Hướng dẫn sử dụng hàm VLOOKUP với hàm IF trong Excel

Kết hợp hàm VLOOKUP với hàm IF trong Excel có thể giúp bạn thực hiện các tác vụ tìm kiếm và kiểm tra điều kiện một cách linh hoạt, xem chi tiết tại đây.

Hàm VLOOKUP kết hợp hàm IF là một sự kết hợp hoàn hảo giúp bạn thực hiện tác vụ một cách chuyên nghiệp giữa việc thực hiện việc tìm kiếm và kiểm tra dữ liệu. Trong bài viết này, Techtuts sẽ mang đến các kiến thức bổ ích về sự kết hợp giữa hai hàm và các ví dụ dễ hiểu trong Excel.

Hàm VLOOKUP

Hàm VLOOKUP là một hàm trong Excel dùng để tìm kiếm và truy xuất dữ liệu theo chiều dọc. Khi bạn muốn tìm một giá trị trong cột bất kì của bảng và đưa về giá trị tương đương từ một cột khác trong cùng hàng.

Cú pháp của hàm VLOOKUP:

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Trong đó:

• lookup_value: Giá trị cần tìm kiếm trong cột đầu tiên của bảng.
• table_array: Bảng dữ liệu mà bạn muốn tìm kiếm
• col_index_num: Số thứ tự của cột chứa giá trị bạn muốn đưa về, tính từ bảng chứa cột đầu tiên (cột chứa lookup_value là cột 1).
• range_lookup: Là giá trị TRUE hoặc FALSE.
  • TRUE: Tìm giá trị gần đạt chuẩn
  • FALSE: Tìm giá trị chính xác.

Ví dụ: Giả sử bạn có một bảng như sau:

Nếu bạn muốn tra cứu giá của mặt hàng có mã "002", bạn có thể dùng hàm VLOOKUP như sau: =VLOOKUP("002", A2:C4, 3, FALSE)

Hàm này sẽ tìm kiếm mã "002" trong cột Mã hàng và trả về giá trị trong cột thứ 3 (cột Giá), kết quả là 10.

Hàm IF

Hàm IF trong Excel là một hàm logic dùng để kiểm tra điều kiện, sau đó trả về một giá trị nếu điều kiện đúng và trả về giá trị khác nếu điều kiện sai. Đây là một trong những hàm phổ biến hay được mọi người sử dụng và quan trọng nhất trong Excel để xử lý các tình huống chứa điều kiện cần thỏa mãn.

Cú pháp của hàm IF:

IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false])

Trong đó:

• logical_test: Biểu thức logic mà bạn muốn kiểm tra
• value_if_true: Nếu điều kiện đúng thì giá trị được đưa về
• value_if_false: Nếu điều kiện sai thì giá trị được trả về

Ví dụ: Giả sử ô A1 chứa giá trị 15, và bạn muốn kiểm tra xem giá trị này có lớn hơn 10 hay không.

Sử dụng công thức: =IF(A1 > 10, "Lớn hơn 10", "Không lớn hơn 10")

• Nếu giá trị trong ô A1 lớn hơn 10, hàm sẽ trả về "Lớn hơn 10".
• Nếu không, nó sẽ trả về "Không lớn hơn 10".

Các trường hợp cần sử dụng việc kết hợp hàm IF và VLOOKUP

• Khi cần kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu trước khi tra cứu
• Khi cần xử lý lỗi #N/A từ hàm VLOOKUP
• Khi cần tùy chỉnh kết quả trả về dựa trên điều kiện IF
• Khi cần thay đổi kết quả tra cứu theo ngữ cảnh
• Khi cần phân loại kết quả tra cứu
• Khi cần kiểm tra sự tồn tại của dữ liệu
• Khi muốn tránh tính toán phức tạp không cần thiết

Cách sử dụng hàm VLOOKUP kết hợp hàm IF nhiều điều kiện

Sự kết hợp giữa hàm VLOOKUP và hàm IF nhiều điều kiện được thể hiện thông qua hai dạng đó là: Hàm IF kết hợp VLOOKUP và Hàm VLOOKUP kết hợp hàm IF. Dưới đây là cú pháp và hướng dẫn sử dụng hàm Vlookup kết hợp hàm IF

Hàm IF lồng hàm VLOOKUP

Sự kết hợp giữa hàm IF và hàm VLOOKUP cho phép bạn thực hiện các phép kiểm tra sự phức tạp dựa trên kết quả hàm VLOOKUP. Thông thường, bạn sẽ sử dụng VLOOKUP để tra cứu giá trị và sau đó dùng IF để kiểm tra hoặc xử lý kết quả.

