5 Thủ thuật sử dụng hàm đếm số lượng trong Excel dễ hiểu

Khám phá các hàm đếm số lượng trong Excel giúp tăng hiệu suất làm việc của bạn. Tìm hiểu cách sử dụng COUNT, COUNTA, COUNTIF...để xử lý dữ liệu nhanh chóng.

Các hàm đếm số lượng trong Excel là một trong những công cụ đắc lực giúp bạn có thể dễ dàng tính toán số liệu một cách nhanh chóng và chính xác tuyệt đối. Tuy nhiên không phải ai cũng nắm được hết các hàm đếm này.

Chinh vì vậy, trong bài viết dưới đây Techtuts sẽ tổng hợp tất cả các hàm đếm số lượng trong Excel giúp bạn đếm dữ liệu nhanh chóng chỉ trong vài thao tác cùng tham khảo nhé!

Các loại hàm đếm số lượng trong Excel

Để thống kê số lượng các dữ liệu và đối tượng trong một bảng tính Microsoft Excel cung cấp 5 loại hàm đếm khác nhau tùy thuộc vào mục đích sử dụng, bao gồm:

Hàm COUNT: Đếm số lượng các ô chứa giá trị số trong phạm vi được
Hàm COUNTIFS: Đếm các ô đáp ứng nhiều điều kiện cụ thể trong các phạm vi tương ứng.
Hàm COUNTA: Đếm số lượng ô không trống
Hàm COUNTBLANK: Đếm số lượng ô trong phạm vi được chỉ định không chứa giá trị nào cả.

Hướng dẫn sử dụng các hàm đếm số lượng trong Excel

Ngay bên dưới đây là một số hàm đếm số lượng phổ biến trong Excel mà techtuts đã tổng hợp được, mời các bạn cùng xem qua nhé.

Hàm COUNT

Hàm COUNT là một trong những hàm cơ bản trong Excel được sử dụng nhiều nhất với mục đích để đếm số lượng ô có chứa dữ liệu số trong một phạm vi cụ thể. Để sử dụng hàm COUNT trong Excel, áp dụng cú pháp:

=COUNT(Value1, Value2,….)

https://techtuts.net/ham-co-ban-trong-excel-476.html

Value1: Là giá trị đầu mà bạn muốn đếm
Value2: Là giá trị không bắt buộc

Lưu ý:

Value2: Bạn có thể trong giới hạn là 255 dữ liệu nhưng chúng phải thuộc phạm vi dữ liệu bạn chọn ban đầu.

Hàm COUNTIF

Hàm Countif dùng để đếm số lượng các ô để thỏa mãn 1 điều kiện trong một phạm vi cụ thể. Để sử dụng hàm COUNTIF trong Excel, áp dụng cú pháp:

=COUNTIF(range, criteria)

Trong đó:

Range: Là phạm vi dữ liệu mà bạn muốn đếm.
Criteria: Là điều kiện mà bạn muốn áp dụng để đếm các ô trong phạm vi dữ liệu.

Ví dụ: Cho bảng thống kê số lượng tồn của các mặt hàng như hình bên dưới. Yêu cầu đếm số lượng có bao nhiêu mặt hàng còn tồn trên 150 sản phẩm.

Điều kiện duy nhất ở đây: Mặt hàng có số lượng tồn > 150 sản phẩm, sử dụng cú pháp sau:

=COUNTIF(C2:C11,">150")

Hướng dẫn sử dụng hàm đếm COUNTIF

Đặc biệt: Đối với hàm COUNTIF, bạn có thể dùng các ký tự đại diện “ ? ” và “ * ” trong các trường hợp sau:

Ký tự " ? " đại diện cho một ký tự bất kỳ trong chuỗi.
Ký tự " * " đại diện cho một chuỗi bất kỳ (bao gồm cả chuỗi rỗng).

Hàm COUNTIFS

Đếm các ô đáp ứng từ 2 điều kiện cụ thể trong các phạm vi tương ứng. Để sử dụng hàm COUNTIFS trong Excel, áp dụng cú pháp:

=COUNTIFS(range1, criteria1, range2, criteria2,...)

Trong đó:

range1, range2,... :Là các phạm vi dữ liệu mà bạn muốn đếm
criteria1, criteria2,... :Là các điều kiện tương ứng với từng phạm vi dữ liệu

Hàm COUNTIFS rất hiệu quả khi bạn cần đếm số ô trong một phạm vi hoặc nhiều phạm vi thỏa mãn nhiều điều kiện đồng thời. Hàm COUNTIFS cho phép bạn phân tích và tổng hợp dữ liệu một cách chi tiết và chính xác dựa trên nhiều tiêu chí, giúp bạn đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu một cách hiệu quả hơn.

Lưu ý: Hàm COUNTIFS cho phép sử dụng tối đa 127 dãy các ô để đếm và tối đa 127 điều kiện để đếm.

