• Num_chars: là số kí tự bạn muốn lấy từ bên trái, đảm bảo đó là một số tự nhiên lớn hơn hoặc bằng 0.

Ví dụ minh họa: Tách 2 chữ ký tự đầu tiên trong mã nhân viên của một doanh nghiệp bằng bằng hàm tách chuỗi Text trong Excel:

• Bước 1: Mở file Excel chứa dữ liệu cần tách chữ trong chuỗi
• Bước 2: Chọn vào ô Excel muốn nhận kết quả
• Bước 3: Nhập hàm công thức: “=LEFT(A2,2)” vào ô được lựa chọn.

Trong đó, A2 là ô chứa mã nhân viên. Số 2 là tổng số ký tự tính từ trái qua phải cần được tách

• Bước 4: Kết quả thu được là: SO (phần chữ của mã nhân viên cần tìm)

Ví dụ minh họa hàm LEFT

Cách tách chuỗi dữ liệu trong Excel bằng hàm RIGHT

RIGHT: là hàm trích xuất số ký tự từ bên phải sang bên trái của chuỗi

Công thức: =RIGHT(text, num_chars)

Trong đó:

• Text: xâu ký tự bạn muốn tách
• num_chars: số ký tự bạn muốn lấy ra khỏi chuỗi tính từ bên phải sang

Ví dụ minh họa: Tách 3 ký tự chữ số cuối cùng trong mã số nhân viên của doanh nghiệp A bằng cách sử dụng hàm RIGHT

• Bước 1: Chọn vào ô trong Excel mà bạn muốn lấy ký tự số.
• Bước 2: Nhập công thức “=RIGHT(A2; 3)” vào ô trống đã chọn. Trong đó A2 là tất cả mã số của nhân viên. Số 3 là lượng ký tự số muốn tách đếm từ bên phải mã số qua.
• Bước 3: Kết quả nhận được là: 123 (phần số của mã số nhân viên).

Cách sử dụng hàm Right

Cách cắt chuỗi bằng hàm MID dễ hiểu

MID: là hàm dùng để trích xuất một phần của chuỗi bắt đầu từ vị trí cụ thể ở giữa chuỗi, từ điểm bắt đầu đến điểm kết thúc

Công thức: =MID(text, start_num, num_chars)

• text: Chuỗi ký tự mài bạn muốn cắt khỏi chuỗi.
• start_num: Vị trí bắt đầu của chuỗi con cần tách ký tự trong chuỗi
• num_chars: Số ký tự bạn muốn cắt tính từ start_num

Ví dụ minh họa: Cắt 2 ký tự trong mã số nhân viên bắt đầu từ ký tự thứ 3 bằng cách sử dụng hàm MID:

• Bước 1: Chọn ô trống trong Excel cần hiển thị kết quả
• Bước 2: Nhập công thức “=MID(A2; 3; 2)” vào ô.

Trong đó A2 là mã nhân viên cần . Số 3 chỉ vị trí ký tự đầu tiên cần tác, 2 là số lượng ký tự được tách tính từ vị trí thứ 3.

• Bước 3: Kết quả sau khi tách chữ trong Excel: 12 là các ký tự được cắt khi dùng hàm MID.

Trình tự các bước thực hiện hàm MID

Lưu ý:

• Start_num bắt buộc phải lớn hơn 0, nếu cho bằng 1 thì kết quả tính của hàm MID và hàm LEFT sẽ tương đương nhau.
• So với hàm RIGHT và hàm LEFT thì tách chuỗi bằng hàm MID sẽ linh hoạt và tối ưu hơn nhiều.

Hàm SEARCH - Kết hợp hàm tách chuỗi trong Excel

SEARCH: là hàm được sử dụng để tìm kiếm vị trí của một từ hay một ký tự cụ thể trong chuỗi ký tự

Công thức: =SEARCH(find_text; within_text; [start_num])

Trong đó:

• find_text: (Bắt buộc) Chuỗi con bạn muốn tìm kiếm trong chuỗi
• within_text: (Bắt buộc) Chuỗi mà bạn muốn tìm kiếm chuỗi con để tách chữ
• start_num: (Tùy chọn) Vị trí bắt đầu tìm kiếm trong chuỗi within_text. Nếu không được chỉ định, Excel mặc định tìm kiếm từ ký tự đầu tiên (vị trí 1).

Ví dụ minh họa: Tách các ký tự trước “@” trong các loại gmail được cho bằng cách kết hợp hàm LEFT và SEARCH.

• Bước 1: Xác định vị trí của chữ '@' qua hàm SEARCH từ đó suy ra được vị trí của ký tự đứng trước '@'. Kết hợp LEFT để phần chữ tới vị trí đã được xác định.
• Bước 2: Chọn 1 ô cần điền kết quả ký tự sau khi tách
• Bước 3: Nhập vào công thức trong ngoặc vào ô trống “ =LEFT(A2; SEARCH(“@”; A2) -1) ”. Trong đó A2 là thông tin gmail có giá trj đủ thông tin. SEARCH(“ @ ”; A2) giúp tìm kiếm vị trí của “@” trong gmail. Nếu vị trí đó ra trừ 1 sẽ nhận được vị trí cần cắt trước ký tự “@”.

Ví dụ minh họa hàm SEARCH

• Bước 4: Nhận kết quả thu được ở ô nhận kết quả: dienthoaivui

Kết quả thu được

KẾT LUẬN

Trên đây là những cách cắt chữ trong Excel vô cùng đơn giản và dễ hiểu. Hy vọng rằng từ những thông tin về hàm tách chuỗi và ví dụ minh hoạ cụ thể, bạn có thể nhanh chóng áp dụng các hàm công thức này vào dữ liệu Excel hiệu quả.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách sử dụng hàm cắt chuỗi và các hàm khác trong Excel, hãy tham khảo các bài viết hướng dẫn chi tiết trên Techtuts.net.