Cú pháp: =IF(VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Trong đó:

• VLOOKUP: Tra cứu một giá trị từ bảng.
• IF: Dùng để kiểm tra kết quả tra cứu đó và đưa ra quyết định.
• Lookup_value: Giá trị ô, văn bản mà bạn đang cần tìm.
• Table_array: Phạm vi ô hoặc vùng dữ liệu cần tìm kiếm.
• Col_index_number: Số lượng cột mà bạn muốn giá trị được đưa về
• Col_index_number:: Tham số True/False, nhận kết quả chính xác, dữ liệu tương đương.

Ví dụ minh họa: Cách kiểm tra xem James có đủ điều kiện cơ sở để có thể nhận thêm tiền thưởng không?

• Bước 1: Tạo ô mới chứa kết quả cần tìm kiếm
• Bước 2: Nhập công thức sau: =IF(VLOOKUP(E3,B3:C9,FALSE)>10000,”Yes”,”No”)
• Bước 3: Nhận kết quả là: “ Yes ”

Ví dụ minh họa hàm IF kết hợp hàm VLOOKUP

Hàm VLOOKUP lồng hàm IF

Cách sử dụng: Để lồng hàm IF bên trong hàm VLOOKUP, bạn có thể sử dụng hàm IF để thay đổi giá trị tìm kiếm, hoặc thay đổi cột trả về của VLOOKUP dựa trên điều kiện nào đó.

Cú pháp 1: Kết hợp VLOOKUP và hàm IF để trả về giá trị TRUE/FALSE hoặc 1 và 0

Bài tập excel hàm vlookup kết hợp hàm if: Dưới đây là bảng số liệu thể hiện danh sách mặt hàng được liệt kê thông qua cột A và số lượng sản phẩm ở cột B. Bạn đang cần kiểm tra cho người dùng mặt hàng ở cột E1 số lượng mặt hàng còn hay hết.

• Bước 1: Mở file Excel chứa dữ liệu và tạo ô cần kiểm tra
• Bước 2: Nhập hàm VLOOKUP sau: =VLOOKUP(E1,$A$2:$B$10,2,FALSE)
• Bước 3: Kết hợp hàm IF để tự động hệ thống sẽ so sánh kết quả hàm VLOOKUP. Nếu kết quả trả về là 9 hoặc “ Yes ”, nếu giá trị này bằng 0 và kết quả là “ No ”, nếu không đúng:

=IF(VLOOKUP(E1,$A$2:$B$10,2,FALSE)=0,”No”,”Yes”)

Ví dụ minh họa sự kết hợp VLOOKUP và hàm IF

Cú pháp 2: Dùng để so sánh giá trị

Bài tập excel hàm vlookup kết hợp hàm if: Khi bạn cần nhập lượng hàng nước giải khát nhỏ hơn 10. Như vậy, bạn cần nhập trạng thái các loại nước bằng cách kết hợp hàm VLOOKUP trong Excel để so sánh giá trị mà bạn cần

• Bước 1: Mở file Excel chứa dữ liệu và tạo ô cần so sánh
• Bước 2: Nhập cú pháp vào ô vừa tạo:

=IF(VLOOKUP(E1,$A$2:$B$7;2;0)<10;’Cần nhập hàng’;’Không’)

• Bước 3: Nhận kết quả cần so sánh

Kết quả sau khi sử dụng hàm VLOOKUP kết hợp hàm IF

Lợi ích của việc kết hợp hàm VLOOKUP và hàm IF

Việc kết hợp hai hàm VLOOKUP và IF trong Excel mang lại nhiều lợi ích cho bạn trong việc xử lý và phân tích dữ liệu. Sau đây là những lợi ích tuyệt vời khi kết hợp hai hàm này:

Kết hợp điều kiện trước khi tìm kiếm dữ liệu

Hàm IF có thể được sử dụng để kiểm tra các điều kiện cụ thể trước khi hàm VLOOKUP thực hiện tìm kiếm. Ví dụ, bạn có thể kiểm tra xem giá trị tìm kiếm có hợp lệ hay không trước khi dùng VLOOKUP để tra cứu dữ liệu trong bảng.