Ví dụ: Cho bảng thống kê số lượng tồn của các mặt hàng như hình bên dưới. Yêu cầu đếm số lượng có bao nhiêu mặt hàng còn tồn trên 150 sản phẩm tại kho 1

Điều kiện ở đây: Mặt hàng có số lượng tồn > 150 sản phẩm và phạm vi là kho 1, sử dụng cú pháp sau:

=COUNTIF(C2:C11,">150",D2:D11,"1")

Hướng dẫn sử dụng hàm đếm COUNTIFS

Xem thêm: Cách sử dụng hàm INDEX trong Excel kèm ví dụ cụ thể

Hàm COUNTA

Hàm COUNTA được sử dụng để đếm số lượng các ô không trống (các ô chứa giá trị chuỗi và số) trong một vùng dữ liệu cụ thể đã chọn. Hàm COUNTA đếm các ô có chứa bất kỳ giá trị nào, không phân biệt kiểu dữ liệu, trong phạm vi được chọn. Để đếm số lượng, bạn thực hiện nhập theo cú pháp sau:

=COUNTA(value1, value2, ...)

Trong đó:

value1, value2,... là các giá trị hoặc phạm vi dữ liệu mà bạn muốn đếm số lượng ô không trống

Lưu ý:

Trong Excel phiên bản 2007 trở đi, hàm COUNTA có thể xử lý tối đa 255 ô. Ngược lại, trong các phiên bản Excel 2003 và cũ hơn, hàm này chỉ có thể đếm tối đa 30 ô.

Ví dụ: Cho bảng danh sách thống kê tình trạng nộp bài của sinh viên như hình bên dưới. Yêu cầu đếm số lượng có bao nhiêu học sinh đã nộp bài tập về nhà.

Sử dụng hàm COUNTA để đếm số lượng học sinh đã nộp bài là các ô đã điền link và hàm COUNTA sẽ không đếm các ô để trống, bạn thực hiện nhập theo cú pháp sau:

=COUNTA(C2:C15)

Hướng dẫn sử dụng hàm đếm COUNTA

Hàm COUNTBLANK

Nếu như hàm đếm COUNTA chỉ đếm các ô không trống, thì ngược lại hàm COUNTLANK chỉ đếm số lượng các ô trống không chứa bất kỳ dữ liệu, ký tự nào cả trong phạm vi mà bạn đã chọn. Để đếm số lượng, bạn thực hiện nhập theo cú pháp sau:

=COUNTBLANK(range)

Trong đó:

Range: Là vùng dữ liệu mà bạn cần đếm

Lưu ý: Đối với hàm đếm số lượng COUNTBLANK sẽ giới hạn phạm vi mà bạn chọn tối đa sẽ là 255 giá trị.

Mặc dù hàm đếm COUNTBLANK này ít được sử dụng trong công việc và học tập hàng ngày, nhưng nó lại rất hữu ích khi cần kiểm tra xem các dữ liệu đã được điền đầy đủ hay chưa. Trong những tình huống như vậy, hàm đếm Excel là một công cụ thông minh và hiệu quả.

Ví dụ: Cho bảng danh sách thống kê tình trạng nộp bài của sinh viên như hình bên dưới. Yêu cầu đếm số lượng có bao nhiêu học sinh chưa nộp bài tập về nhà.

Sử dụng hàm COUNTA để đếm số lượng học sinh chưa nộp bài là các ô trống chưa điền link và hàm COUNTA sẽ không đếm các ô đã điền, bạn thực hiện nhập theo cú pháp sau:

=COUNTBLANK(C2:C15)

Hướng dẫn sử dụng hàm đếm COUNTBLANK

Những lưu ý khi sử dụng hàm đếm trong Excel

Việc sử dụng các hàm đếm trong phần mềm Excel mang lại hiệu quả cao và tiết kiệm thời gian của bạn. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác và kết quả như mong muốn bạn phải lưu ý các điều sau đây:

Sai phạm vi dữ liệu: Đảm bảo phạm vi dữ liệu bạn chọn chính xác và không bao gồm các ô không liên quan hoặc trống.
Sai điều kiện: Kiểm tra kỹ các điều kiện được sử dụng trong các hàm đếm như COUNTIF và COUNTIFS để đảm bảo chúng đúng và phù hợp với yêu cầu của bạn.
Không sử dụng dấu ngoặc kép đúng cách: Khi sử dụng các điều kiện văn bản hoặc số trong hàm, đảm bảo sử dụng dấu ngoặc kép đúng cách.
Nhầm lẫn giữa hàm COUNT và COUNTA: COUNT chỉ đếm các ô có chứa số, trong khi COUNTA đếm tất cả các ô không trống. Sử dụng hàm phù hợp với nhu cầu của bạn.
Sử dụng sai hàm COUNTBLANK: COUNTBLANK chỉ đếm các ô trống. Đảm bảo bạn thực sự muốn đếm các ô không chứa giá trị nào.
Sử dụng phạm vi quá lớn không cần thiết: Tránh sử dụng phạm vi quá lớn nếu không cần thiết, vì điều này có thể làm chậm quá trình tính toán và không hiệu quả.

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng hàm trừ trong Excel dễ hiểu nhất

Kết luận

Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu về cách sử dụng COUNT, COUNTA, COUNTIF, COUNTIFS, COUNTA và COUNBANK để đếm số lượng trong Excel một cách dễ dàng và nhanh chóng. Việc sử dụng các hàm đếm trong Excel thực sự đơn giản hơn nhiều so với những gì bạn tưởng tượng. Chỉ cần bạn nhập đúng cú pháp và điều kiện như Techtuts.net đã hướng dẫn, bạn sẽ dễ dàng đạt được kết quả mong muốn ngay từ lần đầu tiên.

Nếu các bạn muốn tìm hiểu thêm nhiều hàm trong Excel thì hãy ghé thăm chuyên mục Excel để biết thêm nhiều công cụ hữu ích khác nha.