Ví dụ:

=IF(A1="", "Không có dữ liệu", VLOOKUP(A1, B2:C10, 2, FALSE))

Trong ví dụ này, IF kiểm tra xem ô A1 có trống không. Nếu trống, kết quả trả về là " Không có dữ liệu ". Nếu không trống, VLOOKUP sẽ thực hiện tra cứu.

Xử lý kết quả không tìm thấy

Hàm VLOOKUP sẽ trả về lỗi #N/A nếu không tìm thấy giá trị cần tra cứu. Kết hợp với hàm IF, bạn có thể kiểm tra và xử lý các trường hợp này một cách dễ dàng, giúp bảng dữ liệu của bạn trở nên trực quan và chuyên nghiệp hơn.

Ví dụ:

=IF(ISNA(VLOOKUP(A1, B2:C10, 2, FALSE)), "Không tìm thấy", VLOOKUP(A1, B2:C10, 2, FALSE))

Ở đây, IF kiểm tra xem VLOOKUP có trả về lỗi #N/A hay không. Nếu có, nó sẽ trả về thông báo " Không tìm thấy "; nếu không, kết quả từ VLOOKUP sẽ được hiển thị.

Cải thiện hiệu suất xử lý dữ liệu

Khi kết hợp IF và VLOOKUP, bạn có thể lọc dữ liệu trước khi thực hiện các thao tác tính toán phức tạp. Điều này giúp cải thiện hiệu suất, đặc biệt với các bảng dữ liệu lớn hoặc các phép tính phức tạp.

Các lỗi thường gặp phải khi hàm IF kết hợp VLOOKUP

Lỗi #VALUE!

Lỗi này xuất hiện khi hàm gặp một giá trị không hợp lệ trong quá trình xử lý.

Nguyên nhân:

• Hàm VLOOKUP trả về một giá trị mà hàm IF không thể xử lý được.
• Đối số trong hàm IF hoặc VLOOKUP có kiểu dữ liệu không đúng (ví dụ: chuỗi so sánh với số).

Cách khắc phục:

• Kiểm tra lại cú pháp của cả hai hàm và đảm bảo rằng các giá trị đầu vào có kiểu dữ liệu phù hợp.
• Đảm bảo rằng lookup_value và các điều kiện trong hàm IF đều hợp lệ.

Minh họa lỗi #VALUE!

LỗI #N/A

Lỗi này xảy ra khi hàm VLOOKUP không tìm thấy giá trị mà bạn đang cố tra cứu.

Nguyên nhân:

• Giá trị tra cứu (lookup_value) không tồn tại trong cột đầu tiên của bảng.
• Phạm vi dữ liệu trong table_array không bao gồm giá trị cần tìm.
• Đối số range_lookup được đặt là FALSE nhưng không có giá trị nào chính xác để khớp.

Cách khắc phục:

• Đảm bảo rằng giá trị tra cứu (lookup_value) thực sự tồn tại trong cột đầu tiên của bảng.
• Kiểm tra phạm vi của bảng dữ liệu (table_array) đã bao gồm tất cả các giá trị bạn cần tra cứu.
• Nếu sử dụng đối số range_lookup là FALSE, đảm bảo giá trị tra cứu khớp chính xác.

Lỗi xảy ra khi kết hợp hàm VLOOKUP và hàm IF trong Excel

KẾT LUẬN

Qua bài viết này, hi vọng bạn đã hiểu và nắm chắc kiến thức về cách sử dụng hàm VLOOKUP kết hợp hàm IF với những thông tin vô cùng hữu ích và ví dụ minh họa chi tiết, dễ hiểu.

Hãy tham khảo các bài viết hướng dẫn khác vô cùng chi tiết và tường tận trên Techtuts.net nếu bạn muốn làm chủ kiến thức Excel, tạo thêm cơ hội việc làm nhé.